La contratación pública es el principal motor de las operaciones gubernamentales. En todo el mundo, los gobiernos gastan $13 billones al año en contratos públicos. Por cada $3 de gasto público, $1 se destina a contratistas privados encargados de ejecutar proyectos gubernamentales. La contratación pública puede representar entre 13% y 15% del PIB. Esto significa que un un buen proceso de contratación pública se encuentra en el corazón de un buen funcionamiento sistema de gestión de las finanzas públicas.
La contratación pública abarca todas las actividades relacionadas con la adquisición de bienes, servicios y obras por parte de la Administración. Un buen sistema de contratación pública garantiza que se satisfagan las necesidades de los usuarios finales al tiempo que se maximiza la rentabilidad para los contribuyentes. Asimismo, debido a la cuantía de la financiación implicada, sistemas de contratación pública deben seguir una legislación y una normativa específicas que garanticen la transparencia y la rendición de cuentas. Un sistema de contratación pública mal gestionado puede repercutir negativamente en el funcionamiento del gobierno y frenar el crecimiento económico.
A diferencia del sector privado, los presupuestos públicos están sujetos a las leyes del país y se gestionan mediante una contabilidad de compromisos. La contratación pública representa un riesgo de corrupción pero, al mismo tiempo, también contribuye en gran medida a una gestión eficaz de la inversión pública.
¿Qué es la contratación pública electrónica?
Contratación electrónica, o Contratación electrónicaen la administración pública se refiere al uso de las tecnologías de la información (TI) en la contratación pública. Algunos gobiernos utilizan inicialmente las TI para uno o más pasos de la contratación pública antes de un despliegue completo. Con el tiempo, las reformas de la contratación pública electrónica suelen ampliarse hacia una cobertura integral.
El objetivo de utilizar contratación pública electrónica es aumentar la eficiencia del proceso de contratación mediante la reducción de los procesos manuales. Esto puede ahorrar dinero a los contribuyentes al reducir los errores que podrían provocar retrasos y fracasos en la contratación.
Componentes de un sistema de contratación pública electrónica
Aunque los marcos jurídicos de la contratación pública varían de un país a otro, todos los sistemas de contratación pública electrónica comparten algunas funciones básicas comunes y tienen módulos vinculados, lo que agiliza la gestión del proceso.
Las siguientes funciones corresponden a las distintas etapas del proceso de contratación pública electrónica:
- Inscripción: El sistema debe proporcionar un medio de acceso seguro para el personal de la Administración implicado en el proceso de contratación.
- Planificación de la contratación: La mayoría de los marcos jurídicos exigen la elaboración de un plan anual de contratación. Este plan suele ser de dominio público. Un sistema de contratación pública electrónica facilita la preparación y publicación del plan de contratación y lo vincula a los demás módulos pertinentes del sistema.
- Publicación y notificación: Los usuarios de las entidades adjudicadoras publican oportunidades de licitación a través del sistema. Asimismo, los licitadores potenciales acceden a los documentos de licitación a través del portal de contratación vinculado al sistema de contratación pública electrónica.
- Búsqueda de licitaciones: En la contratación pública es fundamental que las necesidades de la Administración coincidan con lo que puede suministrar el sector privado. Un portal web bien indexado, con capacidad de búsqueda y fácil de usar aumenta la probabilidad de que muchos contratistas potenciales encuentren las oportunidades de contratación adecuadas.
- Licitación: Un buen módulo de licitación electrónica permite a las entidades adjudicadoras y a los posibles licitadores aclarar los detalles de la licitación, preparar sus ofertas y cargar de forma segura los documentos requeridos en el sistema.
- Evaluación y adjudicación: Este módulo permite a las entidades adjudicadoras abrir, descifrar y evaluar ofertas, así como adjudicar contratos a los licitadores ganadores.
¿Cómo mejora la contratación pública un sistema de contratación pública electrónica?
