Langzaam en regelmatig wint soms de race. Er valt iets te zeggen over gecontroleerde "best practices" in instellingen. Het probleem met zogenaamde "best practices" van de overheid is dat de meeste ontwikkeld zijn om problemen op te lossen die je niet hebt, op manieren die je niet kunt gebruiken. Je moet opkomende goede praktijken vinden die problemen oplossen die je wel hebt, op manieren die je kunt gebruiken.
Dit idee was te zien tijdens de bestuursworkshops op de Internationale stuurgroep FreeBalance conferentie in Miami vorige maand. Er is een groeiend besef dat traditionele projectmanagementmethoden ineffectief zijn gebleken voor grote overheidsprojecten. IT-implementaties en hervorming van het beheer van overheidsfinanciën. Dit is met name het geval bij de implementatie van Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen bij de overheid.. Hoewel het gebruik van bedrijfssoftware die is ontworpen voor de overheid, zoals Government Resource Planning (GRP), de succespercentages verbetert, is er meer nodig.
Legacy is wat legacy doet
Er wordt veel gesproken over legacy-technologie bij de overheid. Overheden hebben gemiddeld hogere IT operationele en onderhoudskosten dan bedrijven. Het probleem is niet zozeer legacy-technologie als wel denken in erfgoed. Veel overheden migreren van verouderde technologie naar legacy op een moment dat bedrijven naar de cloud verhuizen met makkelijk aanpasbare en goedkope SaaS-applicaties. Wij zijn van mening dat er iets fundamenteel mis met zogenaamde IT "best practices" bij de overheid.
Te beginnen met het bekijken van GRP als IT, in plaats van als hervorming en modernisering. Het is geen IT, het is transformatie.
We hebben deze oude IT-praktijken bij het FISC onderzocht.
De meeste implementaties van GRP richten zich op risicovermindering door documentatie en het scheiden van zorgen.
Overmatig gedocumenteerde praktijk
De primaire risicobeperkende strategie in legacy-denken is documentatie: documenteer het project, documenteer de as-is, documenteer de to-be, documenteer het testplan, documenteer het projectplan, documenteer de notulen van elke vergadering, documenteer elke stap in gebruikersacceptatie ....
Je snapt het al.
Leveranciers worden auteurs en redacteuren. Complexiteit van documentatie leidt tot focus op verouderde praktijken uit eerdere systemen. Meer code wordt aangepast. De focus op naleving betekent dat leveranciers zich verankeren in contracten. Projecten wijken af van de behoeften.
En de tijd die nodig is om documenten te documenteren, te begrijpen en goed te keuren, zorgt voor vertragingen. Vertragingen resulteren in toenemende weerstand tegen verandering. Dat komt omdat documenten een slechte weergave zijn van de voortgang. Projectmanagers van overheden worden onwillig om af te tekenen bij mijlpalen omdat complexe documentatie abstract is.
Deze praktijken betekenen dat implementaties zeker niet voldoen aan de oorspronkelijke behoefte, of niet op tijd worden geleverd, of niet het oorspronkelijke budget kosten. Veel implementaties voldoen niet aan alle drie.
En bij post-mortems van projecten wordt vaak gesuggereerd dat er meer documentatie geschreven had moeten worden.
Scheiding van zorgen
Het idee was om zogenaamde "best practices" te gebruiken. Bijvoorbeeld: fabrikanten scheiden van integrators, budget, financiën, inkoop, personeelszaken, belastingen in silo's scheiden.
Scheiding van belangen betekent implementatie buiten het grote geheel, met verschillende prikkels voor aanbieders, gebrek aan integratie, zonder volledige dekking van het budget - veel uitgavenapplicaties werken volledig buiten de boekhouding van vastleggingen om.
De gescheiden aanpak heeft veel overheden verhinderd om een holistische kijk te hebben op het matchen van software met de verwachte hervorming, het heeft perverse prikkels gecreëerd voor adviseurs, softwarefabrikanten, voorsteladviseurs en IT-personeel.
Het gebrek aan een holistische kijk en integratie betekent dat systemen zelden voldoen aan langetermijndoelen. Het lot is een cyclus van systemen vervangen door nieuwe systemen die ook niet voldoen aan de langetermijnbehoefte. Zoals beschreven in een vorige post:
Traditioneel projectbeheer gaat ervan uit dat projecten ingewikkeld, maar voorspelbaar zijn. De bouw van een brug, bijvoorbeeld, kan gecompliceerd zijn en technische expertise vereisen. Ingenieurs begrijpen de sterkte van materialen, hoe te bouwen in verschillende bodemomstandigheden en om te gaan met temperatuursveranderingen. De voortgang van het project kan worden voorspeld op basis van soortgelijke projecten. Natuurlijk is de werkelijke voortgang heel gemakkelijk te zien.
