Esta es la sección 2.3 de una serie de entradas de blog que crean un Guía de evaluación de la tecnología IFMIS gubernamental. Incluye información para ayudar a evaluar las opciones de IFMIS y los requisitos tecnológicos para FreeBalance Implantación de IFMIS.
La gestión financiera de las administraciones públicas es diferente de la del sector privado, sobre todo en lo que se refiere a presupuestos y compromisos. A menudo se denomina contabilidad "de compromisos" o "de gravámenes". La contabilidad financiera se refiere a las transacciones que afectan al Libro Mayor, como los ingresos, las nóminas y las compras.
La contabilidad del sector privado se centra en la capacidad de las empresas para gestionar sus "cuentas de resultados": beneficio. Los gobiernos no gestionan con ánimo de lucro. La "cuenta de resultados" del gobierno es presupuesto. El presupuesto representa la plasmación jurídica de la política gubernamental. La contabilidad de los compromisos precede al ciclo contable tradicional y suele contener los siguientes elementos:
- Proyecto de plan presupuestario - consiste en estimaciones presupuestarias que aún no han sido aprobadas.
- Presupuesto - consiste en el presupuesto a nivel de partidas.
- CréditosLas habilitaciones de créditos o warrants consisten en información presupuestaria que autoriza el gasto. Pueden ser combinaciones de habilitaciones a corto y largo plazo.
- Compromisos - representan el inicio de un proceso de gasto mediante la generación de una Solicitud de Compra. Un compromiso reserva un importe estimado del presupuesto. De este modo se evitan otros compromisos que podrían superar el presupuesto.
- Obligaciones - representa una obligación legal con un proveedor mediante la generación de una Orden de Compra. La obligación puede ser por un importe diferente al estimado. El compromiso original queda liberado. El compromiso se sustituye por la obligación. (La Administración puede optar por no celebrar un contrato. El importe total se libera y se pone a disposición en el presupuesto).
- Payments - pagos reales realizados. El pago desobliga y sustituye el importe obligado por el importe real, que puede ser diferente.
- Transferencias presupuestarias y virements que modifican los importes presupuestados para reflejar cambios en las necesidades o en la situación financiera del gobierno. Por ejemplo, el gobierno puede reconocer que habrá déficit de ingresos y ajusta el presupuesto de gastos. O nuevas prioridades exigen transferir el presupuesto a programas diferentes.
La contabilidad de los compromisos requiere muchos pasos antes de afectar al Libro Mayor. Los sistemas de gestión financiera de las administraciones públicas deben hacer un seguimiento del estado de todos estos pasos para garantizar que no se sobrepase el presupuesto. El presupuesto disponible para gastos suele denominarse "saldo libre":
saldo libre = presupuesto - (compromisos + obligaciones + reales)
El estado de los presupuestos, los compromisos y las obligaciones proporciona a los responsables de la toma de decisiones de la Administración información sobre tendencias que permite predecir las desviaciones presupuestarias.
La contabilidad de los compromisos varía de un gobierno a otro:
- TerminologíaCompromisos: los compromisos suelen denominarse "compromisos blandos" o "gravámenes previos". Las obligaciones suelen denominarse "compromisos duros" o "gravámenes".
- 1 o 2 Etapas de compromisoAlgunos gobiernos no hacen un seguimiento de los compromisos "blandos" que afectan al presupuesto. Este suele ser el caso cuando el gobierno se está modernizando y tiene menos capacidad humana, por lo que los procesos deben racionalizarse. También es el caso cuando la organización gubernamental es de tamaño modesto, donde el valor de tener compromisos blandos es limitado.
- 1 o más parcelasAlgunos gobiernos utilizan más de un crédito. Por ejemplo, los gobiernos suelen tener un crédito anual que se utiliza para predecir la variación presupuestaria para el año, y un crédito mensual que se utiliza para predecir la variación presupuestaria para el año, y un crédito mensual que se utiliza para predecir la variación presupuestaria para el año. warrant o autoridad para gastar.
- Contabilidad de caja o de ejercicioContabilidad por el principio de devengo: algunos gobiernos utilizan una contabilidad por el principio de devengo modificada o completa que llega al Libro Mayor cuando se han recibido los bienes o servicios, y la factura.
- Compromisos plurianualesLos gobiernos suelen tener normas diferentes para los compromisos que pueden abarcar más de un año. Es posible que algunos tipos de bienes o servicios deban entregarse en el ejercicio fiscal; de lo contrario, se anula el contrato.
El uso de la Contabilidad de Compromisos en la Administración presenta muchas ventajas, entre las que se incluyen:
- Garantizar la disponibilidad de fondos suficientes para satisfacer las necesidades contractuales
- Garantizar que los presupuestos no se excedan
- Ayudar a planificar los costes futuros
- Ayudar a determinar la flexibilidad en el ajuste de las transferencias presupuestarias
- Predecir las desviaciones presupuestarias para acelerar o ralentizar el gasto a fin de cumplir los objetivos de la Administración.
- Equilibrar el ciclo presupuestario con el Libro Mayor para garantizar la integridad de la información.