Agile para uma modernização sustentável na administração pública

Posted on 5 de junho de 2019 em Transformação Digital do Governo, PFM

A gestão ágil de projectos e o desenvolvimento de produtos são uma abordagem sustentável para a modernização da administração pública?

Trata-se de um ponto de inflexão da prática tecnológica. Amplamente adoptada pelos gigantes da tecnologia, a maioria das equipas e projectos de desenvolvimento adopta agora metodologia ágilenquanto as abordagens puramente em cascata são uma minoria. Descobrimos que o agile pode ser particularmente eficaz na gestão da mudança.
O método ágil é adequado para a administração pública? O ágil pode ser ampliado e expandido? A dinâmica ágil pode crescer?
A nossa experiência mostra que o método ágil é financeiramente e reformalmente sustentável para implantações complexas de software empresarial na administração pública.
Os processos ágeis promovem o desenvolvimento sustentável de acordo com Manifesto Ágil princípios. O objetivo desta entrada no blogue é explorar a forma como a agilidade permite a sustentabilidade na reforma e modernização da administração pública.
Alguns pontos importantes sobre o estado do ágil:

• Agile é mais do que desenvolvimento de software, técnicas como Kanban abranger todos os tipos de projectos
• Técnicas ágeis para o desenvolvimento de países, como Adaptação iterativa orientada para os problemas (PDIA)tornaram-se correntes
• O Agile pode ser aplicado à adaptação do software ao longo do tempo, embora as abordagens informáticas bimodais para a manutenção de sistemas sejam mais adequadas
• O Agile pode incluir uma série de técnicas, tais como pensamento de design, DevOpse Scrum

Como podemos medir a sustentabilidade?

Há uma razão para chamarmos a este blogue "o blogue da sustentabilidade". Muitos sistemas de Planeamento de Recursos Governamentais (GRP) tornaram-se financeiramente insustentáveis. Outros sistemas de GRP não conseguiram adaptar-se à legislação de reforma governamental. É por isso que acreditamos que financeiro e reforma A sustentabilidade são os dois elementos a medir em qualquer sistema informático da administração pública, incluindo o GRP.
Sustentabilidade financeira é uma questão de acessibilidade a longo prazo, incluindo:

• Custo total de propriedade (TCO) para todo o ciclo de vida do sistema em 10 ou mais anos, incluindo os custos ambientais (ver apêndice)
• Custos de apoio interno para o pessoal da administração pública manter, apoiar e atualizar os sistemas, incluindo custos adicionais de talento, formação e retenção, que muitas vezes não são incluídos nos cálculos do TCO (ver anexo)
• Dívida técnica sob a forma de potenciais riscos cibernéticos, de resiliência e de integração que podem não ser imediatamente evidentes, incluindo custos ocultos (ver anexo)

Sustentabilidade da reforma tem a ver com a capacidade de os sistemas se adaptarem à reforma governamental:

• Activação progressiva de características incorporadas e configuração para regras de negócio e fluxo de trabalho
• Extensibilidade suportar uma gama mais alargada de funcionalidades através da reutilização do que já existe (o aproveitamento do investimento existente também torna os sistemas mais económicos)
• Escala técnica onde os sistemas podem ser ampliados para suportar mais organizações e mais utilizadores

Os processos ágeis apoiam estas definições de sustentabilidade ao

• Redução dos custos de desenvolvimento, suporte, manutenção e atualização
• Tirar partido dos investimentos existentes através da experimentação
• Identificar rapidamente as limitações dos investimentos actuais
• Identificar quais os processos que beneficiam da agilidade e os que não beneficiam com a abordagem bimodal para gerir custos e riscos
• Alargar a experiência à utilização do método ágil em
• Melhorar a previsibilidade através da medição do progresso da iteração

Qual é o contexto de sustentabilidade do governo?