Implementaties van bedrijfssoftware zijn complex. Projecten voor Government Resource Planning (GRP) zijn transformerend. Overheidsexperts op het gebied van financiën, personeelszaken of inkoop zijn nodig. Net als IT-experts. Gebruikers hebben speciale training nodig. (Bruggebruikers hebben geen nieuwe training nodig). Het belangrijkste is dat GRP-projecten processen transformeren en automatiseren die een aanzienlijke weerstand tegen verandering veroorzaken.
Waterval IT-projecten bij de overheid
Watervaltechnieken gaan ervan uit dat alle planning kan worden uitgevoerd voordat software kan worden aangepast. Er wordt van uitgegaan dat het eindresultaat van de software aan de verwachtingen zal voldoen door het strenge ontwerpwerk.
Het traditionele denken ziet IT- en PFM-hervormingsprojecten als voorspelbaar. Bestaande praktijken worden aan contractanten opgelegd om de waargenomen risico's te beperken. Onze analyse van FreeBalance-projecten, projecten van andere bedrijven en de literatuur over projectmanagement en PFM-hervormingen heeft ons tot de conclusie gebracht dat watervalpraktijken het projectrisico aanzienlijk verhogen.
Het ontwerpwerk, bestaande uit "As-Is" en "To-Be" analyses in Software Requirements Documents, neemt vaak een jaar in beslag.
- Documentatiefocus verankert implementaties op hoe legacy-systemen werken in plaats van op overheidsdoelstellingen
- Documentatiefocus leidt tot onnodige aanpassing van code
- Oplossingsgerichtheid omvat ongepaste "best practices" uit verschillende contexten, waardoor projecten worden losgekoppeld van problemen die moeten worden opgelost
- Contractfocus zorgt voor nadruk op functionele checklists, ten koste van niet-functionele behoeften zoals bruikbaarheid, en beheersbare
Overheden komen er vaak achter dat de traditionele behoefteanalyse er niet in slaagt om uitgebreide behoeften aan het licht te brengen. Dat komt omdat de analyse in een vacuüm werkt, zonder een bredere context van hoe overheidstaken eigenlijk worden uitgevoerd, welke problemen moeten worden opgelost en welke opkomende praktijken kunnen worden gebruikt voor verandering.
Laten we eerlijk zijn: overheden implementeren al tientallen jaren commerciële software voor GRP en PFM. Oude praktijken hebben het succes beperkt. Dit komt op een moment dat overheden worden uitgedaagd om digitaal te transformeren. Burgergerichte mobiele systemen implementeren. De dienstverlening verbeteren door digitaal te werken. Integratie met sociale netwerken. Om blockchain en kunstmatige intelligentie te implementeren.
Overheden staan voor een strategisch keerpunt. Dominante IT-praktijken bij de overheid beperken het succes van digitale transformatie
![Omslagpunt in IT-projectmanagement bij de overheid]()
De Agile evolutie van de overheid
Overheden hebben, net als grote ondernemingen, veel IT-systemen. Legitieme zorgen over beveiliging, prestaties, kwaliteit en betrouwbaarheid betekenen dat overheden een sterke IT-governance nodig hebben. De verschuiving van waterval naar agile implementatie mag de IT-governance niet in gevaar brengen. De Gartner Groep, beveelt bijvoorbeeld een bi-modaal benadering van IT: "Bimodaal is het managen van twee afzonderlijke maar samenhangende werkstijlen: de ene is gericht op voorspelbaarheid, de andere op verkenning. Modus 1 is geoptimaliseerd voor gebieden die meer voorspelbaar en goed begrepen zijn. Het richt zich op het exploiteren van wat bekend is, terwijl de legacy-omgeving wordt gerenoveerd tot een staat die geschikt is voor een digitale wereld. Mode 2 is exploratief, experimenteert om nieuwe problemen op te lossen en is geoptimaliseerd voor gebieden die onzeker zijn..”
Veel waarnemers zijn van mening dat bi-modaal niet ver genoeg gaat. Analist Dion Hinchcliffe stelt bijvoorbeeld dat "de echte wereld van de technologie en de activiteiten die ervoor zorgen dat deze vruchten afwerpt, kunnen niet netjes worden onderverdeeld in een tweeledige structuur." Succes kan beter worden gevonden in een multimodale aanpak. Of door meer wendbare processen te overwegen voor de implementatie en meer rigide processen na de implementatie.
