Plan para el éxito de la planificación de recursos gubernamentales

Publicado el 13 de septiembre de 2018 en Crecimiento económico y desarrollo, PFM

Grandes proyectos informáticos gubernamentales = Alto riesgo

Las organizaciones gubernamentales luchan por implantar con éxito sistemas de Planificación de Recursos Gubernamentales (GRP). Esto incluye los Sistemas de Información de Gestión Financiera (FMIS) desarrollados a medida, la personalización de la Planificación de Recursos Empresariales (ERP) y otras aplicaciones de software empresarial comercial. La implantación de software desarrollado originalmente para el sector privado se enfrentan a un reto especial. Parece que el riesgo de los proyectos informáticos es mayor en el sector público que en el privado.
Nadie parece hacer nada al respecto.

Plan de éxito de FreeBalance GRP

Hemos aprendido un par de cosas sobre los factores de éxito después de 35 años de experiencia exclusiva en GRP gubernamental. Y sobre implantaciones con éxito en circunstancias muy difíciles. Para empezar, las "mejores prácticas" tradicionales de los proyectos de TI rara vez lo son. Muchos enfoques ortodoxos representan malas prácticas. Y muchos de los consejos de los expertos carecen de profundidad y cobertura útiles. (Una búsqueda en Internet de "factores de éxito de ERP" genera mucha información inútil).
Por eso hemos desarrollado el Plan de éxito GRP de FreeBalance.
Este Blueprint genera cuadros de mando para visualizar las oportunidades de mitigación de riesgos.
Vaya al final de la entrada del blog si desea probar la versión beta del Plan.

Este "plan" permite a FreeBalance y a los gobiernos mejorar los factores de éxito en cuatro pilares contextuales:

1. País categorías de entorno favorable:
   1. Entorno político propicio
   2. Capacidad humana
   3. Preparación tecnológica
   4. Entorno sociocultural propicio
2. Gobierno categorías de entorno favorable:
   1. Compromiso de los dirigentes
   2. Incentivos positivos
   3. Capacidad del proyecto
   4. Preparación para el cambio organizativo
3. Proyecto categorías de entorno favorable:
   1. Prácticas del proyecto
   2. Prácticas de gestión de las finanzas públicas
   3. Alineación de requisitos
   4. Evitar la personalización
4. Vendedor categorías de capacidades:
   1. Capacidad del proveedor
   2. Tecnología de proveedores
   3. Gobernanza de proveedores
   4. Compromiso del proveedor

Cada categoría tiene entre 4 y 10 factores. El borrador del Plan de Éxito de GRP incluye 100 factores en total. Cada factor se evalúa en una escala de 1 a 4. La mayoría de las evaluaciones de los factores se basan en descripciones de texto que requieren una capacidad de evaluación crítica. La mayor parte del contexto del país se encuentra a través de evaluaciones de terceros como el Indicadores mundiales de gobernanza.

Diagnóstico de riesgo y éxito

El FreeBalance GRP Success Blueprint utiliza tecnología estándar de hoja de cálculo. El Blueprint, como diagnóstico, tiene las siguientes características:

• Capacidad de uso independientemente de la tecnología o la selección del proveedor (podría aplicarse a proyectos no PRG, utilizando un subconjunto de factores).
• Uso principal de valores ordinales en los que las diferencias entre las puntuaciones no son necesariamente iguales.
• Concepto de igualdad entre categorías que podría inducir a error (el uso de una hoja de cálculo implica la posibilidad de ponderar las características).
• Apoyo a lo largo de todo el ciclo de aplicación (incluso como herramienta de planificación para los gobiernos que contemplan la reforma de la gestión de las finanzas públicas).
• No se trata de "buenas prácticas", sino de un sistema de alerta
• Mayor precisión de las calificaciones a medida que maduran los proyectos
• Algunos factores no pueden cambiar, por lo que las estrategias de mitigación para mejorar otros factores se vuelven más críticas
• Rechaza la idea de que la tecnología o los proveedores desempeñen un papel positivo o negativo en el éxito de la implantación.
• Se centra en elementos relevantes para el contexto gubernamental, por lo que puede no ser totalmente aplicable por organizaciones del sector privado.

