Het is een triest verhaal. Een overheid die probeert verouderde technologie te vervangen, risico's te beperken en overheidsgeld te besparen door de salarisadministratie te moderniseren. Het resultaat: meer dan een kwart van de ambtenaren heeft problemen met de salarissen - meestal onderbetaald. Sommigen worden helemaal niet betaald. Een waarnemer noemde het een "debacle“. Het is erg gepolitiseerd geworden, met dagelijkse verhalen in de Canadese pers.
Voor degenen die niet bekend zijn met de problemen in het systeem met de naam "Phoenix", bekijk de tijdlijn van de Canadese Omroep (CBC).
We erkennen allemaal dat de media zich meer kunnen richten op het sensationele en minder op de technische details van projecten en software. De huidige regering partyde vorige regering party en de systeemintegrator hebben allemaal de schuld gekregen. Het doel van dit artikel is om een meer objectieve analyse te geven.
Wat ontbreekt in de berichtgeving in de media is dat dit soort problemen niet ongewoon. De Verenigde Staten Government Accountability Office besluit "Federale IT-projecten hebben te vaak te maken met kostenoverschrijdingen en vertragingen in de planning, terwijl ze weinig bijdragen aan missiegerelateerde resultaten.." Complexiteit in het beheer van overheidsfinanciën en de politieke dimensie leiden tot meer problemen in IT-projecten bij de overheid dan in de particuliere sector.
Rationele en menselijke beslissingen
Laten we duidelijk zijn, de beslissingen die ambtenaren nemen bij de aanschaf en implementatie zijn rationeel en vallen binnen de typische voetafdruk van informatietechnologiebeslissingen die door overheden en grote bedrijven worden genomen. Dit omvat:
-
Selectie van het meest succesvolle ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) voor personeelszaken en salarisadministratie: Oracle PeopleSoft: Phoenix is een PeopleSoft 9.x-module, die de regering van Canada een goede reden geeft om 70 verschillende Human Resource Management-systemen die momenteel worden gebruikt door de federale overheidsdepartementen om te zetten naar één PeopleSoft 9.x (MyGCHR)..”
-
Concurrentie tussen stabiele en bewezen systeemintegratorbedrijven tijdens het inkoopproces. IBM heeft de aanbestedingsprocedure gewonnen. IBM is bij uitstek een gekwalificeerd bedrijf. Deze combinatie van Tier 1 ERP en Tier 1 systeemintegrator is een gevestigde strategie om risico's te beperken.
-
Rationeel budget, naar verluidt rond de C$300M, met een zeer aantrekkelijke project ROI. Verwacht werd dat de centralisatie van de salarisadministratie de behoefte aan personeel en informatietechnologie zou verminderen.
-
Goed begrepen bedrijfsregels voor de productie van loonlijsten in Canada. Het is waar dat het loonstelsel complex is, maar het is in hoge mate gecodificeerd. Er zijn tal van toepassingen die werden gebruikt in eerdere gedecentraliseerde payroll-regimes die deze regels inkapselden.
Het is moeilijk om de genomen beslissingen te betwisten. Achteraf gemakkelijk.
Wat ging er mis?
Het is moeilijk om de implementatiedetails uit mediaberichten te interpreteren. We weten allemaal dat grote IT-projecten riskant zijn bij de overheid. Misschien lees ik door de regels heen, maar hier zijn enkele patronen die we bij andere overheden hebben gezien:
-
Groot is niet altijd beter, als In een eerdere blogartikel over gedeelde overheidsdiensten, big betekent niet beter.
- Schuld creëert geen omgeving voor succeszoals opgemerkt door industrieanalist Michael Krigsmann: "Er zijn hele reeksen mislukte IT-projecten waarbij iedereen naar iedereen wijst en niemand uiteindelijk de verantwoordelijkheid neemt..”
-
Toenemende betrokkenheid is een typische organisatiedynamiek waarbij organisaties "wanneer ze geconfronteerd worden met steeds negatievere uitkomsten in plaats van hun koers te wijzigen.”
- Focus op tijdige levering in grote projecten leidt vaak tot acceptatie van slechte kwaliteit. Dit is een klassiek probleem dat wordt geïdentificeerd in de "driehoek projectmanagement"snel, goed, goedkoop. Rapporten suggereren dat bonussen voor ambtenaren waren gekoppeld aan het halen van tijdschema's. Dit creëert perverse prikkels om slechte kwaliteit te accepteren ten gunste van het voortzetten van het project op basis van het oorspronkelijke projectplan.
-
Aanpassing van PeopleSoft om aan de behoeften van bedrijfsregels te voldoen, voegen risico's toe. Oudere ERP Systemen die ontworpen zijn voor de privésector vereisen vaak een aanzienlijke aanpassing van de code om te voldoen aan complexe bedrijfsregels van de overheid. Veel overheden vinden dat de inspanning om off-the-shelf systemen aan te passen door middel van programmeren net zo zwaar is als het ontwikkelen vanaf nul.
-
Opleiding is nooit afvooral voor ERP-systemen, is een kritieke factor voor succes. Het is nog niet duidelijk of er een gebrek aan training of niet. Het lijkt niet waarschijnlijk dat een gebrek aan training verantwoordelijk is voor namen van werknemers die willekeurig uit het systeem verdwijnen.
-
Risicobeheer gaat niet over het vermijden van risico's, zoals aangegeven in een Vorig blogartikelDe selectie van gevestigde leveranciers doet niets af aan de verantwoordelijkheid van klanten om risico's te beperken.
Wat is de oplossing voor het probleem?
Politieke druk en intense media-aandacht is geen recept voor succes. Projecten waarbij veel op het spel staat, hebben vaak te lijden onder het feit dat innovatieve ideeën minder in overweging worden genomen en dat de besluitvorming wordt overgelaten aan senior managers in plaats van aan degenen die wellicht meer gekwalificeerd zijn.. Typische oplossingen voor IT-problemen lijken niet realistisch:
-
Meer mensen op het project zetten zal waarschijnlijk nog meer problemen opleveren, zoals verwoord in de jaren 1960 in de "Mythische Man Maand.”
-
Terugkeren naar het vorige systeemterwijl het herconfigureren van het nieuwe systeem misschien niet realistisch is gezien de ontslagen van ambtenaren die het vorige gedecentraliseerde systeem beheerden.
-
Heraanbesteding voor een nieuwe systeemintegrator of andere software blijkt te laat te zijn.
Hier zijn enkele nuttige ideeën:
-
Projectbeheer, -processen en -documentatie controleren om te bepalen of het project kan worden verbeterd met behulp van agile methodologieën of om punten te herzien en wijzigingen aan te brengen.
-
Reikwijdte en tijd deliverables aanpassen zodat het project niet wordt gepresenteerd als een "big bang" waarbij 100% van alle problemen op 31 oktober moet zijn opgelost. Klassen van salaristypen moeten in iteraties worden opgeleverd, te beginnen met degenen die de grootste impact hebben.
-
Creëer een risicobeperkingsstrategie waar het management zich richt op de gebieden met de hoogste waarschijnlijkheid x impact.
-
Communiceer buiten de pers om naar werknemers en burgers, die de belangrijkste belanghebbenden zijn. De media bepalen het verhaal en dat kan volledig misleidend zijn.