Agile para una modernización sostenible de la Administración

Publicado el 5 de junio de 2019 en Transformación digital de la Administración, PFM

¿Es la gestión ágil de proyectos y el desarrollo de productos un enfoque sostenible para la modernización de la Administración?

Es un punto de inflexión en la práctica tecnológica. Ampliamente adoptada por los gigantes tecnológicos, la mayoría de los equipos y proyectos de desarrollo adoptan ahora metodología ágilmientras que los enfoques de cascada pura son minoritarios. Hemos constatado que agile puede ser especialmente eficaz en la gestión del cambio.
¿Es la metodología ágil adecuada para la administración pública? ¿Se puede aumentar y reducir la agilidad? ¿Puede crecer el ímpetu ágil?
Nuestra experiencia demuestra que la agilidad es sostenible desde el punto de vista financiero y de las reformas para las complejas implantaciones de software empresarial en las administraciones públicas.
Los procesos ágiles fomentan el desarrollo sostenible según Manifiesto Ágil principios. El propósito de esta entrada de blog es explorar cómo la agilidad permite la sostenibilidad en la reforma y modernización del gobierno.
Algunos puntos importantes sobre la estado de agile:

• Agile es más que desarrollo de software, técnicas como Kanban abarcan todo tipo de proyectos
• Técnicas ágiles para el desarrollo nacional, como Adaptación iterativa en función de los problemas (PDIA)se han generalizado
• Agile puede aplicarse a la adaptación de software a lo largo del tiempo, aunque los enfoques bimodales de TI para el mantenimiento de sistemas son los más apropiados
• Agile puede incluir una serie de técnicas como pensamiento de diseño, DevOpsy Scrum

¿Cómo podemos medir la sostenibilidad?

Por algo hemos llamado a este blog "el blog de la sostenibilidad". Muchos sistemas de Planificación de Recursos Gubernamentales (GRP) se han vuelto financieramente insostenibles. Otros sistemas GRP han sido incapaces de adaptarse a la legislación de reforma del gobierno. Por eso creemos que financiero y reforma la sostenibilidad son los dos elementos que debe medir cualquier sistema informático de la Administración, incluido el GRP.
Sostenibilidad financiera se trata de la asequibilidad a largo plazo, entre otras cosas:

• Coste total de propiedad (TCO) para todo el ciclo de vida del sistema en 10 o más años, incluidos los costes medioambientales (véase el apéndice).
• Gastos de apoyo interno costes de mantenimiento, asistencia y actualización de los sistemas para el personal de la Administración, incluidos los costes adicionales de talento, formación y retención, que no suelen incluirse en los cálculos del coste total de propiedad (véase el apéndice).
• Deuda técnica en forma de posibles riesgos cibernéticos, de resistencia y de integración que pueden no ser evidentes a primera vista, incluidos los costes ocultos (véase el apéndice)

Reformar la sostenibilidad se refiere a la capacidad de los sistemas para adaptarse a la reforma del gobierno:

• Activación progresiva de funciones integradas y configuración de reglas empresariales y flujos de trabajo
• Extensibilidad ofrecer un abanico más amplio de funcionalidades reutilizando lo que ya existe (aprovechar la inversión existente también hace que los sistemas sean más asequibles)
• Escala técnica donde los sistemas pueden ampliarse para dar soporte a más organizaciones y más usuarios.

Los procesos ágiles apoyan estas definiciones de sostenibilidad:

• Reducción de los costes de desarrollo, asistencia, mantenimiento y actualización
• Aprovechar las inversiones existentes mediante la experimentación
• Identificar rápidamente las limitaciones de las inversiones actuales
• Identificar qué procesos se benefician de la agilidad y cuáles no con el enfoque bimodal para gestionar costes y riesgos.
• Ampliar la experiencia para utilizar agile en
• Mejora de la previsibilidad mediante la medición del progreso de la iteración

¿Cuál es el contexto de sostenibilidad del gobierno?