O contexto de sustentabilidade é diferente no sector público. Estes aspectos devem ser tidos em conta aquando da implementação do Agile na administração pública:

• Maior volume de negócios na função pública do que no sector privado
• Capacidade inferior na função pública do que no sector público
• Mais intervenientes no governo do que nas empresas
• Menos "boas práticas" reconhecidas no governo do que nas empresas
• Mais alterações no governo, através de eleições e revoluções, do que nos negócios
• Mais obstáculos à mudança na administração pública do que nas empresas, devido aos incentivos políticos e à necessidade de reforma jurídica

Perguntam-nos frequentemente se os nossos sistemas e processos são sustentáveis depois de deixarmos um país. Acreditamos que é importante ajudar os governos a obter sistemas e processos auto-sustentáveis. No entanto, não pensamos que abandonar os governos com soluções "chave na mão" após o recebimento do pagamento seja uma abordagem socialmente responsável.
Acreditamos que desenvolvimento de capacidades é socialmente responsável. Acreditamos que a prestação de trabalho operacional ao governo após a implementação deve ser uma exceção. Utilizamos os nossos comité diretor abranger a governação e as tendências de reforma para ajudar os governos a prever as necessidades de reforço das capacidades.
O principal problema de sustentabilidade com que nos deparamos é a perda da apropriação da reforma pelos países. Isto resulta em reformas esporádicas e descoordenadas que funcionam em silos.
Acreditamos que os vendedores e os consultores precisam de encontrar métodos de processo para capacitar a propriedade governamental. Para ajudar os governos a reforma do chumbo. De um modelo push para um modelo pull.

As técnicas ágeis fornecem ferramentas para compreender melhor problemas ao longo do tempo, identificar melhor soluções para o problema e adaptar as soluções ao escala. Por exemplo, o Cartões de Método da Província do Ontário podem ser utilizadas para apoiar uma conceção centrada no utilizador, diagnosticar a preparação digital e articular problemas.
Contínuo aprendizagem é outro benefício ágil que permite a sustentabilidade da solução. Os processos ágeis permitem medições em intervalos curtos. O Agile também permite a experimentação com protótipos e Teste A/B. Esta abordagem científica reduz os custos e optimiza os resultados. O a relação qualidade-preço é maximizada.

Como tem sido a experiência ágil na administração pública?

Os governos chegaram tarde à adoção da agilidade, mas estão agora a testemunhar benefícios significativos. O governo federal dos EUA TechFARHandbook identifica os seguintes benefícios do método ágil:

1. Melhoria do investimento capacidade de gestão e viabilidade orçamental
2. Redução do número total de risco
3. Entrega frequente de capacidades utilizáveis que proporcionam valor aos clientes mais rapidamente
4. Aumento flexibilidade
5. Criação de novas oportunidades para as pequenas empresas
6. Maior visibilidade no desempenho do contratante

Verificará que 5 destes 6 benefícios têm implicações a nível da sustentabilidade:

• A capacidade de gestão através da agilidade reduz os custos de manutenção
• A redução dos riscos através do método ágil reduz os custos ocultos
• A otimização do valor e a maior rapidez na obtenção de resultados através do método ágil aumentam o valor
• A flexibilidade através do método ágil permite soluções que resolvem melhor os problemas
• Visibilidade e transparência no desempenho do contratante e no desempenho interno, aumenta o valor

O Agile na administração pública não se destina apenas a pequenos projectos. O Agile é eficaz em resolver os problemas dos grandes projectos de TI da administração pública. O Serviço Digital dos Estados Unidospor exemplo, superou falhas significativas em projectos de TI através do método ágil, incluindo a estabilização e a melhoria do Healthcare.gov.
O Agile amadureceu para permitir escala. O Scaling Agile tornou-se a norma. Isso inclui estruturas prescritivas como o Scaled Agile Framework (SAFe), o Large Scaled Scrum (LeSS), o Disciplined Agile Delivery (DAD), o Nexus, o modelo Spotify e uma infinidade de outros. Os principais benefícios dos estudos ágeis apontam para a sustentabilidade do processo:

