Os clientes da FreeBalance estão habituados à mudança. Essa é a natureza do governo. Mudanças políticas. Reformas. Mudanças nos processos. Reorganização.
Estranhamente, as "melhores práticas" continuam a ser um meme dominante entre os fornecedores e especialistas em tecnologia da administração pública. As práticas dificilmente podem ser objetivamente "melhores" quando estão em constante mudança.
Tivemos muitas discussões com os nossos clientes governamentais nas conferências do FreeBalance International Steering Committee (FISC) sobre a mudança. E as implicações para os principais sistemas de finanças públicas. Isso não foi diferente no mês passado em Miami. O FISC é altamente interativo. É difícil para qualquer pessoa afirmar que uma prática é a "melhor" em qualquer sentido universal.
As organizações governamentais estão constantemente à procura de melhores práticas: boas práticas adequadas ao contexto. No entanto, muitas implementações do Planeamento dos Recursos da Administração Pública (GRP) baseiam-se na noção de "melhor". As implementações são concebidas com reengenharia de processos empresariais para chegar ao destino das "melhores práticas". Reformulação dos planos de contas. Contabilidade de exercício. Conta única do Tesouro (TSA). Reforma jurídica.
A realidade da implementação
As implementações de sistemas de gestão financeira do governo raramente seguem o plano de jogo das "melhores práticas". A reforma legal leva tempo. A política mete-se no caminho. Não é possível implementar um novo software de e-procurement ou de administração fiscal porque o projeto de reforma ainda não foi aprovado. E a lei aprovada não reflecte as práticas previstas para o software financeiro.
A contabilidade de exercício e a TSA são frequentemente iniciativas plurianuais. Mudanças radicais nas estruturas de contas geram confusão.
É mais do que tempo de analisar a flexibilidade dos sistemas de informação para apoiar a mudança orgânica dos processos governamentais. Temos de abandonar este disparate das "melhores práticas" de TI na gestão das finanças públicas. As "melhores práticas" parecem ser mais uma linguagem dos fornecedores, em especial dos fornecedores de ERP. Um eufemismo para aquilo que os fornecedores incorporaram no software. E muito difícil de alterar sem personalização do código. Que analista de tecnologia, o Grupo Gartner, chamadas ERP antigo.
Há uma forma "pós-moderna" melhor. Chamamos-lhe "ativação progressiva".
GRP Ativação Progressiva e Reforma Governamental
Os governos modernizam os processos de finanças públicas. Os governos descentralizam. Os governos automatizam mais funções de finanças públicas. Os governos melhoram a transparência fiscal.
A reforma e a modernização diferem entre os governos consoante o contexto. Os países maiores e mais populosos descentralizam frequentemente. Os países ricos em recursos concentram-se na reforma fiscal. Os problemas de liquidez levam frequentemente à reforma do Tesouro. Os governos com necessidades de infra-estruturas procuram modernizar os contratos públicos e a gestão de contratos.
O software GRP deve facilitar a reforma em todas as dimensões da modernização. A tecnologia inflexível impede muitas vezes a reforma da administração pública. Um GRP altamente flexível permite a modernização através de alteração da configuração, não personalização do código.
Governo ágil Ativação progressiva
Os participantes na FISC 2018 ficaram a conhecer os nossos atualização da metodologia ágil, A-i3+qMTM. A atualização da metodologia formaliza a ativação progressiva a partir das configurações iniciais através de um "modelo de referência GRP".
O modelo de referência GRP é um projeto que consiste num conjunto de boas práticas típicas de governação. O modelo torna-se um ponto de ancoragem para comparar as práticas actuais e as desejadas. O modelo de referência GRP permite que os consultores da FreeBalance explorem as boas práticas de governação ao conceberem planos de configuração.
Esta abordagem de projeto foi concebida para eliminar muitas das deficiências da gestão tradicional de projectos de TI da administração pública. Os participantes no FISC 2018 falaram sobre como os processos rígidos provocam atrasos nos projectos e aumentam os riscos.
A equipa de implementação do FreeBalance não solicita ao pessoal da administração pública que articule fluxos de trabalho e regras comerciais pormenorizados quando utiliza a A-i3+qMTM. Perguntamos como é que as organizações governamentais seguem as práticas de finanças públicas, tais como a autorização e a obrigação de utilizar fundos. A nossa equipa trabalha com organizações governamentais para determinar como as práticas de finanças públicas podem ser alteradas para atingir os objectivos.
