Doug Hadden, VP Producten
Onlangs kwam ik het begrip "beproefd en waar" tegen met betrekking tot het gebruik van ERP-software bij de overheid. Dit begrip staat in contrast met de werkelijkheid. Daarom heb ik ervoor gepleit dat Government Resource Planning (GRP) software ontworpen voor de overheid is minder risicovol en heeft een lagere Totale kosten van eigendom (TCO) dan software die oorspronkelijk is ontworpen voor de privésector, bij de overheid. Meer bewijs komt uit een analyse van het US Government Accountability Office (GAO) verslag over ERP-implementaties bij het Amerikaanse ministerie van Defensie vanaf 30 maart. Chris Kanaracus van IDG Nieuws rapporteerde op 2 april:
"ERP-softwareprojecten (enterprise resource planning) in de publieke sector hebben in het verleden te maken gehad met enkele van de meest dramatische kostenoverschrijdingen en vertragingen, een feit dat in een nieuw rapport van het U.S. Government Accountability Office scherp naar voren komt."
Laag risico
De GAO verslag levert interessante analyses op. Verder onderzoek onthult welke ERP-software is gebruikt en welke systeemintegrator het contract heeft gewonnen. De ERP-software is afkomstig van de twee grootste leveranciers. De HR-software komt van een van die toonaangevende leveranciers en is het toonaangevende HR-pakket. Alle integrators staan bekend om hun gevestigde methodologieën. Met andere woorden, "beproefd en waar". Laag risico. De resultaten laten alles behalve dat zien.
Ik heb een aantal aannames moeten doen omdat er informatie ontbreekt over sommige van de 11 projecten. Sommige hebben geen nieuwe "actuele" geschatte einddatum of budget. En als het de bedoeling is dat iets in de loop van een fiscaal jaar wordt afgerond, wanneer is dat dan? Ik ging ervan uit dat fiscaal jaar halverwege het fiscale jaar was. Kostenoverschrijdingen van 10% indien niet gedocumenteerd en tijdsoverschrijdingen van 18 maanden vanaf de geschatte datum of 24 maanden als de geschatte datum al is verstreken.
Niettemin laten de resultaten het volgende zien:
- De gemiddelde tijdsoverschrijding was 43% en de budgetoverschrijding 95%, wat gemiddeld meer dan 2,5 jaar en $607 miljoen betekent.
- De totaalcijfers zijn enigszins vertekend door een specifiek project
- De HR-implementaties lijken beter te voldoen aan de doelstellingen, maar er moet worden opgemerkt dat het in wezen dezelfde implementatie is, aangepast voor drie diensten
Militaire complexiteit?
Militaire implementaties zijn complexer dan veel implementaties in de private sector. En niet-militair in de publieke sector. Wat zegt dit ons over risico's en ERP-falen in de publieke sector?
Toch was het primaire doel van deze projecten het vervangen van legacy software door Commercial-off-the-Shelf (COTS) en het aanpassen van processen aan de "best practices" van ERP. Dit gaat niet over het uitvinden van stealth vliegtuigen. Er is hier geen grote mate van onzekerheid of innovatie.
En om te beginnen waren de tijdlijnen van deze projecten behoorlijk lang. Net als de budgetten die varieerden van $209 miljoen tot $3,9 miljard!
Kan het erger zijn dan gemeld?
Michael Krigsman, de CEO van Asuret wordt geciteerd in de IDG artikel:
Krigsman waarschuwde dat de cijfers in het rapport misschien niet het hele verhaal vertellen en merkte op dat in een aantal gevallen de gerapporteerde uitgaven voor een project niet op een logische manier lijken te kloppen met de tijdlijnen. "Het is duidelijk dat er gedetailleerde audits moeten worden uitgevoerd om de details te ontwarren en de waarheid te achterhalen," zei hij.
Waarom mislukken?
Het komt vaak voor dat de slachtoffer krijgt schuld van ERP-fouten. Ik denk niet dat het Ministerie van Defensie in 10 van de 11 gevallen de schuld kan worden gegeven van mislukkingen. Mijn onderzoek naar de projecten en het GAO-rapport suggereren dat de ERP-software een grote bijdrage levert aan deze problemen:
- Flexibiliteit: Aanpassen van processen uit de privésector aan de publieke sector waardoor meer aanpassing van de code nodig was dan verwacht
- Integratie: Integreren met bestaande software, wat een ironisch probleem is aangezien ERP-verkopers zo veel over integratie praten.
- Complexiteit: Omgaan met complexe ERP-software voor configuratie en aanpassing.
- Erfenis: Omgaan met eigen ontwikkelingstalen en -infrastructuurVeel daarvan is gebaseerd op verouderde client/server-technologie.
Dit zet nog meer vraagtekens bij de business case van ERP in de regering. Het falen van ERP in de overheid is een publiek geheim geworden. Het is geprobeerd en echt - zelden lukt het.
Ik maakte een opmerking over risico's tijdens een presentatie vorig jaar over als ERP-risicomanagement. Het is bijna een zekerheid dat een van de volgende waar zal zijn van een ERP-implementatie bij de overheid:
- De geplande voordelen worden niet behaald of de reikwijdte wordt verkleind
- Het zal langer duren dan het plan om te implementeren
- De implementatie kost meer dan gepland
- Het onderhoud kost meer dan gepland