• O SAFe afirma que o tempo de colocação no mercado melhorou 30-75%, a participação dos trabalhadores melhorou 10-50%, a produtividade melhorou 25-75% e a qualidade melhorou 20-50%, o que aponta para um elevado potencial de sustentabilidade
• Um estudo concluiu que as principais vantagens do método ágil são a capacidade de adaptação a processos em mudança (78%) e uma maior colaboração (62%), sendo a sustentabilidade dos processos melhorada através da adaptação a processos em mudança no futuro, com colaboração e trabalho em conjunto
• Um outro estudo concluiu que os principais benefícios do método ágil são a capacidade acrescida de gerir prioridades em mudança (69%) e a visibilidade do projeto (65%), sendo a sustentabilidade do processo melhorada através da adaptação a processos em mudança e da transparência
• Um terceiro estudo concluiu que o principal benefício do método ágil era o reforço da colaboração (54%), em que a sustentabilidade dos processos é melhorada através da colaboração e do trabalho em conjunto

Como tem sido a experiência ágil no desenvolvimento de países?

A Adaptação Iterativa Centrada nos Problemas (PDIA), uma metodologia de desenvolvimento do sector público e dos países, aborda este desafio de complexidade. A PDIA foi desenvolvida pelo Construção das instalações estatais da Harvard Kennedy School of Government. Isto é muito mais do que um exercício académico com numerosos estudos de caso no mundo real. Faz parte do Fazendo o desenvolvimento de forma diferente movimento. Somos grandes fãs do PDIA. Muitos dos nossos executivos frequentaram o Executive Education for PDIA. Muitos dos nossos colaboradores frequentaram cursos PDIA online.
O PDIA é uma abordagem ágil e iterativa. O princípio número 3, experimentar, aprender, iterar, adaptar, mostra que o PDIA é um método ágil. Escalar através da difusão, princípio 4, mostra como o PDIA pode escalar.

Outros aspectos do PDIA que demonstram sustentabilidade incluem:

• Muitos iniciativas de reforma da governação não conseguir sustentado melhorias no desempenho porque as organizações fingem reformar-se alterando o aspeto das políticas e das estruturas organizacionais e não o que efetivamente fazem
• Construir problemas a nível local ... é uma forma mais sustentável porque confere legitimidade aos processos de mudança que, por inerência, geram uma mistura controversa de "vencedores" e "vencidos".
• O PDIA tem como objetivo construir e sustentável amplas coligações de partes interessadas, tanto a nível político como a nível da execução, que trabalham para um objetivo comum.

Como é que o método ágil se alinha com a sustentabilidade do sistema GRP?

A abordagem geral à implementação do GRP é a cascata. A abordagem em cascata parte do princípio de que estes projectos são totalmente previsíveis. Não são nem de perto nem de longe tão previsíveis como os projectos em cascata. O cumprimento rigoroso dos requisitos e especificações do RFP leva a implementações que não resolvem os problemas do governo nem apoiam os objectivos da reforma.
Um documento recente do Banco Interamericano de Desenvolvimento constatou que a tendência é para reforçar a orientação para o utilizador do IFMISA sustentabilidade do sistema é assegurada através de uma maior participação na sua conceção e aplicação (através de comités de utilizadores) e através da melhoria da facilidade de utilização e da prestação de serviços e formação adequados. Estes benefícios estendem-se à sustentabilidade. Em particular, a melhoria da usabilidade reduz a necessidade de formação desnecessária. A formação ágil, "just-in-time", melhora a capacidade funcional e tecnológica.

Onde é que o Agile não ajuda a sustentabilidade?

O Agile não é a solução mágica para a sustentabilidade do GRP. Há algumas restrições a considerar:

• O ágil nem sempre é ágil: muitas metodologias são rebatizado como ágil o que significa que há poucos benefícios em termos de sustentabilidade.
• O sprinting não é sustentávelO método ágil de execução de sprints para entregar mais funcionalidades mais rapidamente deve ser uma exceção.
• É necessário desenvolver capacidades ágeisé necessária uma mudança de cultura, em especial na administração pública, para tirar partido dos benefícios da agilidade, tal como constatado num estudo: apesar da vontade de ser ágil, existe um fosso entre as boas intenções e a capacidade real
• As soluções GRP escolhidas são importantes: alguns softwares são altamente configuráveis ou utilizam abordagens de baixo código para facilitar a reforma pós-implementação, enquanto o software desenvolvido por medida e os sistemas ERP antigos geralmente não o fazem.