Agile in de echte wereld
Hoe ontwikkelen internetgiganten innovatieve oplossingen? Welke patronen zijn relevant voor overheden? Zijn er opkomende overheidsspecifieke succespatronen? Dit waren de vragen die we stelden na het diagnosticeren van problemen bij de implementatie van GRP en ERP in de publieke sector. De succespatronen leidden tot de update van onze agile methodologie, A-i3+qMTM.
We zagen dat onze positieve implementatie-ervaringen overeenkwamen met agile technieken die worden toegepast bij innovatieve internetbedrijven. Het kwam ook overeen met opkomende praktijken van landenontwikkeling. De succespatronen concentreerden zich rond vier dimensies:
- Productintegratie: GRP en ERP implementatiemethodologieën zijn traditioneel gescheiden van productontwikkelingsmethodologieën. En de code voor COTS-software wordt zelden door de fabrikant aangepast aan de behoeften van de klant. In plaats daarvan wordt weescode op maat ontwikkeld. FreeBalance integreert al tientallen jaren implementatie en productontwikkeling. Aangepaste code vult onze COTS-software aan. Deze aanpak is vergelijkbaar met DevOpsEen agile softwareontwikkelingsproces.
- Workshops: De context is cruciaal voor het succes van hervormingen. We ontdekten dat documenten en rapporten zelden het verhaal van de hervorming van de publieke sector vertellen. Je ontdekt dit door mensen erbij te betrekken. We ontdekten ook dat ambtenaren niet werden blootgesteld aan hervormingscontexten: goede en geschikte praktijken in plaats van onrealistische "beste praktijken" of zeer slechte praktijken uit het verleden. Gebruikers- en projectteambetrokkenheid was nodig. FreeBalance ontwikkelde betrokkenheidsworkshops als een mager mechanisme om context te communiceren. En we hebben geleerd van de opkomende "canvas" benadering zoals de Business Model Canvasom regeringsspecifieke workshopstructuren te creëren.
- Storyboards: De FreeBalance specificatiestructuur is in 2008 herzien om de benadering van herbruikbare componenten weer te geven, die we "overheidsentiteiten" noemen. Dit omvat het articuleren van de entiteit en entiteit parameters. Deze parameters maken een enorme configureerbaarheid mogelijk. De interactie tussen entiteiten is gedefinieerd. Dat komt omdat entiteiten worden hergebruikt tussen applicaties. Het is allemaal heel logisch voor onze productontwikkelaars, maar abstract voor PFM-experts. We hebben een storyboard-benadering ontwikkeld om de specificatieontwikkeling te vergemakkelijken met behulp van een benadering uit design denken. Dit is uitgebreid in onze bijgewerkte agile methodologie. (Gedemonstreerd tijdens FISC 2018 workshops.)
- Veranderingsbeheer: Veranderingsmanagement is een bijzondere uitdaging bij de overheid. We hebben geleerd van de Probleemgestuurde iteratieve aanpassing (PDIA) benadering van de Harvard Kennedy School. PDIA omvat veel meer dan alleen verandermanagement. De techniek heeft een ideale overheidsgerichte aanpak voor het identificeren van belanghebbenden (agenten) en communicatiebenaderingen. We hebben ook ontdekt dat de waarde van verandering zelden effectief wordt gecommuniceerd naar potentiële veranderaars of toekomstige gebruikers. We realiseerden ons dat de Waardepropositie Canvas is een ideaal hulpmiddel om te gebruiken. (Gedemonstreerd tijdens FISC 2018 workshops.)
A-i3+qMTM maakt gebruik van succespatronen voor een uitgebreide agile methodologie die ook omvat:
- GESCED: Een aangepaste versie van de bedrijfsstrategie PESTLE (Politiek, Economisch, Sociaal, Technologie, Juridisch, Milieu) voor de overheidscontext. (Aangetoond tijdens FISC 2018 workshops.)
- Agile: Een aangepaste versie van Kanban en Scrum voor iteratieve ontwikkeling
- Ontwikkeling anders doen: Een agile aanpak, met een manifest, voor stapsgewijze overheidsontwikkeling, waaronder PDIA
Agile implementatieresultaten
A-i3+qMTM omvat de hele levenscyclus van een project, vanaf ons voorstel aan overheden. We evalueren vooraf risicofactoren zoals programmabeperkingen, tegenstrijdigheden tussen vereisten en slechte praktijken. Dit bepaalt onze risicobenadering en vormt de basis voor contractonderhandelingen.
