Boas Práticas de GFP
Como um dirigido de propósito organização, a FreeBalance está empenhada em desenvolver a capacidade de Gestão Financeira Pública (GFP) em todo o mundo. Uma das formas de o fazermos é através da partilha de boas práticas que os governos podem seguir nas suas viagens de reforma da GFP.
Esta é a primeira nota prática e descreve métodos de cálculo do Custo Total de Propriedade (TCO) para Sistemas Integrados de Informação de Gestão Financeira (IFMIS), tais como a solução de Planeamento de Recursos Governamentais da FreeBalance, a FreeBalance Accountability Suite™.
Qual é o Custo Total de Propriedade?
O custo total de propriedade (TCO) é o preço de compra de um bem mais os custos e despesas a longo prazo incorridos durante a vida útil do produto e a sua eliminação final. No caso de uma implementação IFMIS, isto inclui custos de consultoria inicial, custos de equipamento e infra-estruturas, custos de software e licenças, e custos internos, tais como formação.
O TCO é um conceito crítico devido ao elevado risco de Falha informática no sector público e na alta Falha do ERP taxa no governo . O controlo dos custos de actualização, retenção de funcionários, encargos de personalização e consumo de electricidade é um sistema de alerta precoce para falhas informáticas. E, o TCO diz-lhe se o seu projecto GRP é financeiramente sustentável.
Porque é que o TCO é importante?
Os governos implementam Planeamento de Recursos Governamentais (GRP) ou software de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP) para melhorar a Gestão Financeira Pública (GFP), a disciplina fiscal, a eficiência governamental e Relação custo-benefício (V4M) na prestação de serviços aos cidadãos. No entanto, o custo inicial do IFMIS pode não reflectir o TCO suportado pelas organizações governamentais.
Muitas organizações governamentais não conseguem calcular os muitos custos internos a longo prazo incorridos para utilizar, gerir e manter o software ERP ao longo de muitos anos, mas este é um elemento chave da disciplina fiscal da V4M. O TCO é fundamental para a sustentabilidade financeira porque a reforma da GFP é um processo contínuo. Por conseguinte, os governos devem considerar mais do que a manutenção de um "estado estável" e devem calcular os custos da modernização progressiva e transformação digital.
O custo médio por categoria do software empresarial difere entre os analistas, dependendo da exaustividade dos dados, das definições de categoria e da duração analisada. No entanto, os estudos mostram que a consultoria para a implementação tende a ser o custo mais elevado.
A Realidade do TCO
A análise do TCO dos sistemas IFMIS revela alguns factos chocantes:
- Alta implementação custos que vão desde um 1:1 no sector privado para 3:1 a 15:1 no sector público com exemplos em que os serviços excederam significativamente outros custos.
- TCO médio medido a mais de $50,000 por utilizador num analista estudo tornando isto um custo material para os orçamentos governamentais. Os governos são legalmente "orientados para o orçamento", onde o TCO elevado e custos inesperados podem exigir orçamentos suplementares ou a extracção de fundos de outras prioridades.
- Custos de manutenção elevados que têm origem na manutenção de códigos complexos e na resolução de problemas, e actualizações difíceis que podem aumentar o TCO após a implementação inicial.
- Elevados custos de actualização aumentar o TCO onde as actualizações do ERP são estimadas em ½ o valor da taxa de licença original e 20% dos custos de implementação original. Os peritos advertem que as organizações devem esperar pagar até três vezes o custo do software ERP original para actualizar para novas tecnologias.
- Custos de risco inesperados com uma variação média de implementação do ERP de dois e quatro meses em relação ao previsto num estudo, 230% de prazo num outro estudo, e até 80% de ERP excedem as estimativas de tempo e orçamento num terceiro estudo.
- Custos adicionais de sustentabilidade para a retenção e certificação do pessoal. Algumas soluções ERP têm dispendiosos cursos de formação funcional e técnica necessários para certificar o pessoal do governo. Os funcionários públicos alavancam frequentemente esta certificação para se juntarem a empresas privadas, o que significa que os governos precisam de programas para reter talentos e evitar esta fuga de cérebros.
Custos de aquisição do IFMIS
- Interno custos de pessoal e taxas de consultoria para a análise das necessidades e o desenvolvimento e manutenção de um pedido de proposta. Custos de aquisição, incluindo a contratação de peritos financeiros e informáticos ao longo de todo o processo. Os ciclos de aquisições governamentais para o GRP tendem a ser longos.
