Esta é a secção 2.3 de uma série de entradas do blogue que criam um Guia de Avaliação Tecnológica IFMIS do Governo. Isto inclui informação para ajudar na avaliação das opções do IFMIS e dos requisitos tecnológicos para FreeBalance Implementações do IFMIS.
A gestão financeira das administrações públicas é diferente da do sector privado, nomeadamente no que se refere aos orçamentos e às autorizações. Esta é frequentemente designada por contabilidade de "compromissos" ou de "encargos". A contabilidade financeira diz respeito às transacções que afectam o Razão, como as receitas, os salários e as compras.
A contabilidade do sector privado centra-se na capacidade de as empresas gerirem os "resultados finais": lucro. Os governos não gerem com fins lucrativos. O "resultado final" do governo é orçamento. O orçamento representa a materialização jurídica da política governamental. A contabilidade das autorizações precede o ciclo contabilístico tradicional e contém normalmente os seguintes elementos:
- Projeto de plano orçamental - consiste em estimativas orçamentais que ainda não foram aprovadas.
- Orçamento - consiste no orçamento a nível das rubricas.
- DotaçõesAs dotações ou warrants - consistem em informações orçamentais que autorizam as despesas. Podem ser combinações de dotações a curto e a longo prazo.
- Compromissos - representam o início de um processo de despesa através da geração de uma requisição de compra. Um compromisso reserva um montante estimado do orçamento. Isto evita que outros compromissos possam exceder o orçamento.
- Obrigações - representa uma obrigação legal com um fornecedor através da geração de uma Ordem de Compra. A obrigação pode ser de uma quantia diferente da estimativa. O compromisso original é anulado. O compromisso é substituído pela obrigação. (O governo pode optar por não celebrar um contrato. O montante total é anulado e disponibilizado no orçamento).
- Pacessórios - pagamentos efetivamente efectuados. O pagamento anula a obrigação e substitui o montante obrigado pelo montante efetivo, que pode ser diferente.
- Transferências orçamentais e virequisitos que alteram os montantes orçamentais para refletir as alterações das necessidades ou da situação financeira do Estado. Por exemplo, o governo pode reconhecer que haverá quebras de receitas e ajusta o orçamento de despesas. Ou novas prioridades exigem a transferência de orçamento para programas diferentes.
A contabilidade das autorizações requer muitas etapas antes de afetar o Razão. Os sistemas de gestão financeira das administrações públicas têm de acompanhar o estado de todas estas etapas para garantir que o orçamento não será gasto em excesso. O orçamento disponível para despesas é frequentemente designado por "saldo livre":
saldo livre = orçamento - (autorizações + obrigações + efectivos)
A situação dos orçamentos, dos compromissos e das obrigações fornece aos decisores públicos informações sobre as tendências que permitem prever as variações orçamentais.
Existem variações na contabilização das autorizações entre os governos, incluindo
- TerminologiaOs compromissos são muitas vezes designados por "compromissos flexíveis" ou "pré-incumbências". As obrigações são muitas vezes designadas por "compromissos duros" ou "ónus"
- 1 ou 2 fases de compromissoAlguns governos não registam as autorizações "suaves" como afectando o orçamento. É frequentemente o caso quando o governo está a modernizar-se e tem menos capacidade humana, pelo que os processos devem ser racionalizados. É também o caso quando a organização governamental é de dimensão modesta, em que o valor dos compromissos não vinculativos é limitado.
- 1 ou mais lotesAlguns governos utilizam mais do que uma dotação. Por exemplo, as administrações públicas têm muitas vezes uma dotação anual que é utilizada para prever a variação orçamental para o ano e uma dotação mensal que é utilizada para prever a variação orçamental para o ano. mandado ou autoridade para gastar.
- Contabilidade de caixa ou de exercícioAlguns governos utilizam uma contabilidade de exercício modificada ou completa que entra no Razão quando os bens ou serviços, e a fatura, são recebidos.
- Autorizações plurianuaisAs administrações públicas têm muitas vezes regras diferentes para as autorizações que podem durar mais de um ano. Alguns tipos de bens ou serviços podem ter de ser entregues durante o ano fiscal, caso contrário o contrato é anulado.
A utilização da contabilidade de compromissos na administração pública tem muitas vantagens, nomeadamente
- Assegurar a disponibilidade de fundos suficientes para satisfazer as necessidades contratuais
- Garantir que os orçamentos não serão excedidos
- Ajudar a planear os custos futuros
- Ajudar a determinar a flexibilidade na adaptação das transferências orçamentais
- Prever as variações orçamentais para acelerar ou abrandar as despesas de modo a atingir os objectivos da administração pública
- Equilibrar o ciclo orçamental com o Razão para garantir a integridade da informação