El contexto de sostenibilidad es diferente en el sector público. Hay que tenerlos en cuenta a la hora de implantar la agilidad en la Administración:

• Mayor volumen de negocio en la función pública que en el sector privado
• Menor capacidad en la función pública que en el sector público
• Más interesados en el gobierno que en la empresa
• Menos "buenas prácticas" reconocidas en el gobierno que en la empresa
• Más cambios en el gobierno a través de las elecciones y la revolución que en los negocios
• Más obstáculos al cambio en la Administración que en las empresas, debido a los incentivos políticos y a la necesidad de una reforma jurídica.

A menudo nos preguntan si nuestros sistemas y procesos son sostenibles después de abandonar un país. Creemos que hay que ayudar a los gobiernos a conseguir sistemas y procesos autosostenibles. Pero no creemos que abandonar a los gobiernos con soluciones "llave en mano" una vez recibido el pago sea un planteamiento socialmente responsable.
Creemos que desarrollo de capacidades es socialmente responsable. Creemos que realizar trabajos operativos para el gobierno después de la ejecución debe ser una excepción. Utilizamos nuestros comité directivo cubrir las tendencias de gobernanza y reforma para ayudar a los gobiernos a predecir las necesidades de desarrollo de capacidades.
El principal problema de sostenibilidad al que nos enfrentamos es la pérdida de apropiación de la reforma por parte de los países. El resultado es una reforma esporádica y descoordinada que funciona en compartimentos estancos.
Creemos que los proveedores y asesores deben encontrar métodos de proceso para potenciar la apropiación gubernamental. Para ayudar a los gobiernos a reforma del plomo. De un modelo push a un modelo pull.

Las técnicas ágiles proporcionan herramientas para comprender mejor problemas con el tiempo, identificar mejor soluciones al problema, y adaptar las soluciones a escala. Por ejemplo, el Tarjetas del método de la provincia de Ontario puede utilizarse para apoyar el diseño centrado en el usuario, diagnosticar la preparación digital y articular problemas.
Continuo aprender es otra ventaja ágil que permite la sostenibilidad de las soluciones. Los procesos ágiles permiten realizar mediciones a intervalos cortos. La agilidad también permite experimentar con prototipos y Pruebas A/B. Este enfoque científico reduce los costes al tiempo que optimiza los resultados. El sitio maximizar la relación calidad-precio.

¿Cuál ha sido la experiencia ágil en el gobierno?

Los gobiernos se han incorporado tarde a la adopción ágil, pero ahora son testigos de importantes beneficios. El gobierno federal de EE.UU. TechFARHandbook identifica las siguientes ventajas de la agilidad:

1. Mejora de la inversión manejabilidad y viabilidad presupuestaria
2. Reducción de la riesgo
3. Entrega frecuente de capacidades utilizables que proporcionan valor a los clientes con mayor rapidez
4. Aumento de flexibilidad
5. Creación de nuevas oportunidades para las pequeñas empresas
6. Mayor visibilidad en el rendimiento del contratista

Observará que 5 de estos 6 beneficios tienen implicaciones para la sostenibilidad:

• La gestión ágil reduce los costes de mantenimiento
• La reducción del riesgo mediante la agilidad reduce los costes ocultos
• Optimizar el valor y acelerar la obtención de resultados mediante la agilidad aumenta el valor
• La flexibilidad a través de la agilidad permite soluciones que abordan mejor los problemas
• Visibilidad y transparencia en el rendimiento de los contratistas, y el rendimiento interno, aumenta el valor

Agile en la administración pública no es sólo para proyectos pequeños. Agile es eficaz en resolver los problemas de los grandes proyectos informáticos gubernamentales. En Servicio Digital de Estados Unidospor ejemplo, ha superado importantes fracasos en proyectos de TI gracias a la agilidad, incluyendo la estabilización y mejora de Healthcare.gov.
Agile ha madurado para permitir escala. La escalabilidad ágil se ha convertido en la norma. Esto incluye marcos prescriptivos como Scaled Agile Framework (SAFe), Large Scaled Scrum (LeSS), Disciplined Agile Delivery (DAD), Nexus, el modelo Spotify y un sinfín de otros. Los principales beneficios de los estudios ágiles apuntan a la sostenibilidad del proceso:

• SAFe afirma que ha mejorado el plazo de comercialización en un 30-75%, el compromiso de los empleados en un 10-50%, la productividad en un 25-75% y la calidad en un 20-50%, todo lo cual apunta a un alto potencial de sostenibilidad.
• Según un estudio, las principales ventajas de la agilidad son la capacidad de adaptación a procesos cambiantes (78%) y una mayor colaboración (62%), ya que la sostenibilidad de los procesos mejora gracias a la adaptación a futuros procesos cambiantes mediante la colaboración y el trabajo conjunto.
• Según otro estudio, las principales ventajas de la agilidad son la mejora de la capacidad para gestionar los cambios de prioridades (69%) y la visibilidad de los proyectos (65%), y la mejora de la sostenibilidad de los procesos mediante la adaptación a los cambios futuros y la transparencia.
• Según un tercer estudio, la principal ventaja de la agilidad es la mejora de la colaboración (54%), que aumenta la sostenibilidad de los procesos gracias a la colaboración y al trabajo conjunto.

¿Cuál ha sido la experiencia ágil en el desarrollo del país?

La Adaptación Iterativa Orientada a la Resolución de Problemas (PDIA), una metodología de desarrollo del sector público y de los países, aborda este reto de complejidad. PDIA fue desarrollada por el Building State Capacity facility de la Harvard Kennedy School of Government. Es mucho más que un ejercicio académico con numerosos casos prácticos en el mundo real. Forma parte del Un desarrollo diferente movimiento. Somos grandes fans de PDIA. Muchos de nuestros ejecutivos han cursado Executive Education de PDIA. Muchos de nuestros empleados han tomado cursos en línea de PDIA.
PDIA es un enfoque ágil e iterativo. El principio número 3, probar, aprender, iterar, adaptar, muestra que PDIA es un método ágil. La escala a través de la difusión, principio número 4, muestra cómo puede escalar PDIA.

Otros aspectos del PDIA que demuestran su sostenibilidad son:

• Muchos iniciativas de reforma de la gobernanza fracasar en el intento sostenido mejoras en el rendimiento porque las organizaciones pretenden reformarse cambiando el aspecto de las políticas y las estructuras organizativas en lugar de lo que realmente hacen
• Construir problemas impulsados localmente ... es una forma más sostenible porque infunde legitimidad a los procesos de cambio que intrínsecamente generan una polémica mezcla de "ganadores" y "perdedores".
• PDIA consiste en construir y mantener Amplias coaliciones de partes interesadas, tanto a nivel político como de ejecución, que trabajen por un objetivo común.

¿Cómo se alinea la agilidad con la sostenibilidad del sistema de GRP?

El planteamiento general para la implantación de GRP es la cascada. La cascada presupone que estos proyectos son totalmente predecibles. Pero no lo son ni de lejos. El cumplimiento estricto de los requisitos y especificaciones de la RFP conduce a implantaciones que no abordan los problemas de la Administración ni apoyan los objetivos de la reforma.
Un documento reciente del Banco Interamericano de Desarrollo descubrió que la tendencia es reforzar el enfoque de IFMIS hacia el usuarioTanto fomentando una mayor participación en el diseño y la implantación del sistema (a través de comités de usuarios) como mejorando la usabilidad y proporcionando servicios y formación adecuados. Estos beneficios se extienden a la sostenibilidad. En concreto, la mejora de la usabilidad reduce la necesidad de formación innecesaria. La formación ágil just-in-time mejora la capacidad funcional y tecnológica.

¿Dónde no ayuda la agilidad a la sostenibilidad?

La agilidad no es la solución mágica para la sostenibilidad de los GRP. Hay que tener en cuenta algunas limitaciones:

• Lo ágil no siempre es ágilMuchas metodologías son rebautizado como ágil lo que significa que hay pocos beneficios para la sostenibilidad.
• El sprint no es sostenibleel método ágil de ejecutar sprints para entregar más funcionalidad más rápidamente debería ser una excepción.
• Es necesario crear una capacidad ágiles necesario un cambio de cultura, sobre todo en las administraciones públicas, para aprovechar las ventajas de la agilidad, tal y como se desprende de un estudio: a pesar de la voluntad de ser ágiles, existe una brecha entre las buenas intenciones y la capacidad real
• Las soluciones de PRFV elegidas importanAlgunos programas son muy configurables o utilizan enfoques de bajo código para facilitar la reforma posterior a la implantación, mientras que el software desarrollado a medida y los sistemas ERP heredados generalmente no lo hacen.