- Informática hardware, rede e largura de banda necessária para a infra-estrutura informática de apoio ao GRP. Isto inclui locais de recuperação de desastres, centro de testes, fornecimento de energia fiável e contratos de telecomunicações a longo prazo. Isto inclui também os custos de pessoal para aceitar carregamentos de equipamento.
- Middleware software incluindo segurança, base de dados, balanceamento de carga, sistemas operacionais e ferramentas de gestão de sistemas necessários para apoiar a implementação.
- Software custos da licença são normalmente baseados no número de utilizadores (nomeados ou simultâneos) ou na dimensão do governo.
Custos de implementação do IFMIS
- Custos de gestão do projecto incluindo funcionários dedicados a projectos, gabinete de gestão de programas, comunicações e reuniões.
- Instalação, aprovisionamento e instalação do software GRP e middleware.
- Custos de pessoal interno e custos de consultoria para articular o actual processos empresariais, requisitos legais, formulários e requisitos de relatórios e para gerir o antigo e o novo sistemas em paralelo.
- Custos de pessoal interno e custos de consultoria para quaisquer alterações aos processos actuais exigidos pelo software ou boas práticas. Isto poderia incluir reengenharia de processos empresariais e formação adicional de pessoal.
- Custos de conversão de dados incluindo a garantia de qualidade. Isto também pode incluir análise da integralidade dos dados onde a informação que não se encontra no sistema actual precisa de ser descoberta a partir de outras fontes.
- Custos de configuração e personalização, normalmente realizado por consultores externos ou fornecedores de software. Isto abrange a adaptação do software principal e a integração, relatórios e formulários.
- Custos de pessoal interno e consultores para pilotagem, análise e testes de aceitação seguindo processos de garantia de qualidade.
- Técnico formação para middleware, redes, computadores e gestão de sistemas. Formação funcional para utilizadores de GRP.
- Desenvolvimento de qualquer documentação especial ou guias do utilizador que descrevem os processos governamentais e como estes são realizados dentro do software.
- Fases adicionais de implementação podem ocorrer, tais como a adição de módulos de software adicionais, mais utilizadores ou novas entidades governamentais.
Custos IFMIS em curso
- Custos de manutenção para toda a compra de hardware e software, o que inclui o apoio ao cliente do fornecedor. Este é tipicamente um contrato anual.
- Pessoal governamental actuando como apoio de primeira linha para equipamento e software. Isto também inclui a gestão de casos para localizar bugs e melhorias, mantendo a relação com o fornecedor.
- Sintonização do sistema de bases de dados, sistemas operativos e redes à medida que o número de transacções aumenta.
- Mudanças para configuração e personalização de relatórios ou formulários realizados por pessoal interno ou consultores.
- Centro de dados largura de banda, telecomunicações, electricidade e custos de aluguer/arrendamento/espaço.
- Novo processamento do ano fiscal incluindo a transferência de fundos do ano anterior efectuada por pessoal interno ou consultores.
- Custos de actualização associados à mudança para versões mais recentes de software. Isto inclui a gestão da mudança para assegurar que qualquer personalização realizada na versão anterior seja adicionada à seguinte, com testes de aceitação total.
Custos ocultos do IFMIS
Os custos totais mudam ao longo do ciclo de vida da utilização do PRFV quando os custos de implementação são superiores aos de um ano adicional de 'estado estável'. Os custos adicionais por ano podem ser aumentados devido a actualizações de software, modernização governamental e custos inesperados.