Ciclo de vida de la aplicación

El Plan está diseñado para todo el ciclo de implantación:

1. Planificación
   1. Los gobiernos pueden utilizar el Plan para planificar los requisitos de adquisición y las metodologías de los proyectos.
   2. Se recopilan indicadores externos
   3. FreeBalance aprovecha Blueprint para sus clientes actuales y potenciales del sector público
2. Propuesta
   1. FreeBalance crea registros de riesgo tras recibir las propuestas del Gobierno que aportan datos al Plan de Acción
   2. Las propuestas formalizan los requisitos de los proveedores y las metodologías de proyecto que pueden evaluarse.
   3. La gestión del cambio organizativo, las metodologías ágiles de proyecto y el desarrollo de capacidades son factores críticos en los proyectos de GRP, mucho más importantes que en el sector privado.
3. Proyecto
   1. El Plan permite mitigar los riesgos y supervisar las estrategias establecidas al inicio del proyecto.
   2. El seguimiento de los riesgos impulsa la comunicación de los avances a las partes interesadas
   3. Los factores de éxito cambian durante los proyectos, lo que demuestra la importancia de los cuadros de mando.

Procesos repetibles FreeBalance

El grupo de Estrategia e Innovación de FreeBalance ha desarrollado procesos de aplicación repetibles. Seguimos añadiendo procesos para mejorar repetibilidad del éxito. Adaptado al ámbito gubernamental, este enfoque centrado en el cliente se alinea con nuestro sistema de gestión de calidad ISO9001:2015. Las definiciones actuales de los procesos incluyen:

• Planos - objetivos de éxito, configuración y buenas prácticas de la GRP
• Lonas - Contexto nacional, diagnóstico de la gobernanza, adopción gubernamental de blockchain, lagunas en la gobernanzaDiagnósticos informáticos, registros de riesgos, gestión del cambio organizativo y gestión del talento.
• Tableros - procesos ágiles, pensamiento de diseño, tormenta de ideas, gestión de cambios de software y estado de los proyectos.
• Plantillas - guiones gráficos, especificaciones, rentabilidad de la inversión, casos empresariales, políticas y procedimientos

Las tablas de procesos articulan el funcionamiento de planos, lienzos, tableros y plantillas. Los procesos se integran como "productos de trabajo" de entrada y salida.
Por supuesto, existe una plantilla para articular los procesos.

FreeBalance aprovecha los procesos articulados y repetibles para fines internos.

Gestión de proyectos: ¿sabiduría convencional = alto riesgo?

Las organizaciones gubernamentales optan por técnicas de gestión de proyectos rígidas y muy documentadas. Esto suele conducir a fracasos estrepitosos. Y, a menudo, lleva a la conclusión de que los procesos no eran lo suficientemente rígidos y documentados. Es la paradoja de los proyectos. los procesos rígidos en "cascada" son arriesgados. Los modernos procesos ágiles, utilizados por las principales empresas web, reducen costes al tiempo que satisfacen mejor las expectativas de los usuarios. Gran parte de la documentación exigida por los procesos gubernamentales es de carácter ceremonial. Aporta poco o ningún valor. Genera retrasos. Aumenta los costes. Aumenta la resistencia al cambio. Sabiduría convencional impregnada de pensamiento heredado.

La gestión de proyectos en cascada presupone una gran previsibilidad. Algunos proyectos de GRP y de TI gubernamentales tienen una previsibilidad relativamente buena. No todos los proyectos de GRP en cascada fracasan. La lista de comprobación GRP ágil o en cascada mejora el Plan de Éxito de la GRP con un análisis de riesgos más detallado. Los 26 elementos del proyecto se ponderan por impacto para proporcionar orientación.