Apéndice - Cálculo de la sostenibilidad financiera, el coste total de propiedad y la deuda técnica

Este apéndice resume 3 entradas anteriores del blog, ampliadas con observaciones sobre el papel de la agilidad.
En una entrada del blog FreeBalance de 2012 se describe cómo calcular el TCO de los sistemas GRP. Abarca el problema del coste total de propiedad en el software empresarial y la administración pública. Se describen los costes de adquisición e implantación. Hemos descubierto que los costes de las licencias de software no suelen ser importantes para los costes totales de implantación en comparación con los servicios. Además, los costes totales de implantación pueden verse empequeñecidos por los costes totales posteriores a la implantación. Muchos gobiernos buscan nuevas soluciones de GRP de núcleo o subsistema en un plazo de 5 o 7 años debido a la creciente deuda técnica. En la entrada del blog se describía la huella de los costes corrientes y ocultos.

Costes corrientes

• Gastos de mantenimiento para todas las compras de hardware y software, que incluye la asistencia al cliente del proveedor. Suele tratarse de un contrato anual.
• Personal gubernamental que actúa como apoyo de primera línea para equipos y software. También incluye la gestión de casos para realizar un seguimiento de los errores y las mejoras, al tiempo que se mantiene la relación con el proveedor.
• Sistema sintonización de bases de datos, sistemas operativos y redes a medida que aumenta el número de transacciones.
• Cambios en configuración y personalización de informes o formularios realizados por personal interno o consultores.
• Ancho de banda, telecomunicaciones, electricidad y alquiler/arrendamiento/espacio costes.
• Nuevo tratamiento del ejercicio incluida la prórroga de fondos del año anterior realizada por personal interno o consultores
• Actualizar costes asociados al paso a versiones de software más recientes. Esto incluye la gestión de cambios para garantizar que cualquier personalización realizada en la versión anterior se añada a la siguiente, así como las pruebas y la aceptación.

Costes ocultos

Los costes totales cambian a lo largo del ciclo de vida del uso de GRP, en el que los costes de implantación son más elevados que el estado estacionario anual adicional. Los costes anuales adicionales pueden aumentar debido a las actualizaciones de software, la modernización de la administración y los costes imprevistos.

• Pérdida de productividad ya que los sistemas funcionan en paralelo y el empleado curva de aprendizaje.
• Reducción de la eficacia añadiendo las llamadas "mejores prácticas" que añaden complejidad a los procesos existentes.
• Gestión del cambio costes de las nuevas normativas gubernamentales y formación sobre procesos dentro del software.
• Catástrofes, pérdida de datos, interrupción de la actividad empresarial debido a una aplicación tardía o a fallos del sistema, incluida la interrupción de las auditorías y los informes.
• Gastos de viaje y de formación de los usuarios para mantenerse al día de los cambios de software.
• Auditorías de licencias cuando el vendedor exija pagos adicionales
• Las opciones de mantenimiento pueden requerir un pago adicional servicio para superar los problemas.
• Complementos inesperados cuando la cartera de productos no cumple todos los requisitos.
• Cambios en el middleware como el sistema operativo o las bases de datos fuera del periodo de actualización del sistema GRP.

Implicaciones de la agilidad para la sostenibilidad

• Agile mejora mantenibilidad (incluida la actualización del sistema) al tiempo que permite adaptabilidad en comparación con los métodos tradicionales de ejecución más rápida
• Agile mejora el sistema soporte mediante planteamientos basados en problemas que van más allá de los síntomas.
• La agilidad resiste a las reformas cambia mediante la iteración

En una entrada del blog FreeBalance de 2015 se describía deuda técnica en GRPo Sistemas de Información de Gestión Financiera. La entrada describía los signos de la deuda técnica como:

• Cuantos más subsistemas FMIS diferentes (preparación del presupuesto, nóminas, adquisiciones, contabilidad, activos, etc.) funcionen en plataformas tecnológicas distintas (4GL, .Net, Java, propietarias, etc.) se reduce la extensibilidad, aumentan los costes de mantenimiento, se limita la integración y se restringe la reforma (por la necesidad de duplicar funciones en varios sistemas, como un cambio en las clasificaciones presupuestarias).
• Cuantos más sistemas se desarrollen a medida o se adapten a las necesidades del cliente, mayor será el coste de mantenimiento y actualización, que puede determinarse en función de la cantidad de soporte informático interno y de consultores externos necesarios para el funcionamiento, la resolución de problemas, la adaptación y la actualización.
• La cantidad de intervención manual necesaria para completar todo el ciclo presupuestario, incluidos los pasos manuales, la duplicación manual y la preparación de análisis e informes en hojas de cálculo independientes de los sistemas FMIS.

Implicaciones de la agilidad para la sostenibilidad

• Agile mejora mantenibilidad (incluida la actualización del sistema) al tiempo que permite adaptabilidad en comparación con los métodos tradicionales de ejecución más rápida
• Agile identifica los problemas asociados a sistemas manuales y duplicados a través de mapas de viajes

Otra entrada del blog FreeBalance de 2015 describía la naturaleza de las inversiones en software e impacto de la deuda técnica y la extensibilidad del sistema. La deuda técnica se caracteriza por el uso de sistemas heredados y software a medida en la administración pública que restringe el cambio. Esto es especialmente problemático en la administración pública, donde es necesaria una reforma continua de la gestión de las finanzas públicas. Los sistemas de información que no pueden adaptarse fácilmente al cambio se vuelven financieramente insostenibles. Otro signo de deuda técnica es cuando una parte significativa del presupuesto de TI se asocia a mantener las "luces encendidas". La entrada del blog introdujo un marco para identificar los riesgos de la deuda técnica.

1. Cobertura: Los vendedores con soluciones puntuales no disponen de software extensible. Los compradores deben desconfiar de los vendedores que llenan Gestión de las finanzas públicas funcionalidad con el software del sector privado, sobre todo en ámbitos como la planificación presupuestaria, las nóminas y la contratación, en los que los requisitos de la Administración difieren notablemente de los de las empresas.
2. Reutilización: El diseño moderno de software utiliza programación orientada a objetos para su reutilización. Los componentes pequeños se ensamblan para proporcionar funcionalidad. Esto difiere del diseño heredado, en el que se creaban objetos grandes o monolíticos con funcionalidades duplicadas que no podían ensamblarse fácilmente.
3. Metadatos: Un diseño unificado significa la posibilidad de cambiar algo una vez. Muchos proveedores han adquirido aplicaciones y necesitan complejas herramientas de gestión de metadatos para garantizar la coherencia de las definiciones.
4. Integración: La plena compatibilidad con los servicios web estándar del sector simplifica la reutilización y la extensibilidad. Los métodos de integración propietarios y de archivos planos introducen retos técnicos.
5. Apertura: Cuanto más abierto esté diseñado un sistema, más fácil será ampliarlo. Los sistemas abiertos reducen la dependencia. Algunos proveedores intentan encerrar a los compradores con bases de datos, sistemas operativos y lenguajes de programación propietarios.
6. Adaptación: Los sistemas que no están diseñados para cambiar fácilmente aumentan el coste cuando se intenta apoyar la reforma de la gestión de las finanzas públicas. La necesidad de contratar a consultores muy caros o al proveedor original de desarrollo de software aumenta la carga técnica.
7. Plataforma: Hay muchas definiciones de "plataforma", desde una plataforma tecnológica hasta una plataforma empresarial completa. Una plataforma empresarial y tecnológica comercial lista para usar (COTS) completa como la Plataforma de rendición de cuentas FreeBalance la necesaria reutilización entre componentes.
8. Idioma: Muchos proveedores de software empresarial utilizan lenguajes de programación propietarios, a menudo desarrollados durante la era cliente/servidor. Esto limita la elección a un reducido grupo de consultores capaces de desarrollar nuevas funciones y aprovechar cualquier extensibilidad del software.

Agile mejora reutilización y adaptabilidad mediante la experimentación y la ampliación de soluciones que funcionan.