De sleutel A-i3+qMTM kenmerk is het itereren van kernprocessen die in waterval serieel worden opgeleverd. Deze parallelle processen beginnen met een verplichte producttraining. Projectteams van de overheid moeten de mogelijkheden van het systeem in actie kunnen zien. Dit wordt gebruikt voor configuratie- en aanpassingsworkshops. Capaciteit wordt parallel opgebouwd. Configuraties worden afgetekend als ze in actie te zien zijn. Net als aangepaste code. Vooruitgang is visueel.
A-i3+qMTM versnelt de implementatie door projecten te verankeren op winstambities en op de mogelijkheden van het nieuwe systeem. Configuratie heeft niet veel documentatie nodig, alleen blauwdrukuitvoer van de FreeBalance Accountability Suite. De ontwikkeling op maat proces vermindert complexiteit voor deskundigen op het gebied van beheer van overheidsfinanciën om behoeften te formuleren en te valideren.
A-i3+qMTM Het ontwikkelingsproces op maat omvat:
- FreeBalance servicemedewerkers op locatie bouwen storyboards en use cases interactief met klanten
- De medewerkers van het FreeBalance-productbeheer valideren deze input met behulp van technologische kennis en identificeren aanvullende manieren waarop overheidsentiteiten kunnen worden uitgebreid voor andere vereisten van de PFM Component Map.
- De gevalideerde storyboards en use cases worden goedgekeurd door klanten
- FreeBalance productmanagement medewerkers ontwikkelen specificaties
- FreeBalance productontwikkeling valideert de specificaties voordat code wordt ontwikkeld
- De medewerkers van FreeBalance op locatie dragen bij aan de kwaliteitsborging om ervoor te zorgen dat het resultaat voldoet aan de behoeften van het land.
- Client User Acceptance Testing valideert het gebruik van de code in productie (of toont aan dat de specificaties moeten worden aangepast)
Herhaalbaarheid is een belangrijke uitdaging voor elke methodologie. A-i3+qMTM omvat proceshulpmiddelen voor herhaalbaarheid.
- Canvas: Grote zichtbare werkruimte, meestal aan de muur of op een groot whiteboard, die online kan worden gebruikt, na een reeks workshopstappen voor brainstorming en besluitvorming.
Kan ook online worden ingezet - Borden: Grote zichtbare werkruimte, meestal aan de muur of op een groot whiteboard, die online kan worden gebruikt en dynamisch lopende activiteiten weergeeft.
Kan ook online worden ingezet - Blauwdrukken: Beschrijving van een FreeBalance-configuratie die bedrijfsregels en werkstroom, landspecifieke aangepaste ontwikkeling, rapporten en interfaces omvat.
Beschrijft alle landspecifieke aangepaste ontwikkeling - Sjablonen: Documentsjabloon voor het maken van projectartefacten
Bijlage: A-i3+qMTM Beschrijving
De kenmerken van de A-i3+qM methodologie zijn:
- Versneld door zoveel mogelijk oude watervalprocessen die tot projectproblemen leiden te elimineren. Dit omvat onnodige documentatie en gedetailleerde projectplannen, ten gunste van workshops en korte processtappen. De teamgrootte wordt klein gehouden om communicatie met de klant mogelijk te maken en coördinatieoverhead te verminderen.
- Geïntegreerd via één enkele methodologie ter ondersteuning van de ontwikkeling en de implementatie van diensten. Dit wordt geïntegreerd met de eisen van de klant via de klantgerichte processen. Dit zorgt voor transparantie tussen de klantmedewerkers, de uitvoerders en het ontwikkelingsteam. Implementatie- en productontwikkelingsteams zijn geïntegreerd volgens DevOps-praktijken.
- Iteratief om in te spelen op veranderingen van de klant en de implementatie door middel van fasen. De methodologie maakt gebruik van het beste van bewezen "lean" softwareontwikkeling en dienstenmethodologieën met workshops, korte iteraties, user stories, mijlpalen en de mogelijkheid om vooruitgang aan te tonen. Deze technieken worden uitgebreid tot buiten de ontwikkelingsorganisatie voor implementatiediensten, waardoor de productiviteitswinst en het vermogen om te reageren op de eisen van de klant worden vergroot.
- Uitvoering-gericht met goede praktijksjablonen en bewezen programmamanagementprocessen. Deze methodologie is gericht op het succes van de klantimplementatie, in plaats van op een softwarerelease die interne of willekeurige doelen bereikt. Implementatie en productontwikkeling worden beheerd via een Program Management Office.
- Kwaliteit aanpak zorgt ervoor dat de software wordt vrijgegeven en ondersteund volgens de goede praktijken van Commercial Off-the-Shelf (COTS) met unit-, systeem-, stress- en regressietests. Kwaliteit is geïntegreerd met implementatie waarbij FreeBalance test op basis van klantomgevingen.