Há muitos casos de fracasso de implementações de ERP na administração pública, desde a entrega tardia, passando pela sobreorçamentação, até à incapacidade de alcançar os benefícios esperados. Muitas implementações de ERP, mesmo nos países mais avançados, falham.
Conteúdo
- Visão geral
- Fracassos de grandes projectos de ERP nos países desenvolvidos - Governo
- Fracassos de grandes projectos ERP em países desenvolvidos - Sector público
- Fracassos de grandes projectos de ERP nos países em desenvolvimento - Governo
- Os principais fornecedores de ERP são éticos?
- Os grandes projectos de TI são arriscados
- Provas de problemas com grandes projectos de TI na administração pública
- Evidência de taxas de sucesso limitadas com implementações de ERP em vários sectores
- Taxas de sucesso
- Custos
- Entrega atempada
- Necessidade de personalização
- Análise do custo total de propriedade de 5 anos do GRP vs. ERP
1. Visão geral
- Os governos estão a adotar cada vez mais software comercial de prateleira (COTS) para substituir aplicações de software antigas e desenvolvidas à medida para a gestão financeira, orçamental, de despesas, fiscal, de tesouraria e da função pública.
- Um dos principais impulsos dos projectos COTS recentes é substituir várias aplicações numa organização governamental por uma solução integrada ou apoiar várias organizações governamentais com um serviço partilhado alojado ou uma nuvem governamental privada.
- As organizações governamentais podem optar por adquirir Planeamento de Recursos Empresariais (ERP) software de grandes empresas de software cujo software é utilizado em múltiplos mercados "verticais" ou Planeamento de Recursos Governamentais (GRP) software concebido exclusivamente para as administrações públicas.
- FreeBalance, com o FreeBalance Accountability Suite™A FreeBalance, Inc., é um fornecedor de GRP. A FreeBalance não constrói nem fornece software ao sector privado.
- Os projectos de TI, em geral, tiveram resultados mais fracos no sector público. Os Gabinete de Responsabilidade do Governo dos Estados Unidos informou e testemunhou que os projectos federais de TI incorrem com demasiada frequência em derrapagens de custos e de calendário, contribuindo pouco para os resultados relacionados com a missão".
- Regras complexas e considerações políticas na administração pública, acrescem às razões gerais dos problemas dos grandes projectos de TI.
2. Fracassos de grandes projectos ERP em países desenvolvidos - Governo
Canadá
No Canadá, a utilização do ERP para a modernização dos salários (Sistema de pagamento Phoenix) resultou em mais de 1/4 dos funcionários públicos com erros de pagamento e alguns passaram meses sem receber salários, uma vez que o sistema "ficou repetidamente desordenado", como refere o Jornal de Notícias relatado. O custo total para ultrapassar os problemas do ERP pode custar até C$2,6 mil milhões de euros.
Uma explicação do "Phoenix Pay System" Falha do ERP do Governo do Canadá por Revista Macleans:
Austrália
O Governo da Austrália está a investigar os elevados custos do ERP e as práticas dos principais fornecedores. Mais de metade do orçamento da recente atualização para uma nova versão do ERP na Austrália (GovERP) foi rapidamente consumido pelos consultores porque um "falta de conhecimentos especializados“.
França
Um grande Serviços partilhados ERP o projeto em França foi estimado pelo Tribunal de Contas em $200 milhões acima do orçamento e com um atraso de mais de um ano(1) e resultou em pagamentos em atraso de mais de $2,2 mil milhões aos contratantes do sector da defesa(2).
Alemanha
O Governo alemão tentou desviar a responsabilidade por um erro contabilístico de 55 mil milhões de euros que o expôs ao ridículo por ser inepto e hipócrita, depois de ter criticado constantemente as práticas contabilísticas gregas(3).
Reino Unido
O Gabinete Nacional de Auditoria no Reino Unido, constatou que a utilização de serviços partilhados de ERP aumentou as despesas em vez de reduzir os custos(4).