- Perda de produtividade uma vez que os sistemas são geridos em paralelo
- Custos implícitos no empregado curva de aprendizagem
- Redução da eficiência acrescentando as chamadas "melhores práticas" que acrescentam complexidade aos processos existentes
- Gestão de mudanças custos para novos regulamentos governamentais e formação sobre processos dentro do software
- Catástrofe, perda de dados, perturbação de negócios através da implementação tardia ou de falhas do sistema, incluindo auditorias e relatórios de perturbações
- Taxas de viagem e despesas de conferência e formação dos utilizadores para se manter a par das alterações de software
- Auditorias de licenças em que o fornecedor exige pagamentos adicionais
- Opções de manutenção pode exigir pagamentos adicionais para alcançar o serviço necessário para superar problemas
- Acréscimos inesperados quando a carteira de produtos não satisfaz todos os requisitos
- Mudanças de middleware tais como sistema operativo ou bases de dados fora do período de actualização do sistema GRP
Impactos do TCO para os Governos
As implementações de software de empresas governamentais são mais complexo:
- Muitas mais linhas de negócio através de um governo nacional ou sub-nacional, do que conglomerados empresariais
- Elevadas restrições de capacidade humana em tecnologia, projecto, e conhecimento funcional
- Gestão de desempenho mais complexa estruturas e planeamento porque o governo não tem um resultado final como lucro ou perda
- Maior diversidade de práticas devido a requisitos legais
- Planeamento mais complexo através de orçamentos plurianuais que criam controlos em sistemas de contabilidade de compromissos
- Preocupações políticas significativas para implementações no sector público
A adaptação dos sistemas ERP do sector privado para o governo aumenta o montante de personalização necessário para apoiar os processos legais e as normas financeiras do sector público. Em comparação, o software GRP que, pela sua concepção, se concentra apenas no governo, alavanca a configuração como o principal mecanismo para satisfazer as necessidades do governo.
A personalização do código vem com custos elevados e futuro desafios de adaptabilidade tudo isto gera dívida técnica.
A maior pegada técnica dos sistemas ERP significa exigir múltiplos computadores e servidores de aplicações e consumir grandes quantidades de espaço em disco que aumentam o TCO para além do custo inicial. A sofisticação da maior pegada técnica também requer mais apoio interno, melhores ferramentas de software e maior capacidade técnica.
No entanto, o sector público tem frequentemente uma capacidade técnica inferior, especialmente nos países em desenvolvimento. O desenvolvimento desta capacidade aumenta o TCO. Algumas aplicações ERP requerem conhecimentos técnicos significativos para implementação e apoio, incluindo gestão de sistemas e afinação de bases de dados, requerendo muitas vezes consultores externos contratados permanentemente.
Além disso, a menor capacidade funcional contabilística do serviço público em alguns países pode exigir formação adicional em GFP. Alguns sistemas são concebidos para uma contabilidade de exercício mais complexa enquanto outros sistemas têm processos empresariais complexos que devem ser seguidos pelos funcionários públicos.
Outros factores a considerar
Pegada de pé: a pegada de hardware e largura de banda, incluindo serviços de replicação, pode aumentar significativamente os custos de espaço, equipamento e electricidade.
Alavancagem: a importância do mercado governamental para o fabricante de software é fundamental para assegurar que as actualizações de produtos satisfazem as necessidades emergentes, caso contrário os custos de personalização aumentam ano após ano.
Governação: muitos projectos GRP criam estruturas de governação com empresas de Integração de Sistemas mas sem o fabricante de software. Isto reduz o compromisso do fabricante de satisfazer as necessidades governamentais ao longo do tempo.
A nossa análise mostra que o TCO para sistemas GRP, tais como o FreeBalance Accountability Suite™ é em média 225% inferior ao software concebido para o sector privado, tal como o ERP.
Gestão do risco
Uma abordagem de gestão do risco identifica factores de risco, apetite de risco e estratégias de mitigação do risco. Os elementos a considerar no desenvolvimento de uma abordagem de gestão de risco do governo devem incluir a capacidade organizacional, a relação de sucesso dos fornecedores, e o grau de personalização esperado. As estratégias de atenuação do risco também acrescentam custos a um projecto IFMIS.
Estes factores de risco podem ser utilizados para calcular uma superação orçamental esperada e devem ser considerados ao determinar o TCO potencial para qualquer aquisição de software.
Conclusão
Boas Práticas em Considerações sobre TCO
A recomendação da FreeBalance aos governos que estão a considerar as implicações de custos de uma transformação digital e modernização do seu IFMIS é lembrar que existem muito poucas "melhores práticas" mas muitas "boas práticas" na Gestão das Finanças Públicas.
Os governos devem, portanto, ter em conta as reivindicações dos vendedores e, em vez disso, considerar:
- A gestão de risco abordagem baseada na experiência da indústria em projectos semelhantes
- A extensão do necessário personalizaçãoo nível de compromisso pelo fabricante do software para o mercado governamental e o cliente pode ser utilizado para calcular as ultrapassagens orçamentais previstas e alguns custos ocultos podem ser estimados.