Apêndice - Cálculo da sustentabilidade financeira, do custo total de propriedade e da dívida técnica

Este apêndice resume 3 entradas anteriores do blogue, acrescidas de observações sobre o papel do Agile.
Uma entrada do blogue FreeBalance de 2012 descreve como calcular o TCO para sistemas GRP. Abrange o problema do TCO no software empresarial e na administração pública. Os custos de aquisição e implementação são descritos. Descobrimos que os custos de licença de software não são frequentemente relevantes para os custos globais de implementação em comparação com os serviços. Além disso, os custos totais de implementação podem ser ofuscados pelos custos totais pós-implementação. Muitos governos procuram novas soluções GRP de núcleo ou subsistema no prazo de 5 ou 7 anos devido ao aumento da dívida técnica. A entrada no blogue descreveu a pegada dos custos contínuos e ocultos.

Custos contínuos

• Custos de manutenção para toda a compra de hardware e software, o que inclui o apoio ao cliente do fornecedor. Este é tipicamente um contrato anual.
• Pessoal governamental actuando como apoio de primeira linha para equipamento e software. Isto também inclui a gestão de casos para localizar bugs e melhorias, mantendo a relação com o fornecedor.
• Sistema afinação de bases de dados, sistemas operativos e redes à medida que o número de transacções aumenta.
• Mudanças para configuração e personalização de relatórios ou formulários realizados por pessoal interno ou consultores.
• Largura de banda, telecomunicações, eletricidade e aluguer/locação/espaço custos.
• Novo processamento do ano fiscal incluindo a transição de fundos do ano anterior efectuada pelo pessoal interno ou por consultores
• Atualização custos associados à mudança para versões mais recentes do software. Isto inclui a gestão de alterações para garantir que qualquer personalização efectuada na versão anterior é adicionada à versão seguinte, testes e aceitação.

Custos ocultos

Os custos totais alteram-se ao longo do ciclo de vida da utilização do GRP, sendo os custos de implementação mais elevados do que os custos adicionais anuais em estado estacionário. Os custos adicionais por ano podem aumentar devido a actualizações de software, modernização do governo e custos inesperados.

• Perda de produtividade uma vez que os sistemas são executados em paralelo e o empregado curva de aprendizagem.
• Redução da eficiência acrescentando as chamadas "melhores práticas", o que aumenta a complexidade dos processos existentes.
• Gestão de mudanças custos com novas regulamentações governamentais e formação sobre processos no âmbito do software.
• Catástrofe, perda de dados, perturbação de negócios devido a uma aplicação tardia ou a falhas do sistema, incluindo a interrupção das auditorias e dos relatórios.
• Taxas de viagem e despesas de conferência e formação dos utilizadores para se manter atualizado sobre as alterações de software.
• Auditorias de licenças em que o fornecedor exige pagamentos adicionais
• As opções de manutenção podem requerer um pagamento adicional para serem efectuadas serviço para ultrapassar os problemas.
• Acréscimos inesperados quando a carteira de produtos não satisfaz todos os requisitos.
• Mudanças de middleware como o sistema operativo ou as bases de dados fora do período de atualização do sistema GRP.

Implicações do agile para a sustentabilidade

• O Agile melhora facilidade de manutenção (incluindo a atualização do sistema), permitindo simultaneamente adaptabilidade em comparação com os métodos tradicionais com uma execução mais rápida
• O Agile melhora o sistema apoio através de abordagens orientadas para os problemas que vão para além dos sintomas
• O Agile resiste às reformas alterações através da iteração

Uma entrada no blogue FreeBalance de 2015 descreveu dívida técnica no GRPou Sistemas de Informação de Gestão Financeira. A entrada descreveu os sinais de dívida técnica como:

