Como evitar o fracasso do FMIS Procurement
Como um Gestão das Finanças Públicas (PFM) e Planeamento de Recursos Governamentais (GRP) especialista, FreeBalance tem trabalhado em centenas de propostas de aquisições governamentais. Compreensivelmente, os governos estão hesitantes quando se trata da implementação de um Sistema de Informação de Gestão Financeira (FMIS), uma vez que existem riscos indiscutíveis para o projecto. Muitas vezes isto resulta em processos de aquisição complexos que reduzem ostensivamente o risco, contudo, na realidade, torna-se uma tragédia grega: no processo de redução do risco de fracasso, o fracasso torna-se uma certeza.
Neste blog partilhamos as nossas aprendizagens da primeira fila com um conjunto de considerações que os governos devem incluir nas suas reflexões quando planeiam um sistema de informação de gestão financeira aquisição e implementação.
Quais são os Problemas Comuns de Compras do FMIS?
Os problemas mais comuns estão ligados às práticas de "atenuação do risco" que os governos utilizam nos processos de aquisição do FMIS, nomeadamente:
- A utilização de consultores externos para construir os requisitos do concurso
- Estrito especificações de funcionalidade
- Stringent gestão de projectos metodologias e marcos
Cada um deles está repleto do seu próprio conjunto de riscos.
Consultores externos
Ao contratar consultores externos para construir os requisitos do concurso, reconhecer que o
- Pode não ter o pleno Contexto GFP no seu governo, especialmente sobre práticas informais
- Confie em entrevistar funcionários públicos, alguns dos quais podem ser resistentes à mudança
- Alavancar avaliações externas como Despesas Públicas e Responsabilização Financeira (PEFA) que podem já não ser exactas
- Ter experiência que terá criado preconceitos e preconceitos que podem não se aplicar ao seu governo
- Pode não estar familiarizado com diferentes Tipos de soluções FMIS que são apropriados para o seu governo
- Raramente possui proficiência tanto em GFP como em TI, o que leva a requisitos contraditórios
- Muitas vezes copia requisitos de outros concursos que podem não ser apropriados para o seu país
Funcionalidade FMIS
Ao conceber os requisitos FMIS, reconheça isso:
- Muitas "melhores práticas" de GFP podem ser inadequadas para o seu governo - enquanto muitos requisitos podem estar ancorados em processos herdados inadequados que deveriam mudar
- Algumas implementações 'rasgam e substituem' demasiados sistemas legados demasiado depressa
- Muitos vendedores podem não estar dispostos a concorrer se o concurso tiver requisitos vagos e quando os requisitos não estão ligados a objectivos governamentais claros
- Os requisitos tornam frequentemente os vendedores não conformes mesmo que estes possam satisfazer plenamente todas as necessidades subjacentes
- Algumas alterações aos processos de GFP exigem uma reforma legal enquanto outras não - esta distinção não entra muitas vezes na concepção
- O nível de precisão e precisão dos requisitos raramente é bom, muitas necessidades são expostas durante a implementação
- Alguns requisitos são demasiado rígidos enquanto outros são tão vagos que o alcance não é bem compreendido, levando a preços de oferta elevados devido à percepção de riscos
- Os requisitos de profundidade diferem frequentemente, com algumas funções críticas das finanças públicas descritas a um nível demasiado elevado
- Há limites para o montante de mudança e reforma que podem ser consumidos pelos governos em períodos de tempo definidos
- O seu governo poderia também sofrer de cansaço das reformas e ser incapaz de manter o ritmo de mudança
- As fases da reforma da GFP e dos sistemas financeiros poderiam estar fora da sequência das necessidades reais do governo
- A concepção do projecto deixa por vezes pouco espaço para desenvolvimento de capacidades e gestão da mudança - factores muito críticos para o governo
- As infra-estruturas de TI existentes são inadequadamente descritas levando a problemas inesperados de desempenho e fiabilidade
- Middleware dispendioso e sistemas proprietários são frequentemente preferidos na concepção em vez de sistemas abertos e de código aberto que dão ao governo mais escolha
- Reforma e modernização pós-implementação raramente é considerado na análise de concursos que conduzem ao FMIS que não pode apoiar a modernização
- Modularidade, nuvem destacabilidade, metadados gestão e extensibilidade são também raramente considerados na análise de concursos que limitam a flexibilidade para responder a novos requisitos
Gestão de Projectos
Ao especificar a metodologia e os marcos, reconheça isso:
- A maioria dos vendedores tem metodologias comprovadas que não se alinhará necessariamente com o especificado num concurso
- Os peritos qualificados lutam para implementar quando as metodologias dos fornecedores não estão sintonizadas com o governo e o fornecedor tem conhecimentos limitados no sector público
- As equipas de projectos governamentais por vezes desconhecem as boas práticas de gestão de projectos
- Os processos de cascata e as abordagens do "big bang" estão associados a taxas de sucesso fracas, enquanto ágil os processos estão associados a boas taxas de sucesso
- Contratos inflexíveis levam a vendedores que trabalham para o contrato, e não para as verdadeiras necessidades do governo
- Código personalização está associado à diminuição do tempo de obtenção de resultados e ao aumento dos custos a longo prazo ou Custo total de propriedade
- Alguns fabricantes de Commercial-Off-The-Shelf (COTS) fazem afirmações imprecisas e extravagantes sobre a facilidade de adaptabilidade com pouca personalização
- A separação da perícia em silos, como tesouraria, aquisições, software e consultores de TI leva frequentemente a silos e implementações desconectadas
- O incentivo para alguns fornecedores de integração de sistemas é aumentar a facturação através da personalização desnecessária do código ou da geração de grandes quantidades de documentação
Conclusão
O resultado final é que ao adquirir um sistema de gestão financeira os governos devem permitir aos consultores compreender melhor as suas necessidades, determinar o que é mais importante para o sucesso, definindo as necessidades críticas ligadas ao contexto do governo e do país, e alavancar as práticas de implementação utilizadas com sucesso nos governos que partilham circunstâncias semelhantes.
Ver o nosso próximo blogue para recomendações sobre a forma de ultrapassar as questões aqui levantadas
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