- Governação estruturas e alavancagem com o fabricante do software deve ser incluído no cálculo do risco.
- A abordagem de projecto a longo prazo devem identificar o aumento dos custos anuais por parte do fornecedor. O caminho de actualização da versão e as políticas de actualização do fornecedor devem ser interrogados para identificar custos futuros.
- O plano de projecto de vários anos deve funcionar como contributo para o orçamento de TI.
- Os custos de personalização para a implementação inicial devem ser utilizados como âncora para calcular futuras actualizações e alterações de personalização de software. Devem ser utilizados números da indústria para a duração média das actualizações.
Além disso, a experiência do governo com fornecedores de software deve ser modelada para determinar os custos esperados de implementação e manutenção. E uma abordagem chave-na-mão deve ser utilizada para comprometer um único fornecedor ou consórcio a assumir um calendário de preços fixos.
Por último, a retenção e a rotatividade dos empregados devem ser analisadas e estes custos internos devem ser modelados como parte do cálculo do TCO. Isto inclui os custos esperados para a formação e certificação adicionais.
FreeBalance Accountability Suite™
A FreeBalance tem trabalhado ao lado do sector público durante quase 40 anos para desenvolver e fornecer soluções de software governamentais que apoiam a reforma e modernização da GFP.
O FreeBalance Accountability Suite™ é uma solução comercial de prateleira, GRP, que cobre todo o ciclo orçamental e gere todos os sistemas fiscais críticos do governo. A FreeBalance Accountability Suite™ está disponível em seis configurações de base para satisfazer diferentes requisitos GRP.
Toda a carteira FreeBalance é construída sobre o FreeBalance Accountability Platform™uma plataforma baseada na web, alimentada por Java, concebida exclusivamente para a gestão financeira governamental. A plataforma suporta modelos de implementação centralizados, descentralizados ou híbridos.
- Design pós-moderno
Design pós-moderno através da facilidade de integração, configurabilidade massiva e flexibilidade no local, nuvem privada, nuvem pública, nuvem comunitária e suporte de serviços partilhados - Web Nativo
Web Native utilizando normas web internacionais, nenhum código de software antigo implantado através da web e nenhuma camada de tradução web - Sistema Aberto
Sistema aberto que apoia infra-estruturas comerciais e de fonte aberta robustas através de padrões industriais reconhecidos, proporcionando mais escolhas - Desenho Unificado
Desenho unificado através da reutilização de componentes em todas as aplicações, gestão centralizada de metadados, com facilidade de relatórios - Altamente extensível
Elevado suporte de funções adicionais e desenvolvimento personalizado graças a uma Arquitectura Orientada para Serviços (SOA) e reutilização de componentes através de aplicações - Activação Progressiva
A activação progressiva permite futuras alterações de configuração, modernização de processos, descentralização fiscal, e adição de módulos adicionais
FreeBalance TCO
Para assegurar um baixo custo total de propriedade, a FreeBalance Accountability Platform™ proporciona muitas eficiências para o governo, o que significa uma melhor relação custo-benefício para os contribuintes.
Abordagem Modular
A capacidade de adicionar módulos ao longo do tempo permite aos governos implementar funções críticas com base no contexto do país. Esta abordagem representa um caminho mais rápido para uma boa relação custo-benefício e permite activação progressiva - activação contínua e sustentada da funcionalidade GFP necessária com base nas necessidades de governação do país.
Activação Progressiva
Embora haja um consenso geral de que a GFP e a reforma institucional são fundamentais para melhorar a governação, o ritmo das reformas abranda frequentemente devido à incapacidade dos sistemas de informação de se adaptarem às novas necessidades.
O ritmo da reforma da GFP precisa de ser sustentável para ter melhorias duradouras na governação e o IFMIS utilizado deve permitir, em vez de impedir, a reforma. Embora tenham existido numerosas Falhas do ERP no governo, a FreeBalance Accountability Suite™ tem uma taxa de sucesso comprovadamente mais elevada.
Mínimo apoio informático
A pegada técnica optimizada da FreeBalance Accountability Platform™ reduz a carga sobre as TI para gerir sistemas informáticos, redes e software de middleware.