¿Por qué es fundamental el Plan General de Contabilidad para una gestión eficaz de las finanzas públicas?
El Plan General de Contabilidad (COA) o "clasificación presupuestaria" es sin duda la parte más crítica de una reforma eficaz de la Gestión Financiera Pública (PFM) y del diseño de los Sistemas Integrados de Información de Gestión Financiera (IFMIS). El COA de la Administración es más complicado que el del sector privado, y a menudo cambia para reflejar la reforma de la gestión jurídica y financiera.
El COA contiene los metadatos del gobierno. Recoge la estructura organizativa, incluidas las regiones, el origen de los fondos, los programas y objetivos y conceptos contables como los presupuestos de capital y recurrentes. Se utiliza para crear y controlar presupuestos. Para apoyar las normas internacionales de contabilidad del sector público. Proporcionar información de gestión. Ayudar en la toma de decisiones.
Por eso es importante hacer bien el COA.
Pero no se trata de una "mejor práctica" de COA. Se trata de una buena práctica de COA, en la que la clasificación presupuestaria se estructura en función de lo que es más importante en un país y de la capacidad del servicio público. Por eso el COA debe ser plurianual: para permitir fácilmente cambios a lo largo del tiempo que reflejen reformas en la organización, la capacidad y los objetivos. Este es un requisito en todos los países y hemos visto numerosos cambios materiales en el COA desde Canadá hasta Timor Oriental.
Y, esto significa que los gobiernos deben tener la capacidad de comparar entre estructuras y años. Consulte la información del año pasado por diferentes estructuras de COA.
¿Qué problemas plantean los planes contables a los gobiernos?
Las organizaciones gubernamentales son desafiado adaptar los COA para apoyar la modernización, como la introducción de la presupuestación por programas, la contabilidad de ejercicio o los nuevos informes nacionales. También son frecuentes los cambios en la estructura organizativa de la Administración, que exigen modificar la estructura de clasificación.
Muchas administraciones públicas consideran que el software ERP subyacente, desarrollado a medida o comercial (COTS), dificulta los cambios en los COA.
Los frecuentes cambios en los COA a lo largo de los ejercicios dificultan la elaboración de informes y las comparaciones. La preparación y el análisis del presupuesto requieren la capacidad de comparar la información entre ejercicios, aunque dicha información se clasifique de forma diferente.
¿Cuáles son las buenas prácticas en el diseño del plan contable?
- Integración de las clasificaciones presupuestarias y contables: en los países en los que las clasificaciones presupuestarias no están integradas con la COA, o sólo lo están parcialmente, existe el riesgo de que se pierda información importante que menoscabe la eficacia del control presupuestario y la elaboración de informes..
- Estructura suficiente para la gestión fiscal: el COA debe incluir origen de los fondos, organización, clasificaciones económicas y de funciones.
- Adaptabilidad: El COA debe poder modificarse -especialmente en el contexto de un Sistema Integrado de Información de Gestión Financiera (SIGIF)- para responder a cambios como la reorganización de la Administración y la evolución de las necesidades.
- Estructura simplificada: para facilitar la introducción de datos, la estructura del COA debe ser intuitiva y, por lo general, no debe tener más de 30 dígitos en total y facilitar la búsqueda de las clasificaciones adecuadas
- Objetos informativos: El COA puede impulsar los informes externos y la transparencia sin añadir ninguna carga a la introducción de datos mediante el uso de estructuras enrollables alternativas o "conceptos laterales".
- Integración con autorizaciónPermisos y acceso: los permisos y el acceso dentro del sistema GRP deben estar directamente vinculados al COA para controlar el acceso.
- Comprobación y validación de erroresentre segmentos de la COA, de modo que sea imposible asociar un gasto a programas o fines económicos que no pertenezcan a un ministerio de línea y validar los cargos y abonos
¿Qué es un plan contable plurianual?
El COA debe permitir, en la medida de lo posible, flexibilidad para futuras adiciones y cambios.. Un COA plurianual permite a los gobiernos asignar clasificaciones a lo largo de muchos años, incluidos:
- Informes sobre cualquier ejercicio fiscal basados en el COA de cualquier año del sistema
- Correspondencia de presupuestos y programas agregados a lo largo de varios años
- Apoyar la información contable sobre ejercicios anteriores no devengados
- Calcular la realidad de iniciativas de ahorro de costes como la consolidación de departamentos o los servicios compartidos.
- Respaldar los compromisos y obligaciones plurianuales aunque hayan cambiado las clasificaciones
- Proporcionar historiales presupuestarios completos de varios años para ayudar a elaborar presupuestos más creíbles.
- Identificación de oportunidades de rentabilidad mediante comparaciones interanuales
Cómo admite FreeBalance Accountability Suite™ los planes contables de varios ejercicios?
El software de planificación de recursos gubernamentales (GRP) de FreeBalance permite una configuración completa del COA.
- El diseño de COA requiere flexibilidad para cambiar la estructura, como añadir segmentos, cambiar la alineación de la organización y reclasificar algunos o todos los metadatos.
- El diseño del COA debe tener la capacidad de asignar clasificaciones de un año a otro.
- Debe garantizarse la integridad de los datos para eliminar cualquier elemento "huérfano" del COA.
- Se habilitan objetos de información especializados que no son visibles para la entrada de datos. Esto se utiliza para obtener información detallada del COA en diferentes métodos para apoyar el cambio de los requisitos de presentación de informes.
- Añadir una nueva partida dentro de la estructura COA existente durante el ejercicio fiscal debería requerir poco esfuerzo
- El diseño del COA debe admitir combinaciones de códigos válidas y cuentas de compensación estándar para reducir los errores de introducción de datos.
- Conviene que la herramienta para el diseño de COA sea gráfica, admita la importación de XML y prevea borradores de clasificaciones para su revisión.
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