Compreender o processo FMIS e que perguntas fazer
Este é o primeiro de uma série sobre a melhoria dos concursos governamentais FMIS:
- Como melhorar as propostas de FMIS
- Requisitos de porta de entrada para Concursos FMIS Eficazes
- Relação custo-benefício na aquisição de FMIS
Poder-se-ia pensar que após 38 anos de propostas globais poderíamos ter aprendido uma ou duas coisas sobre os processos de compras governamentais.
Temos.
Também tivemos profissionais das finanças públicas no governo, consultorias e organizações doadoras a perguntar como é que estes documentos de concurso poderiam melhorar para aumentar a concorrência para baixar os preços, com uma melhor relação qualidade/preço (V4M). Isto porque o nosso foco exclusivo de Gestão das Finanças Públicas (GFP) inclui a aquisição serviços de consultoria.
O que é o Processo de Aquisições FMIS?
Quase todos os conselhos começam com "começar com o fim em mente". Muitos profissionais do governo acreditam que é isso que as propostas fazem. No entanto, muito poucos o fazem.
Porquê?
Os concursos FMIS resultam de um complexo trabalho estratégico, táctico e administrativo. O processo é semelhante a este:
Contexto governamental: ambiente e problemas políticos, económicos, ambientais, sociais e culturais em países, regiões ou municípios
Factores de reforma: eventos convincentes, novas políticas governamentais, exemplos de sucesso noutros locais, influência da sociedade civil, e oportunidade de financiamento
Conjuntos de soluções: possíveis formas de reduzir problemas e aproveitar oportunidades que podem ser expressas em documentos orçamentais anuais, estratégias nacionais de desenvolvimento, ou estratégias dos países parceiros
Pilares: pilares e alvos alinhados com conjuntos de soluções
Reforma da Gestão das Finanças Públicas: pilar para melhorar a governação que é por vezes caracterizado como "transversal" porque as melhorias gerais de governação apoiam a implementação de outros pilares, e está organizado em numerosos projectos
Projecto de reforma jurídica: alterações estatutárias em áreas-chave como gestão financeira, tesouraria, aprovisionamento, serviço público, investimentos públicos, transparência, descentralização, activos e passivos necessários para melhorar a GFP
Projecto de reforço das capacidades: formação e orientação de funcionários públicos sobre conceitos mais avançados de GFP para tirar partido da reforma
Projecto FMIS: conjuntos de funções das finanças públicas a automatizar e a melhorar para apoiar os resultados da GFP
Porque é que o foco nas características está errado
Muitos profissionais das finanças públicas perguntam-nos sobre características. Que características são necessárias? Como é que as funcionalidades FreeBalance se comparam com as ofertas competitivas?
As características não representam valor.
As listas de características das propostas resultam de "soluções". Parece que muitos governos desejam garantir a exaustividade, pelo que acrescentam o maior número possível de características.
Isso significa que os fornecedores com excelentes soluções são desencorajados de licitar. E, estes fornecedores são classificados com menor valor para os fornecedores que têm muitas características, mas têm fracas taxas de sucesso na consecução dos objectivos governamentais.
“Solutioning" é o processo de identificação de tipos de soluções e de elaboração de propostas com base nestes pressupostos. Os sintomas incluem:
- Obrigando que as soluções têm de ser personalizadas - desenvolvedor ou Commercial-Off-The-Shelf (COTS) Enterprise Resource Planning (ERP)
- Imposição de como algo deve ser feito, em vez de focar o que precisa de ser feito
- Grandes conjuntos de características, muitas vezes impraticáveis para o contexto do país
- Insistência de "melhores práticas" que não são relevantes para o contexto governamental
- Ênfase nos currículos e certificações em vez de metodologia e taxas de sucesso
- Exigindo conhecimento do país, permitindo aos vendedores com experiência do sector privado mas com pouca experiência do sector público
- Objectivos genéricos como eficiência, automatização e transparência
- Horários irrealistas
- Utilização de conceitos de software empresarial herdados como "módulos" e aceitação do legado em vez de tecnologias pós-modernas
- Requisitos da pilha de software (.Net, Java, Oracle, etc.)
Perguntas a fazer ao considerar um concurso de FMIS
A abordagem de solução resulta em concursos que não estão alinhados com os objectivos governamentais. A primeira solução rápida é explicar como o FMIS irá apoiar as prioridades governamentais (ver próximo post em requisitos de porta de entrada). Dar crédito aos vendedores quando estes mostrarem como a sua abordagem permitirá os objectivos do governo, mesmo quando esses objectivos não são explicitados no concurso.
Considerar as questões que nos colocamos quando analisamos as propostas, decidindo se devemos apresentar uma proposta - e como apresentar uma proposta:
- Porquê especificar ERP ou desenvolvidos à medida?
- Porquê apoiar a contabilidade de exercício, Quadros de Despesas de Médio Prazo (MTEF), orçamentação por programa ou por desempenho?
- O governo está pronto para uma funcionalidade avançada?
- Porque é que os sistemas actuais não estão integrados?
- Porque é que ainda não foi implementado o apoio de uma conta única do Tesouro (TSA) e de normas internacionais?
- Porque demorou tanto tempo a lançar a proposta?
- Quais são os condutores por detrás dos requisitos de transparência?
- Faz sentido a sequenciação da reforma?
- A selecção de módulos faz sentido no contexto?
- Porque é que a proposta é muito mais centrada nas TI do que na GFP?
Para mais informações sobre a forma como a FreeBalance proporciona a reforma da GFP, por favor entrar em contacto.