E um Gabinete do Ministro análise encontrada:
- O custo médio de implantação de um ERP de nível 1 é de £160 por funcionário utilizando o método tradicional
- O custo teórico da implementação através de serviços partilhados é de 93 libras por empregado
- Utilização de soluções de baixo custo a £52 por empregado
Outro análise do Gabinete do Ministro no Reino Unido, detectou preços de licenças de software incoerentes na administração pública para o mesmo pacote ERP de nível 1, em que os dois principais fornecedores tinham "os preços mais incoerentes para licenças ERP e apoio à manutenção nos departamentos da administração central".
Outro estudo realizado no Reino Unido revelou uma baixa satisfação com o ERP na administração pública, em que mais de metade dos inquiridos utilizava software ERP de nível 1. O inquérito revelou que a satisfação com o ERP de nível 1 é muito inferior à das soluções alternativas.
- 63%: Sistema ERP não correspondeu às expectativas em pelo menos um domínio
- 60%: Escolheria uma empresa diferente para implementar o ERP se tivesse de o fazer de novo
- 50%: Implementação de ERP de nível 1 custos mais elevados do que o previsto
- 45%: Implementação de ERP de nível 1 demorou mais tempo do que o previsto
- 43%: Escolheria um software diferente do ERP implementado se tivesse de o fazer de novo
- 40%: Capacidade do ERP de nível 1 para satisfazer os requisitos governamentais sem personalização inferior ao previsto
- 39%: Facilidade de utilização do sistema ERP de nível 1 pior do que o previsto
- 25%:Capacidade do ERP de nível 1 para satisfazer as necessidades da administração pública após a personalização inferior ao previsto
- 20%: O sistema ERP tinha impacto negativo sobre a organização
Utilizadores de não-As soluções ERP de nível 1 tinham quatro vezes mais probabilidades de classificar a sua solução como excedendo as expectativas em qualquer uma das cinco dimensões e metade das probabilidades de classificar a sua solução como pior do que o esperado.
Estados Unidos da América
Nos Estados Unidos, os relatórios do Unidos Gabinete de Responsabilidade Governamental dos Estados (GAO) e o Departamento de Defesa (DoD) Inspetor Geral (IG) descobriu que:
- 11 dos 13 projectos ERP foram orçamentados em excesso, custando milhares de milhões de dólares aos contribuintes americanos
- Um projeto ERP resultou em $1 mil milhões "largamente desperdiçados"(5)
- Um outro projeto interrompido ao fim de sete anos e com um investimento de 1 000 milhões de contos necessitaria de mais 1 000 milhões de contos para cerca de um quarto do âmbito original
- E que as estimativas de custos dos projectos em curso são extremamente imprecisas.
A relatório de 2017 do DoD IG concluiu que "a Marinha e o Serviço de Finanças e Contabilidade da Defesa gastaram $2,5 mil milhões na última década e planeiam gastar mais $823,4 milhões nos próximos 5 anos na manutenção e desenvolvimento de novas funcionalidades para os sistemas de gestão financeira da Marinha que não estão em conformidade com as normas que podem não suportar demonstrações financeiras auditáveis e não cumprir o mandato do Congresso de ter demonstrações financeiras auditáveis".
O nosso próprio estudo de contratos ERP com o Departamento de Defesa dos EUA (DOD) mostra que os projectos com os dois maiores fornecedores de ERP do mundo ultrapassam o orçamento na maior parte das vezes.