• O maior número de subsistemas diferentes do FMIS (preparação do orçamento, folhas de pagamento, aquisições, contabilidade, activos, etc.) a funcionar em diferentes plataformas tecnológicas (4GL, .Net, Java, proprietárias, etc.) reduz a extensibilidade, aumenta os custos de manutenção, limita a integração e restringe a reforma (devido à necessidade de duplicar a funcionalidade em vários sistemas, como uma alteração nas classificações orçamentais)
• Quanto mais os sistemas forem desenvolvidos à medida ou personalizados, mais os COTS representam custos significativos de manutenção e atualização - isto pode ser determinado com base na quantidade de apoio informático interno e de consultores externos necessários para operar, resolver problemas, adaptar e atualizar
• A quantidade de intervenção manual necessária para completar todo o ciclo orçamental, incluindo as etapas manuais, a duplicação manual e a preparação de análises e relatórios em folhas de cálculo separadas dos sistemas FMIS

Implicações do agile para a sustentabilidade

• O Agile melhora facilidade de manutenção (incluindo a atualização do sistema), permitindo simultaneamente adaptabilidade em comparação com os métodos tradicionais com uma execução mais rápida
• O Agile identifica problemas associados a sistemas manuais e duplicados através do mapeamento do percurso

Outra entrada do blogue FreeBalance de 2015 descreveu a natureza dos investimentos em software e o impacto da dívida técnica e da extensibilidade do sistema. O débito técnico é caracterizado pela utilização de sistemas legados e software desenvolvido por medida na administração pública que restringe a mudança. Esta situação é particularmente problemática no sector público, onde é necessário proceder a uma reforma contínua da gestão das finanças públicas. Os sistemas de informação que não se adaptam facilmente à mudança tornam-se financeiramente insustentáveis. Outro sinal de dívida técnica é quando uma parte significativa do orçamento de TI está associada à manutenção das "luzes acesas". A entrada no blogue introduziu um quadro para identificar os riscos de dívida técnica.

1. Cobertura: Os fornecedores de soluções pontuais não dispõem de software extensível. Os compradores devem ter cuidado com os fornecedores que preenchem Gestão das Finanças Públicas (GFP) funcionalidade com o software do sector privado, especialmente em áreas como o planeamento orçamental, a folha de pagamentos e os contratos públicos, em que os requisitos da administração pública diferem significativamente dos das empresas.
2. Reutilização: A concepção moderna de software utiliza programação orientada para os objectos para reutilização. Pequenos componentes são montados para proporcionar funcionalidade. Isto difere da concepção antiga, em que foram criados objectos grandes ou monolíticos com funcionalidades duplicadas que não podem ser facilmente montadas.
3. Metadados: A concepção unificada significa a capacidade de alterar algo uma vez. Muitos fornecedores adquiriram aplicações e necessitam de ferramentas complexas de gestão de metadados para garantir que as definições se mantêm consistentes.
4. Integração: O suporte total de serviços Web padrão do sector simplifica a reutilização e a extensibilidade. Os métodos de integração proprietários e de ficheiros simples introduzem desafios técnicos.
5. Abertura: Quanto mais aberto for um sistema, mais fácil será a sua extensão. Os sistemas abertos reduzem a dependência. Alguns fornecedores tentam prender os compradores com bases de dados, sistemas operativos e linguagens de programação próprios.
6. Adaptação: Os sistemas que não foram concebidos para serem facilmente alterados aumentam os custos quando se tenta apoiar a reforma da GFP. A necessidade de contratar consultores com preços elevados ou o fornecedor original de desenvolvimento de software aumenta os encargos técnicos.
7. Plataforma: Existem muitas definições de "plataforma" por parte dos fornecedores, desde uma plataforma tecnológica até uma plataforma comercial completa. Uma plataforma comercial e tecnológica completa, como a Plataforma de responsabilização FreeBalance a reutilização necessária entre componentes.
8. Idioma: Muitos fornecedores de software empresarial utilizam linguagens de programação proprietárias, frequentemente desenvolvidas durante a era cliente/servidor. Este facto limita a escolha a um grupo restrito de consultores que são capazes de desenvolver novas funcionalidades e tirar partido de qualquer extensibilidade do software.

O Agile melhora reutilização e adaptabilidade através da experimentação e da aplicação de soluções que funcionem.