Software empresarial ¿Sabiduría convencional = alto riesgo?

Las administraciones públicas suelen adquirir programas informáticos de planificación de recursos empresariales (ERP). ¿Cuándo es apropiado para la administración pública un software ERP concebido para el sector privado? En un proveedor de GRP, creemos que ERP rara vez es apropiado para la gestión financiera gubernamental básica. Muchos observadores sugieren que FreeBalance es un proveedor de ERP al ofrecer sistemas integrales de registro para la administración pública. Nuestro punto de vista es que para ser ERP, los fabricantes necesitan tener soluciones para "empresas" (negocios con ánimo de lucro), apoyando a más de un mercado vertical. Nosotros no vendemos a empresas, y nuestra misión social es ayudar a las administraciones públicas.
En el plan de éxito de la GRP están implícitos factores de riesgo basados en el tipo de solución seleccionada por los gobiernos: solución genérica horizontal, ERP, GRP y desarrollada a medida. Esto no quiere decir que los factores de riesgo de la ERP no puedan mitigarse. El Blueprint ayuda a articular este riesgo. Así que, si está convencido de que la ERP es el camino a seguir para su gobierno, utilice el Blueprint. No tiene por qué ser una víctima de un fallo de ERP¡! Para empezar, asegúrese de que la decisión de adquirir La ERP no tiene que ver con el estatus y las aspiraciones - de señalizacióny no de mejorar la eficacia del gobierno.
La GRP difiere de la ERP:

1. GRP se diseñó exclusivamente para la administración pública y el software sólo es aplicable en el sector público, mientras que ERP se diseñó inicialmente para el sector privado y se vende en muchos mercados verticales, o industrias, incluida la administración pública.
2. El software GRP se Diseñado con conciencia presupuestaria incorporada para todos los módulos con contabilidad de compromisos integrada. mientras que el ERP ha añadido la contabilidad de compromisos y la mayoría de los módulos ajenos a los financieros no tienen en cuenta el presupuesto
3. El software GRP, por su diseño centrado únicamente en la Administración, aprovecha configuración como mecanismo principal para satisfacer las necesidades de la Administración, mientras que ERP aprovecha la personalización del código para satisfacer las necesidades únicas de la Administración.
4. Los proveedores de software de GRP utilizan terminología gubernamental y del sector público, mientras que los proveedores de ERP utilizan terminología del sector privado como "clientes" y "gestión de la cadena de suministro".
5. Los proveedores de software de GRP diseñan sistemas abiertos para la sostenibilidad financiera, mientras que los proveedores de ERP tienden a aprovechar tecnología heredada y sistemas propietarios para bloquear gobiernos en su software
6. Los proveedores de software de GRP optimizan los procesos de implantación para el contexto de los gobiernos, mientras que los proveedores de ERP dependen de terceros para las implantaciones.

¿Son los grandes proyectos informáticos gubernamentales sólo grandes proyectos informáticos?

Y, ¿pueden las metodologías genéricas de proyectos funcionar en la administración pública? A veces.
Las implantaciones informáticas gubernamentales son más difíciles. En particular, la GRP. Las diferencias incluyen:

• Reforma jurídica - Necesidad de una reforma legal para adoptar prácticas más modernas - los gobiernos no pueden adoptar muchas prácticas sin cambios en la legislación (y, las leyes cambian con el tiempo, exigir la actualización de los sistemas de GRP)
  • El Plan de Éxito del GRP examina el estado actual de la reforma de la gestión de las finanzas públicas y las aspiraciones del Gobierno para predecir la huella de la futura reforma.
• Tecnología heredada - mayor proporción de tecnología heredada en las administraciones públicas que en las empresas, lo que complica la modernización informática y la migración de datos
  • El Plan de Éxito de GRP evalúa la infraestructura y los procesos informáticos (FreeBalance Advisory Services dispone de un servicio de evaluación de GRP que examina todos los sistemas financieros y la infraestructura informática y evalúa los riesgos).
• Gestión del cambio organizativo - la resistencia al cambio con las nuevas tecnologías y procesos es alta en los gobiernos - el cambio tiene una mayor percepción del riesgo en el sector público, sobre todo cuando cambian las descripciones de los puestos de trabajo y, más aún en economías emergentes
  • El Plan de Éxito del GRP aprovecha los datos sobre la preparación para el cambio y las características del liderazgo