- Apenas três implementações foram realizadas perto do orçamento
- Três implementações excederam o orçamento em mais de 5 vezes
- E um por mais de 11 vezes - este pode ter desperdiçado $5,2 mil milhões e nunca funcionou realmente.6)
Uma análise da falha do ERP $1B da Marinha dos EUA por Eric Kimberling a partir de Consultoria de terceira fase:
3. Grandes fracassos de projectos ERP em países desenvolvidos - Sector público
As falhas no ERP e os custos excessivos no sector público resultaram em dificuldades, cancelamentos de contratos e acções judiciais, embora estas sejam raras porque os fornecedores preferem fazer o que é preciso para resolver a situação do que enfrentar os potenciais danos para as relações públicas resultantes de uma batalha judicial de grande visibilidade:
- Austrália: repartição de finanças, os governos estaduais (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9), antiga empresa pública
- Canadá: sem fins lucrativos, cidades (1) (2), contratos públicos, universidades (1) (2)
- França: cidade
- Irlanda: 2 projectos dentro de um ministério importante
- Nova Zelândia: folha de pagamento do ensino, cidade, cidade com falhas em 2 ERPs diferentes
- Reino Unido: universidade (1) (2) (3), conselhos (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7), ministérios do governo (1) (2) (3) (4), força policial (1)
- Estados Unidos da América: sem fins lucrativos, distritos escolares (1) (2) (3), universidades (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10), pirataria informática através de uma vulnerabilidade do ERP em 62 estabelecimentos de ensino superior, a departamento de polícia, cidades (1) (2) (3) (4), condados (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7), governos estatais (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15), governo federal (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13), público utilidade
KPMG encontrou alguma ERP nos padrões do sector público:
- Excesso de orçamento, em especial na implementação em que foi necessária uma adaptação adicional do software: normalmente seis meses a um ano
- Apenas 57% de projectos de execução se mantiveram dentro do orçamento
- Muitos participantes no inquérito não se recordavam do orçamento inicial
Panorama Consulting Os estudos mostram que 78% das implementações de ERP no sector público ultrapassam o orçamento e o calendário e 35% simplesmente falham!
Em análises de jornalistas sobre os principais fracassos de ERP Chris Kanaracus constatou que pouco mais de metade provinha do sector público, apesar de representar apenas 20% da dimensão do mercado. A maioria dos desastres informáticos envolveu implementações de ERP.
4. Fracassos dos grandes projectos de ERP nos países em desenvolvimento - Governo
Embora seja consensual que um O FMIS é fundamental para a reforma da GFP nos mercados em desenvolvimento, existem problemas contínuos com estes projectos informáticos de grande escala. Um estudo recente inquérito de 46 países pelo FMI mostrou que muitos enfrentam sérios desafios para transformar os seus FMIS num instrumento eficaz de governação orçamental. Estes desafios estão relacionados com:
- Deficiências nas funções essenciais do sistema
- A sua cobertura institucional
- As plataformas de tecnologia da informação que utiliza
- A facilidade de partilha de dados com outros sistemas informáticos
Exemplos de problemas de implementação do ERP na administração pública em economias emergentes incluem: Albânia, Azerbaijão, Bulgária, Camboja, Ilhas Caimão, Costa Rica, Croácia, Equador (mais), Gana, Cazaquistão, Quénia (atualização), Lesotho, Malawi, Malásia, Maldivas, Moldávia, Nigéria, Marianas do Norte, Panamá, Papua Nova Guiné (atualização), Rússia, Ruanda, Sérvia, África do Sul (+município), São Vicente e Granadinas, Tanzânia, Uganda, Zâmbia (atualização) e Vietname.
5. Os principais fornecedores de ERP são éticos?
Há cada vez mais provas de que os principais fornecedores de ERP estão a utilizar meios pouco éticos, incluindo:
- Suborno e corrupção em: África e Médio Oriente, Índia, Costa Rica, Colômbia, Chile, México, Panamá, Roménia, África do Sul, Ucrânia
- Contornar as restrições à exportação em: Irão
- Cobrança de "acesso indireto" aos clientes que pagaram pela integração (1) (2)
- Processar clientes por: projectos falhados em: Oregon e perder a licitação competitiva de nuvem no Departamento de Defesa dos Estados Unidos
- Procurar clientes para obter receitas adicionais através de "auditorias de licenças“
- Políticas de recursos humanos duvidosas, incluindo contornar a regulamentação da UE e despedimento de trabalhadores mais velhos
- Ameaça de desativação de aplicações em um Empresa pública sul-africana num litígio de pagamento
- Promover a vigilância dos manifestantes nas redes sociais em China
6. Os grandes projectos informáticos são arriscados
Todos os grandes projectos de TI são arriscados. A McKinsey e Universidade de Oxford estudo concluiu "que 71% dos grandes projectos de TI enfrentam derrapagens de custos e 33% dos projectos estão cerca de 50% acima do orçamento. Em média, os grandes projectos de TI geram menos 56% de valor do que o previsto". Muitos destes projectos envolvem ERP.