A configuração do modelo de referência GRP apoia a maior parte das aspirações "futuras" da administração pública em matéria de finanças públicas.
As plantas são desenvolvidas a partir do modelo de referência GRP. Estes projectos são utilizados para configurar o FreeBalance Accountability Suite como candidatos à prova de conceito (POC) que são testados na produção e podem ser adaptados na produção para satisfazer as necessidades.
Esta é uma vantagem dos sistemas altamente configuráveis que suportam a ativação progressiva: Os POCs passam para a produção. O plano de contas (COA) não precisa de ser perfeito. O FreeBalance suporta um COA de vários anos. Os governos podem migrar para a contabilidade de exercício e para a TSA.
O Modelo de Referência do PRF simplifica a ativação progressiva através da focalização nas quatro dimensões da reforma e modernização da GFP. Os governos podem selecionar a partir de um menu de boas práticas de processos, funções, transparência e descentralização para criar roteiros de reforma da GFP.
Ativação progressiva funcional
A maioria dos participantes no FISC 2018 provinha de governos que passaram por várias fases de reforma. Tivemos um participante do primeiro FISC em 2007, cujo país tinha uma funcionalidade financeira básica na altura. Esse país está agora a utilizar funcionalidades avançadas para a formulação do orçamento, a execução do orçamento, a contratação pública, a gestão de contratos, os salários, os recursos humanos, a gestão do desempenho e a transparência.
Muitas aplicações comerciais, como a maioria dos ERP, fornecem um certo elemento de integração entre módulos. Estes vendedores falam de integração, embora existam numerosas restrições. As empresas de software adquiridas com bases tecnológicas diferentes implicam a necessidade de ferramentas tradicionais de gestão de metadados e de integração empresarial. Por outras palavras, as mesmas ferramentas necessárias para integrar sistemas de diferentes fornecedores. Além disso, os principais fornecedores de software antigo desenvolveram software em monólitos, o que significa que a gestão de metadados é necessária para integrar módulos desenvolvidos com a mesma plataforma.
Trata-se de uma forma insustentável de integração intra-suite.
O FreeBalance Accountability Suite foi desenvolvido com um conceção unificada. Isto significa que a configuração e os metadados desenvolvidos com qualquer módulo são reutilizados para novos módulos. O COA criado num módulo é reutilizado em toda a Suite para permitir uma ativação funcional progressiva.
Além disso, os participantes no FISC estão cientes de que a funcionalidade existente pode ser aproveitada para itens do roteiro do produto. Isto ajuda a identificar os pontos prioritários do roteiro. Participantes do FISC ajustar o nosso roteiro de produtos e serviços todos os anos.
A ativação progressiva funcional funciona em todas as fases de implementação:
- Abordagem faseada: os módulos são implementados em fases com base nas prioridades do governo, para fornecer rapidamente a funcionalidade necessária
- Workshops: As demonstrações e as sessões de design thinking proporcionam uma visualização que acelera a análise das necessidades e alinha o software com os requisitos reais
- Storyboards e projectos: As ferramentas visuais aceleram o processo de articulação das necessidades de configuração e personalização que geram planos de teste rapidamente
- Configuração do sistema: A configuração rápida, sem necessidade de codificação de software, permite validar se as alterações correspondem aos requisitos.
- Pequenos testes e ganhos rápidos: Os módulos podem ser testados rapidamente em provas de conceito de produção para demonstrar o progresso, identificar problemas de qualidade e reduzir a resistência à mudança
Compreender o "porquê" - O valor de inovação do cliente do FISC
A equipa de gestão da FreeBalance estava um pouco cética quando o nosso Presidente e CEO, Manuel PietraO Comissário da UE para a Segurança dos Computadores, P., explicou a premissa da FISC em 2006. Não era assim que as empresas de software empresarial se comportavam. Os resultados excederam as expectativas. A FISC forneceu aos decisores da FreeBalance contexto. Compreendemos porque é que os nossos clientes governamentais solicitaram funcionalidades ou serviços específicos. Aprendemos sobre as motivações para a mudança. Sobre os desafios diários. Dos incentivos à reforma.
Também aprendemos como os funcionários públicos apaixonados descobrem boas oportunidades de governação. Acredito que a interação a tempo inteiro entre os participantes do FISC e os executivos da FreeBalance melhora as nossas decisões. Isso é inovação para o cliente.