Lecciones aprendidas: Cálculo del coste total de propiedad [sostenibilidad financiera] para la planificación de los recursos públicos

Publicado el 15 de agosto de 2012 en PFM

Doug Hadden, Vicepresidente de Productos

¿Por qué es tan importante el Coste Total de Propiedad (CTP)?

• Los gobiernos implantan programas informáticos de planificación de recursos gubernamentales (GRP) o de planificación de recursos empresariales (ERP) para mejorar la disciplina fiscal, la eficacia de la administración y la rentabilidad (V4M).
• El coste inicial del software empresarial puede no reflejar el coste global o Coste total de propiedad (TCO) experimentados por las organizaciones gubernamentales. Los gobiernos pueden mostrar disciplina fiscal VFM analizando todos los costes de adquisición y mantenimiento de GRP internos y externos a lo largo de varios años.
• Muchas organizaciones gubernamentales no calculan muchos costes internos a largo plazo necesarios para utilizar, gestionar y mantener el software GRP durante muchos años.
• El CTP es fundamental para la sostenibilidad financiera porque los gobiernos están inmersos en una reforma continua de la Gestión de las Finanzas Públicas (GFP). La TCO debe considerar algo más que el mantenimiento de un "estado estacionario".

El coste medio por categoría de software empresarial difiere entre los analistas en función de la exhaustividad de los datos, las definiciones de las categorías y la duración analizada. No obstante, los estudios muestran que la consultoría para la implantación tiende a ser el coste más elevado.

¿Por qué el coste total de propiedad es un problema en el software empresarial?

• Moderado a elevados costes de aplicación que van desde un 1:1 en el sector privado 3:1 a 15:1 en el sector público, con ejemplos en los que los servicios superaron significativamente otros costes.
• TCO medio medido en más de $50.000 por usuario en un estudio de analistas. lo que hace que este coste sea material para los presupuestos gubernamentales. Los gobiernos se rigen legalmente por presupuestos en los que el alto coste total de propiedad y los sobrecostes inesperados pueden requerir presupuestos suplementarios o extraer fondos de otras prioridades.
• Costes de mantenimiento elevados que proceden de mantenimiento de código complejo y resolución de problemas y actualizaciones difíciles que pueden aumentar el coste total de propiedad tras la implantación inicial.
• Elevados costes de actualización aumentar el coste total de propiedad cuando Se calcula que las actualizaciones de ERP suponen la mitad del valor de la licencia original y 20% de los costes de implantación originales. donde Los expertos advierten de que las empresas deben prever un desembolso hasta tres veces superior al coste original del software ERP para actualizarse a la nueva tecnología.
• Costes de riesgo inesperados En un estudio se observó una desviación media de la aplicación de 2 y 4 meses con respecto al calendario previsto, La desviación media de los proyectos ERP fue de 230% del calendario en otro estudio, y hasta 80% de ERP superan las estimaciones de tiempo y presupuesto en un tercer estudio.
• Costes adicionales de sostenibilidad para retención del personal y certificación. Algunas soluciones ERP cuentan con costosos cursos de formación funcional y técnica para certificar al personal de la Administración. Los empleados públicos pueden aprovechar esta certificación para incorporarse a empresas privadas. Los gobiernos necesitan programas para retener el talento y evitar esta "fuga de cerebros".

¿Cuáles son los costes de adquisición del software GRP?

• Interno gastos de personal y honorarios de consultoría para el análisis de necesidades y el desarrollo y mantenimiento de una solicitud de propuesta. Los costes de adquisición incluyen la contratación de expertos financieros e informáticos a lo largo de todo el proceso. Los ciclos de contratación pública de GRP suelen ser largos.
• Informática hardware, redes y ancho de banda necesario para la infraestructura informática de apoyo al GRP. Esto incluye los emplazamientos de recuperación en caso de catástrofe, el centro de pruebas, el suministro de energía fiable y los contratos de telecomunicaciones a largo plazo. También incluye los costes de personal para aceptar los envíos de equipos.
• Middleware software, incluidas las herramientas de seguridad, bases de datos, equilibrio de carga, sistemas operativos y gestión de sistemas necesarias para apoyar la implantación.
• El programa GRP costes de licencia suelen basarse en el número de usuarios (nominales o concurrentes) o en el tamaño de la Administración.