A implementação de sistemas GRP na administração pública pode ser mais difícil do que os projectos TI normais. Os projectos GRP combinam riscos gerais de TI com ERP e transformação da reforma.
7. Provas de problemas com grandes projectos de TI na administração pública
Uma análise de muitos estudos mostra que é mais provável que a capacidade seja um problema de projeto no governo do que no sector privado. O nosso ponto de vista é que a gestão da mudança organizacional é subnotificada como um fator que contribui para o fracasso nos estudos do Banco Mundial, sendo provavelmente um fator essencial para os problemas de gestão de projectos.
Nem tudo são más notícias. David Eaves observado a partir de Standish refere que o sucesso das TI na administração pública tem melhorado ao longo do tempo.
Aqui estão alguns diapositivos que fiz com base nos dados dos relatórios Standish. O primeiro é a comparação dos relatórios ao longo do tempo. Os governos estão - lentamente - a melhorar. 1/2 @angelquicksey @mskatiebenjamin @sboots @arouault @AlexCEngler https://t.co/yofuTLlgGH pic.twitter.com/oRLAGb40x7
- David Eaves (@daeaves) 13 de fevereiro de 2021
E, provavelmente, poderia tê-lo digitado, mas alguns dados do seu relatório de 2018. Espero que sejam úteis. 2/2 pic.twitter.com/zVxZLthqLN
- David Eaves (@daeaves) 13 de fevereiro de 2021
8. Evidência de taxas de sucesso limitadas nas implementações de ERP em vários sectores
Embora existam alguns relatos de melhoria dos níveis de satisfação com as implementações de ERP, esta funcionalidade CIO mostra que ainda existem problemas dignos de nota no sector:
- A Leaseplan abandonou o seu sistema central de locação financeira (CLS) baseado em SAP, anulando 92 milhões de euros ($100 milhões) em custos de projeto e outros milhões em despesas de reestruturação e consultoria. A empresa conseguiu recuperar apenas 14 milhões de euros que tinha gasto em módulos de TI desenvolvidos separadamente, que esperava que viessem a gerar benefícios económicos no futuro.
- A implementação do SAP HANA da Revlon "essencialmente sabotou" as suas instalações de produção na Carolina do Norte, levando à perda de milhões de dólares em vendas e à queda do preço das acções - o que, por sua vez, levou os próprios accionistas da empresa a processar
- A implementação do SAP na Target Canada estava tão cheia de erros que uma investigação descobriu que apenas cerca de 30% dos dados no sistema estavam realmente correctos.
Um análise por Price Waterhouse Coopers não encontrou nenhum projeto ERP que tenha atingido todos os critérios de sucesso.
A inquérito a partir de Aplicações Oakton descobriu que "a maioria das organizações cavou um buraco no ERP com equipas sobrecarregadas, personalizações complexas e um atraso de actualizações dispendiosas". O inquérito também revelou que "a personalização é fortemente impulsionada pela 'melhoria dos processos empresariais' ou por 'requisitos industriais únicos' para mais de 80% das organizações." Isto aponta para a falácia de que os pacotes ERP de uso geral podem apoiar eficazmente várias indústrias.
