O que é melhor para a Administração Pública - ERP ou GRP?
Cada vez mais governos procuram na tecnologia soluções para os seus desafios mais prementes em matéria de gestão das finanças públicas (GFP). Um Sistema Integrado de Informação sobre Gestão Financeira (IFMIS) torna a gestão das finanças públicas mais eficiente, eliminando os processos manuais. Estes sistemas de gestão financeira da administração pública são geralmente construídos utilizando Planeamento de recursos empresariais (ERP) ou Planeamento de Recursos Governamentais (GRP) - como o software FreeBalance Accountability Suite™.
Com um IFMIS, os governos podem aplicar regras fiscais e controlos financeiros, reduzir erros e melhorar a segurança dos dados. Mas com tantas opções no mercado actual, que tipo de solução é melhor para um governo - ERP ou GRP?
Como escolher um software ERP governamental para o seu ministério, departamento ou agência governamental
Os governos que pretendem modernizar o seu sistema de orçamentação têm várias opções para implementar um IFMIS. Estas opções enquadram-se geralmente em duas categorias - construção a partir do zero ou aquisição de um sistema comercial de prateleira (COTS).
Um sistema totalmente personalizado pode ser desenvolvido internamente no governo, ou externamente, através de um fornecedor privado. Também é possível adaptar um IFMIS existente de outro governo. Um sistema personalizado é feito à medida para satisfazer as necessidades do governo. No entanto, porque é construído a partir do zero, pode ser caro e está sujeito a atrasos, tornando-o uma opção pouco atractiva para aqueles que procuram melhorias imediatas. Além disso, a dependência de programadores com determinadas competências pode tornar-se um ameaça à continuidade ao longo do tempo.
Devido aos riscos e custos significativos do desenvolvimento de um IFMIS à medida, muitos governos optam por adquirir um sistema pronto a usar. Commercial-Off-The-Shelf (COTS). Estes produtos COTS são frequentemente designados por sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP). O software ERP é um sistema informático integrado utilizado para gerir uma empresa. Recolhe, agrega, armazena, gere e analisa os dados da empresa. A aplicação integra todas as várias funções e unidades da empresa. O ERP teve origem no sector da indústria transformadora como uma ferramenta para maximizar o lucro através da identificação e redução de ineficiências nos processos de produção e distribuição de uma empresa.
O que é o Software ERP para a Administração Pública?
Como funciona o software ERP para a administração pública?
Sendo um sistema originalmente concebido para ser utilizado no sector privado, O ERP não é uma solução perfeita como um IFMIS governamental. As características integradas de um ERP correspondem às necessidades das empresas privadas, não das administrações públicas. Apesar de os vendedores apresentarem estes sistemas como Software ERP para a Administração Pública, continuam a ser apenas ERP. Ao contrário das empresas, as administrações públicas não podem adoptar muitas destas funções integradas porque podem entrar em contradição com as políticas e os quadros jurídicos existentes. Por conseguinte, personalização alargada é necessário para a implantação de um software ERP para a administração pública.
A personalização do software ERP da administração pública conduz a custos adicionais e a atrasos no projecto. O fornecedor de ERP terá de analisar, traduzir e mapear os requisitos da administração pública para as funcionalidades existentes do seu sistema. Na maioria dos casos, estes fornecedores de ERP não estão habituados ao ritmo de mudança das administrações públicas. Ao contrário do sector privado, onde as mudanças nos processos empresariais são quase instantâneas, a reengenharia de processos na administração pública é significativamente mais lenta devido às várias regras e políticas que sustentam as práticas existentes. Os fornecedores de ERP não têm nem a experiência nem os recursos dedicados para acompanhar a gestão da mudança necessária para implementar com êxito um sistema ERP da administração pública.
Os sistemas ERP são também demasiado complicados para serem utilizados e mantidos pelas administrações públicas. Estes sistemas exigem que os utilizadores possuam competências técnicas muito específicas e, uma vez que são normalmente construídos com base em código proprietário e antigo, a sua manutenção é difícil e dispendiosa.
Leia: Falhas do ERP no Governo
Assim, se um sistema personalizado demora demasiado tempo a desenvolver e se o software ERP para a administração pública COTS exige uma personalização e manutenção demasiado dispendiosas, que outras opções existem?
O que é o Planeamento de Recursos Governamentais?
A Planeamento de Recursos Governamentais (GRP), como o sistema FreeBalance Accountability Suite™ é essencialmente um software ERP para a administração pública. Ao contrário de um ERP convencional, todas as características do GRP, incluindo futuras actualizações, correspondem às funções existentes de um governo. Não tem o inchaço desnecessário dos ERP, pelo que, em vez de personalizações dispendiosas, os módulos GRP apenas requerem configuração. Com uma definição adequada dos requisitos, um GRP pode ser configurado e implementado numa fracção do tempo e do custo necessários para personalizar um ERP.
Leia: Porque é que as implementações do IFMIS GRP são diferentes?
O software de planeamento de recursos governamentais (GRP) tem em conta o orçamento
Software GRP está atento ao orçamento. Fala a linguagem de PFM. Esta é a maior vantagem do GRP em relação ao ERP. Baseia-se nos elementos essenciais da GFP, como o Plano de contasO orçamento e o razão geral. Este princípio baseia-se no entendimento de que cada projecto e actividade na administração pública é um factor de custo ligado a uma fonte de financiamento. Por conseguinte, todas as acções da administração pública podem ser rastreadas até ao orçamento que as sustenta. O GRP centra-se na gestão de um orçamento e associa todas as suas funcionalidades a este objectivo principal. É simples mas suficientemente flexível para lidar com as sofisticadas regras financeiras e práticas orçamentais das administrações públicas.
Vantagens do software GRP
Obter o sistema correcto, implementá-lo eficazmente e assegurar a gestão local da solução tem muitas vantagens. benefícios e é um factor essencial para uma reforma sustentável da GFP, incluindo:
- Transparência e responsabilização para reduzir fraude e corrupção
- Melhoria da afectação de orçamentos
- Melhorado despesas eficiência e eficácia
- Mais credível orçamentos
- Melhoria da situação orçamental disciplina
Além disso, o custo total global da implementação de um Solução GRP é significativamente menor do que a adopção de um ERP, porque a abordagem de configuração significa que as implementações são mais rápidas.