¿Cuáles son los costes de aplicación del PRG?

• Costes de gestión del proyecto incluyendo empleados dedicados al proyecto, oficina de gestión del programa, comunicaciones y reuniones.
• Instalación, aprovisionamiento y configuración del software y el middleware de GRP.
• Costes de personal interno y costes de consultoría para articular la actual procesos empresariales, requisitos legales, formularios e informes requisitos.
• Costes de personal interno y costes de consultoría para cualquier cambio en los procesos actuales que requiera el programa informático o las buenas prácticas. Esto podría incluir reingeniería integral de procesos empresariales y formación adicional del personal.
• Costes de conversión de datos incluida la garantía de calidad. También puede incluir análisis de la exhaustividad de los datos donde la información que no está en el sistema actual necesita ser descubierta a partir de otras fuentes.
• Costes de personal interno y costes de consultoría para gestionar los antiguos y los nuevos sistemas en paralelo.
• Costes de configuración y personalizaciónEsta tarea suele correr a cargo de consultores externos o proveedores de software. Esto incluye la adaptación del software básico y la integración, los informes y los formularios.
• Costes de personal interno y consultores para pruebas piloto, de análisis y de aceptación siguiendo procesos de garantía de calidad.
• Técnico formación para middleware, redes, ordenadores y gestión de sistemas. Formación funcional para usuarios de GRP.
• Desarrollo de cualquier documentación especial o guías del usuario que describan los procesos gubernamentales y cómo se llevan a cabo dentro del software.
• Más información en las fases de aplicación pueden como añadir módulos de software adicionales, más usuarios o nuevas entidades gubernamentales.

¿Cuáles son los costes permanentes de la GRP?

• Gastos de mantenimiento para todas las compras de hardware y software, que incluye la asistencia al cliente del proveedor. Suele tratarse de un contrato anual.
• Personal gubernamental que actúa como apoyo de primera línea para equipos y software. También incluye la gestión de casos para realizar un seguimiento de los errores y las mejoras, al tiempo que se mantiene la relación con el proveedor.
• Sistema sintonización de bases de datos, sistemas operativos y redes a medida que aumenta el número de transacciones.
• Cambios en configuración y personalización de informes o formularios realizados por personal interno o consultores.
• Ancho de banda, telecomunicaciones, electricidad y alquiler/arrendamiento/espacio costes.
• Nuevo tratamiento del ejercicio incluida la prórroga de fondos del año anterior realizada por personal interno o consultores
• Actualizar costes asociados al paso a versiones de software más recientes. Esto incluye la gestión de cambios para garantizar que cualquier personalización realizada en la versión anterior se añada a la siguiente, así como las pruebas y la aceptación.

¿Cuáles son los costes ocultos de la PRFV?

Los costes totales cambian a lo largo del ciclo de vida de la utilización de GRP cuando se implementan
Los costes de modernización son más elevados que los de mantenimiento anual adicional. Los costes anuales adicionales pueden aumentar debido a las actualizaciones de software, la modernización de la administración y los costes imprevistos.

• Pérdida de productividad ya que los sistemas funcionan en paralelo y el empleado curva de aprendizaje.
• Reducción de la eficacia añadiendo las llamadas "mejores prácticas" que añaden complejidad a los procesos existentes.
• Gestión del cambio costes de las nuevas normativas gubernamentales y formación sobre procesos dentro del software.
• Catástrofes, pérdida de datos, interrupción de la actividad empresarial debido a una aplicación tardía o a fallos del sistema, incluida la interrupción de las auditorías y los informes.
• Gastos de viaje y de formación de los usuarios para mantenerse al día de los cambios de software.
• Auditorías de licencias cuando el vendedor exija pagos adicionales
• Las opciones de mantenimiento pueden requerir un pago adicional servicio para superar los problemas.
• Complementos inesperados cuando la cartera de productos no cumple todos los requisitos.
• Cambios en el middleware como el sistema operativo o las bases de datos fuera del periodo de actualización del sistema GRP.

¿Qué factores del coste total de propiedad son más importantes en la Administración que en el sector privado?