Taxas de sucesso
- Entre 55% e 75% de todos os projectos ERP não cumprem os objectivos(1)
- 58% dos responsáveis pela implementação do ERP consideraram que a sua implementação não foi bem sucedida(2)
- Quase 70% dos grandes projectos foram considerados improváveis de alcançar o sucesso do projeto(3)
- 80% dos clientes estão insatisfeitos com o seu ERP atual(4)
- 90% não conseguem obter um ROI mensurável(5)
- 5% das empresas em situação de insucesso dedicam menos de 10% do orçamento total à educação/formação/gestão da mudança(6)
- 32% dos executivos de ERP estão insatisfeitos(7)
- 39% dos trabalhadores do ERP estão insatisfeitos(8)
- 66% das implementações de ERP registam grandes perturbações operacionais(9)
- 41% das empresas não conseguem obter mais de metade dos benefícios esperados(10)
- 75% das organizações registaram uma quebra de produtividade após a implementação do ERP(11)
- 40% dos CIOs não consideram fácil aceder, analisar ou mesmo utilizar os dados da empresa e dos clientes para uma melhor tomada de decisões(12)
Custos
- 80% das organizações compreendem os modelos de licenciamento quando adquirem o seu software ERP(1)
- 64% dos sistemas ERP excedem os objectivos orçamentais previstos(2)
- A implementação média de um ERP demora 23 meses, tem um custo total de propriedade de $15 milhões e um valor atual líquido negativo médio de $1,5 milhões(3)
- Os utilizadores de fornecedores de ERP de nível 1 terão um custo total de propriedade (TCO) mais elevado do que os utilizadores de fornecedores de nível 2(4)
- As actualizações de ERP custam cerca de ½ do valor da taxa de licença original e 20% dos custos de implementação originais(5)
- Os especialistas alertam para o facto de as organizações deverem esperar pagar até 3 vezes o custo original do software ERP para atualizar para a nova tecnologia(6)
- 57% dos clientes de referência da SAP não obtiveram um ROI positivo(7)
- Ultrapassagem dos custos dos 2 principais pacotes ERP em 13% e 18%(8)
- 43% de clientes neutros - muito insatisfeitos com os custos de implementação do ERP(9)
- 43% de derrapagens orçamentais causadas por orçamentos irrealistas estabelecidos à partida (10)
- Apenas 4% recuperaram os seus custos no prazo de um ano(11)
Entrega atempada
- 79% das implementações de ERP demoram mais tempo do que o previsto(1)
- As implementações de ERP demoram, em média, 30% mais tempo do que o previsto(2)
- Os dois principais problemas registados durante a implementação foram a realização de testes inadequados e a reengenharia inadequada dos processos empresariais(3)
- Exceder o tempo previsto pelo software ERP das três grandes empresas em 47%, 28% e 17%
Necessidade de personalização
A personalização do código aumenta os custos de implementação, suporte e atualização. As organizações personalizam o código de forma a obter funcionalidades que não são fornecidas pelos fornecedores de ERP "out of the box".
- 47% as organizações personalizam fortemente o seu ERP(1)
- 34% das organizações acreditam que uma maior personalização é a forma correcta de obter mais valor da sua solução ERP(2)
- 11% de organização sem customização, 38% customização menor (1-10% de código modificado), 32% alguma customização (11-25%), 12% customização significativa (26-50%), 9% extremamente ou completamente customizada(3)
9. Análise do custo total de propriedade de 5 anos do GRP vs. ERP
A FreeBalance concorre internacionalmente com os principais fornecedores de ERP. As cotações de preços são frequentemente tornadas públicas durante a abertura de concursos em muitos países. A maioria dos requisitos internacionais exige todos os custos durante um período de três ou cinco anos, incluindo licenças de software, implementação, apoio, formação, middle-ware e hardware. A nossa análise mostra que:
- Preços ERP em média 175% do preço da FreeBalance
- O preço mediano do ERP é 225% do preço do FreeBalance
Referências adicionais:
A 2003 estudo efectuado pelo Banco Mundial constatou uma falta de sucesso nas implementações de FMIS da administração pública, quer se trate de ERP, GRP COTS ou desenvolvimento personalizado:
- 43% entregue como especificado
- 50% entregue no orçamento
- 21% entregue a tempo
- 25% insustentável
- 69% susceptível de ser sustentável
- 6% altamente provável de ser sustentável
A 2011 estudo efectuado pelo Banco Mundial constatou que a sustentabilidade da implementação do IFMIS melhorou, mas que 18% continuam a ser insustentáveis. A falta de capacidade e de liderança na função pública revelou-se mais crítica para o fracasso do IFMIS quando comparada com as implementações gerais de software empresarial.