Dado que el sistema está integrado con el sistema de gestión financiera (IFMIS), su interoperabilidad refuerza los controles internos, fomenta la transparencia y reduce la posibilidad de errores. Además, el sistema prevé lo siguiente:
- Estatutos que determinan las normas de contratación, como las modalidades y el plazo durante el cual las ofertas deben estar a disposición de los proveedores, se automatizan en función del plan de contratación.
- Licitaciones se crean automáticamente en función de las normas y se publican en los sitios de contratación electrónica durante el tiempo adecuado
- Contratos y las órdenes de compra se crean automáticamente a partir de las ofertas, y se ajustan a la normativa sobre contratación pública.
- Vendedores se comprueban para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales
- Procesos de contratación reflejan automáticamente los estatutos.
- Materias primas las compras se rastrean automáticamente y se incluyen en el inventario.
- Inventario Las tendencias son objeto de seguimiento y pueden utilizarse para elaborar planes de adquisición.
- Inmovilizado se inscriben automáticamente en registros, se controlan los gastos con cargo a activos y se calcula automáticamente la depreciación de los activos.
- Los activos fijos se asignan automáticamente a los funcionarios.
- Registros de activos pueden utilizarse para elaborar planes de adquisición de sustitutos.
¿Por qué es importante la interoperabilidad?
La interoperabilidad entre el sistema gubernamental de contratación pública electrónica y el IFMIS significa que la integración está automatizada, sin necesidad de procesos de interfaz manuales. El potencial de prácticas corruptas se reduce. Mediante la integración de metadatos, como el Plan contableLa información sobre proveedores, catálogos y organigramas se comparte entre las aplicaciones financieras, que a su vez comparten controles como los controles de compromisos y la segregación de funciones.
La integración de la contratación pública electrónica y el IFMIS apoya la planificación presupuestaria proceso vinculando lo siguiente:
- Plan de adquisiciones al presupuesto: Las asignaciones presupuestarias pueden reservarse como compromisos blandos en previsión de la próxima contratación.
- Adjudicación de contratos a órdenes de compra: Los fondos para las obligaciones se reservan una vez finalizado el ciclo de contratación.
- De la gestión de contratos al pago: Entradas de mercancías, comprobantes de gastos y pagos de acuerdo con los requisitos del contrato.
- De los contratos plurianuales a la presupuestación a medio plazo: Procesos de fin de año para prorrogar presupuestos basados en normas, incluido el apoyo a compromisos plurianuales.
- Catálogo de proveedores a cálculo del coste presupuestario: Los catálogos de proveedores del sistema eProcurement pueden utilizarse para crear inductores de costes.
Un sistema integrado de contratación pública electrónica ayuda a los gobiernos a contabilidad de compromiso y controles internos de varias maneras:
- Las unidades de adquisición sólo pueden adquirir cuando disponen de presupuesto para ello
- La segregación garantiza la correcta recepción de las mercancías procedentes de proveedores certificados
- Sólo se contabilizarán las mercancías recibidas
- La información sobre proveedores, incluidos catálogos y acuerdos marco, se utilizará automáticamente para conseguir precios más bajos.
Y lo que es más importante, los procesos de compromiso, des-compromiso, obligación y des-obligación están totalmente automatizados.
Gestión del rendimiento de la contratación electrónica
Vinculación de eProcurement con el IFMIS también ayuda en la gestión del rendimiento. La información sobre adquisiciones, como la desviación entre el presupuesto y el precio del contrato, aporta una dimensión de rentabilidad a los informes de rendimiento. Los informes sobre el estado de las adquisiciones también aportan contexto a los productos y resultados del presupuesto. Del mismo modo, la automatización de la gestión de contratos, como el seguimiento de los hitos, mejora la gestión de la ejecución del presupuesto.
La interoperabilidad también mejora las auditorías, ya que permite realizarlas en función de los riesgos. Los auditores pueden ahorrar tiempo y energía centrándose en los elementos de alto valor. Del mismo modo, un sistema interoperable de contratación pública electrónica permite a los auditores seguir fácilmente las transacciones entre sistemas. Un sistema integrado también puede evitar pagos problemáticos relacionados con posibles proveedores no conformes.
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