• Adaptar un sistema financiero del sector privado a la Administración suele aumentar el trabajo de personalización para apoyar los procesos legales y las normas financieras del sector público. El software diseñado para el sector privado suele requerir importantes costes iniciales de personalización.
• Mayor huella técnica de los sistemas ERP implica la necesidad de varios ordenadores y servidores de aplicaciones y el consumo de grandes cantidades de espacio en disco, lo que aumenta el coste total de propiedad más allá del coste inicial. La sofisticación de la mayor huella técnica requiere más apoyo interno, mejores herramientas de software y mayor capacidad técnica.
• Menor capacidad técnica en la función pública en algunos países puede aumentar el coste total de propiedad. Algunas aplicaciones ERP requieren importantes conocimientos técnicos para su implantación y mantenimiento, incluida la gestión de sistemas y el ajuste de bases de datos, lo que a menudo exige la contratación permanente de consultores externos.
• Menor capacidad funcional contable del servicio público En algunos países puede ser necesaria una formación adicional en gestión financiera. Algunos sistemas están diseñados para una contabilidad de ejercicio más compleja. Otros sistemas tienen procesos empresariales complejos que deben ser seguidos por los funcionarios públicos.

El software diseñado para el Gobierno, GRP, tiende a tener un TCO más bajo que el software diseñado para el sector privado, ERP. Según el análisis de las propuestas de TCO llave en mano, FreeBalance se compara con los proveedores de ERP de primer nivel.

¿Cómo afecta la elección del software GRP o ERP al coste total de propiedad?

• AdaptabilidadPersonalización del código: la personalización del código (incluido el código del software, las llamadas, las secuencias de comandos) cuesta más que la configuración para la implantación y mucho más para las actualizaciones del software, porque hay que mantener el código personalizado.
• Huellahardware y ancho de banda, incluidos los servicios de replicación, pueden aumentar considerablemente los costes de espacio, equipos y electricidad.
• AprovecheLa importancia del mercado gubernamental para el fabricante de software es fundamental para garantizar que las actualizaciones de los productos satisfacen las necesidades emergentes, ya que de lo contrario los costes de personalización aumentan año tras año.
• GobernanzaMuchos proyectos de GRP crean estructuras de gobernanza con empresas de integración de sistemas, pero no con el fabricante del software. Esto reduce el compromiso de satisfacer las necesidades del gobierno a lo largo del tiempo.

¿Qué es un enfoque de gestión de riesgos para la GRP TCO?

• Un enfoque de gestión de riesgos identifica factores de riesgo, apetito de riesgo y estrategias de mitigación de riesgos. Algunos ejemplos de factores de riesgo son: la capacidad organizativa, la tasa de éxito de los proveedores y el grado de personalización previsto.
• Los factores de riesgo pueden utilizarse para calcular el exceso de presupuesto previsto. Las estrategias de mitigación de riesgos añaden costes. Ambos factores pueden utilizarse para determinar el coste total de propiedad potencial de cualquier adquisición de software.

¿Cuáles son algunas de las buenas prácticas de TCO en GRP?

1. Para calcular los sobrecostes presupuestarios previstos, puede utilizarse un enfoque de gestión de riesgos basado en la experiencia del sector en proyectos similares, el grado de personalización necesario y el nivel de compromiso del fabricante de software con el mercado gubernamental y con el cliente gubernamental. También pueden estimarse algunos costes ocultos. Las estructuras de gobernanza y el apalancamiento con el fabricante de software deben incluirse en el cálculo del riesgo.
2. Un planteamiento de proyecto a largo plazo debería identificar el aumento de los costes anuales según la ruta de actualización de la versión del proveedor y las políticas de actualización. El plan de proyecto plurianual debe servir de base para el presupuesto de TI.
3. La experiencia de los gobiernos con los proveedores de software debe modelarse para determinar los costes previstos de implantación y mantenimiento.
4. Debe utilizarse un enfoque "llave en mano", comprometiendo a un único proveedor o consorcio a asumir un calendario de precios fijos.
5. Los costes internos deben incluirse en el cálculo del coste total de propiedad. Esto incluye los costes previstos de formación y certificación adicionales. (Los precios de los cursos están a disposición del público.) Deben analizarse la retención y la rotación de los empleados.
6. Los costes de personalización para la implantación inicial deben utilizarse como ancla para calcular los futuros cambios de actualización y personalización del software. Deben utilizarse las cifras del sector sobre la duración media de las actualizaciones.