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Boas Práticas na concepção do Plano de Contas

Porque é que o plano de contas é fundamental para uma gestão eficaz das finanças públicas?

O Plano de Contas (PdC) ou "classificação orçamental" é, sem dúvida, a parte mais crítica de uma reforma eficaz da Gestão das Finanças Públicas (GFP) e da conceção de Sistemas Integrados de Informação sobre Gestão Financeira (SIGF). O plano de contas da administração pública é mais complicado do que no sector privado e muda frequentemente para refletir a reforma jurídica e da gestão financeira.

O COA contém os metadados da administração pública. Encerra a estrutura organizacional, incluindo regiões, fontes de financiamento, programas e objectivos e conceitos contabilísticos como os orçamentos de capital e correntes. É utilizado para criar e controlar os orçamentos. Para apoiar as normas internacionais de contabilidade do sector público. Fornecer informações de gestão. Para ajudar na tomada de decisões.

É por isso que é importante fazer o COA corretamente.

Mas não se trata de uma "melhor prática" de AOC. Trata-se de uma boa prática do AO - em que a classificação orçamental é estruturada de acordo com o que é mais importante num país e com a capacidade do serviço público. É por isso que o AO tem de ser plurianual: para permitir facilmente alterações ao longo do tempo que reflictam reformas na organização, na capacidade e nos objectivos. Este é um requisito em todos os países e temos assistido a numerosas alterações materiais ao COA, do Canadá a Timor-Leste.

E isto significa que os governos devem ter a capacidade de comparar estruturas e anos. Analisar a informação do ano transato por diferentes estruturas de COA.

Estrutura do COA

Que desafios enfrentam as administrações públicas com os planos de contas?

As organizações governamentais são contestado adaptar os COAs para apoiar a modernização, como a introdução da orçamentação por programas, da contabilidade de exercício ou de novos relatórios nacionais. As mudanças na estrutura organizacional da administração pública também são comuns e exigem alterações na estrutura de classificação.

Muitas administrações públicas consideram que o software ERP subjacente, desenvolvido à medida ou comercial, dificulta as alterações aos COA.

As alterações frequentes dos COA ao longo dos exercícios dificultam a elaboração de relatórios e a comparação. A preparação e a análise do orçamento exigem a capacidade de comparar informações entre exercícios, mesmo que essas informações sejam classificadas de forma diferente.

Quais são as boas práticas na conceção do plano de contas?

  • Integração das classificações orçamentais e contabilísticas: nos países em que as classificações orçamentais não estão integradas com o COA, ou estão apenas parcialmente integradas, existe o risco de perda de informações importantes que comprometem a eficácia do controlo orçamental e da elaboração de relatórios.
  • Estrutura suficiente para a gestão orçamental: o COA deve incluir fonte de financiamento, organização, classificações económicas e funcionais.
  • Adaptabilidade: O COA deve poder ser alterado - especialmente no contexto de um Sistema Integrado de Informação sobre Gestão Financeira (IFMIS) - para responder a mudanças como a reorganização do governo e a alteração das necessidades.
  • Estrutura simplificada: para facilitar a introdução de dados, a estrutura do COA deve ser intuitiva e, normalmente, não deve ter mais de 30 dígitos no total e apoiar formas fáceis de encontrar as classificações correctas
  • Objetos de relatório: O COA pode promover a elaboração de relatórios externos e a transparência sem sobrecarregar a introdução de dados através da utilização de estruturas de enrolamento alternativas ou "conceitos laterais".
  • Integração com autorizaçãoPermissões e acesso no sistema GRP devem estar diretamente ligados ao COA para controlar o acesso.
  • Controlo de erros e validação: em todos os segmentos do COA, de modo a que seja impossível associar uma despesa a programas ou objectivos económicos que não pertençam a um ministério da tutela e validar débitos e créditos

O que é um plano de contas plurianual?

O COA deve permitir, na medida do possível, flexibilidade para futuros aditamentos e alterações. Um COA de vários anos permite que os governos façam o mapeamento das classificações ao longo de muitos anos, incluindo:

  • Relatórios sobre qualquer exercício fiscal com base no COA de qualquer ano no sistema
  • Correspondência de orçamentos e programas agregados ao longo de vários anos
  • Apoio à elaboração de relatórios de contabilidade de exercício em anos anteriores não contabilizados
  • Calcular a realidade das iniciativas de redução de custos, como a consolidação de departamentos ou serviços partilhados
  • Apoio a compromissos e obrigações plurianuais, mesmo que as classificações tenham mudado
  • Fornecer históricos orçamentais completos de vários anos para ajudar a desenvolver orçamentos mais credíveis
  • Identificação de oportunidades de eficiência de custos através de comparações entre vários anos

Como é que o FreeBalance Accountability Suite™ suporta planos de contas de vários anos?

O software de Planeamento de Recursos Governamentais (GRP) da FreeBalance permite a configuração completa do COA.

  • A conceção do COA requer flexibilidade para alterar a estrutura, como adicionar segmentos, alterar o alinhamento da organização e reclassificar alguns ou todos os metadados
  • A conceção do COA deve ter a capacidade de mapear as classificações de ano para ano
  • A integridade dos dados deve ser apoiada para eliminar quaisquer elementos "órfãos" do COA 
  • Objetos de relatórios especializados que não são visíveis para entrada de dados são ativados. Isto é usado para transferir informações detalhadas do COA em diferentes métodos para suportar a mudança de requisitos de relatórios
  • O aditamento de uma nova rubrica na atual estrutura do COA durante o exercício orçamental não deverá exigir grandes esforços
  • A conceção do COA deve suportar combinações de códigos válidas e contas de compensação normalizadas para reduzir os erros de introdução de dados
  • É desejável que a ferramenta para a conceção do COA seja gráfica, suporte a importação de XML e permita a revisão dos projectos de classificação

Para mais informações sobre como o FreeBalance Accountability Suite™ gere o Plano de contas, entre em contacto.

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