La gestión del cambio organizativo y la complejidad de la gestión de proyectos informáticos en la administración pública:

• Política - el impacto de las preocupaciones políticas añade complejidad, los políticos quieren quedar bien
  • El Plan de Éxito del GRP hace un seguimiento de la gobernanza, la estabilidad y los facilitadores socioculturales
• Líneas de negocio - Los gobiernos operan en muchas más "líneas de negocio" que los conglomerados, tienen requisitos mucho más diversos
  • El proyecto GRP Success Blueprint evalúa el alcance del proyecto y si éste es realista.
• Planificación - la planificación y los presupuestos son directrices en la empresa, la ley en el gobierno
  • El plan de éxito de GRP aprovecha Gasto público y responsabilidad financiera (PEFA) para determinar las capacidades de planificación
• Gestión del rendimiento - Las empresas tienen un objetivo final: el beneficio (o la pérdida), mientras que los gobiernos
  • El Plan de Éxito del GRP examina la madurez de la presupuestación por programas y por resultados, y la integración de los sistemas financieros con los objetivos del gobierno

Otros características desafiantes de la TI gubernamental incluyen:

• Presupuestos anuales: Aunque los gobiernos planifican a lo largo de muchos años, la atención fiscal se centra siempre en el presupuesto anual. Esto hace que se piense más a corto plazo, en ahorrar dinero en un solo ejercicio fiscal a expensas de los beneficios a largo plazo. Esto crea cada vez más deuda técnica en los gobiernos.
• Sistemas heredados: Pensar a corto plazo suele llevar a reducir las inversiones en nuevas tecnologías, lo que lleva a invertir más en "mantener las luces encendidas"y la necesidad de proyectos "big bang" para modernizar los sistemas.
• Múltiples partes interesadas: "Debido a la naturaleza compleja e interconectada de la Administración, incluso los proyectos pequeños cuentan con múltiples interesados de distintos organismos." Esto genera incentivos contrapuestos y enturbia la gobernanza del proyecto.
• Centrarse en los procesos antiguos: La resistencia al cambio en la Administración crea situaciones en las que se espera que los nuevos sistemas funcionen como los antiguos, aunque éstos hayan demostrado su ineficacia. "En esencia, se acaba automatizando una forma tonta de hacer las cosas sin conseguir ninguna mejora operativa real.."
• Falta de incentivos empresariales: La naturaleza del empleo en el sector público significa que el rendimiento de los proyectos a menudo tiene poco que ver con el rendimiento de la carrera profesional, donde "La consideración política puede desempeñar un papel más destacado a la hora de tomar la decisión de iniciar un proyecto o de evitar la finalización anticipada de proyectos fracasados."
• Triángulo del Diablo con esteroides: Las empresas de integración de sistemas ganan grandes proyectos informáticos llave en mano. Los fabricantes o los productos de hardware y software utilizados en el proyecto rara vez forman parte de la estructura de gobierno. Esto crea un entorno en el que los integradores de sistemas tienen incentivos para mejorar los ingresos mediante aumentos del alcance y los fabricantes empiezan a ver a los integradores como clientes principales. Tiempo y material "Los proyectos casi siempre se salen del presupuesto y del calendario previsto, ya que los contratistas tienen incentivos claros para facturar al Gobierno todo lo que puedan.."

La buena noticia

Su gobierno puede gestionar el riesgo de los GRP y de los grandes proyectos de TI.

Cómo convertirse en usuario beta de GRP Success Blueprint

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