Transformación digital de la administración pública: De los sistemas de registro a los sistemas de innovación

Publicado el 14 de febrero de 2018 en Transformación digital de la Administración

Actualizado en octubre de 2021

El Gobierno y el ciclón digital del cambio

¿Cómo pueden los gobiernos aprovechar el poder de lo digital, mitigando al mismo tiempo los riesgos? En un informe anterior identificamos 11 cambios de mentalidad digital y 11 implicaciones de cambio. Correo electrónico:.

La transformación digital de las administraciones públicas consiste en transformación y una transformación de esta naturaleza requiere una gestión del cambio organizativo. De hecho, necesita gestión del cambio con esteroides.

Muchos observadores ven a los gobiernos como rezagados de la transformación digital, organizaciones lastradas por la tecnología antigua y los altos costes operativos, y con altos niveles de resistencia al cambio. Sin embargo, muchos gobiernos han estado a la vanguardia de la innovación tecnológica. No hay que olvidar que los gobiernos tienen la fuerza de la política y la regulación. Y los gobiernos disponen de cantidades ingentes de datos.

Estrategia gubernamental de transformación digital

¿Cuál es el papel del Gobierno en la transformación digital?

Gobiernos que aprovechan los puntos fuertes y mitigan debilidad puede aprovechar el gobierno digital inteligente oportunidad de crecimiento sostenido y bienestar ciudadano.

La política, la regulación y los datos pueden ayudar a los gobiernos a modificar la amenazas de perturbaciones económicas que pueden generar agitación social. Esto incluye la regulación para gestionar el impacto de:

• La economía colaborativa y la economía gig, que amenazan con cambiar la naturaleza del empleo.
• Las tecnologías de automatización, inteligencia artificial e impresión 3D de la Industria 4.0, que amenazan a la subcontratación y a las industrias manufactureras de bajo coste.
• La "guerra por el talento" que amenaza los empleos poco cualificados en todas partes

Para que una estrategia de transformación digital de la Administración tenga éxito también es necesario tecnología como plataforma de modernización de los "sistemas de registro" a los "sistemas de innovación".

Personas, procesos y tecnología son componentes necesarios de la estrategia de transformación digital de los gobiernos, pero muchos de ellos tropiezan con un brecha tecnológica al intentar la modernización.

• Para más detalles sobre los retos de la transformación digital del gobierno este blog

¿Por qué los gobiernos necesitan transformaciones digitales?

En pocas palabras, la transformación digital en el sector público es necesaria para hacer evolucionar los sistemas de gobierno desde el simple mantenimiento de registros a sistemas innovadores que permitan la consecución del desarrollo sostenible y el bienestar de los ciudadanos.

Existen numerosas definiciones diferentes de las generaciones de software empresarial. Hemos intentado darles sentido y hemos adoptado una perspectiva centrada en las administraciones públicas para definirlas como tales:

• Sistemas de registro: sistemas de información centrales centrados en el gobierno, que almacenan información sepulcral, transacciones e, idealmente, proporcionan la "versión única de la verdad"
• Sistemas de compromiso: sistemas de información diseñados para la comunicación bidireccional dentro de la Administración, así como con los ciudadanos, las empresas y otras partes interesadas.
• Sistemas de inteligenciasistemas de información diseñados para dar sentido al flujo de información
• Sistemas de innovación: sistemas de información diseñados para mejorar radicalmente la gobernanza

Cada fase depende de las anteriores. Por ejemplo, un Sistema de Inteligencia que aproveche la tecnología de aprendizaje automático para aumentar los procesos gubernamentales no puede ser eficaz sin datos precisos de los Sistemas de Registro. Esto no quiere decir que las fases dependientes tengan que estar listas antes de embarcarse en una informática más avanzada. Las tecnologías gubernamentales difieren entre sistemas y, en tal caso, una buena estrategia de transformación digital del gobierno sería experimentar con fases más avanzadas para motivar actualizaciones en los sistemas dependientes. Algunas fases se habilitan sustituyendo los métodos de despliegue tecnológico.

Evaluación comparativa de la tecnología gubernamental

Se puede analizar la capacidad tecnológica para hacer posible una estrategia de transformación digital del gobierno. (Esto incluye la evaluación comparativa de las tecnologías empresariales básicas y los métodos de despliegue.

Sistemas de registro

• Planificación de recursos públicos: Las funciones básicas de gestión financiera, de adquisiciones, de recursos humanos y de rendimiento pueden apoyarse en programas informáticos de planificación de recursos gubernamentales (GRP), como el FreeBalance Accountability Suite. La funcionalidad financiera básica de los gobiernos suele denominarse: Sistemas Integrados de Información de Gestión Financiera (SIGIF). El éxito de fases tecnológicas más avanzadas depende de sistemas GRP con:
  • Metadatos, flujo de trabajo y controles comunes para garantizar una única versión de la verdad, la precisión y el cumplimiento.
  • Sistemas abiertos modernos, con plataformas web nativas, para integrar y admitir nuevas tecnologías.
• Administración electrónicaLa administración electrónica ofrece servicios en línea de información y transacciones gubernamentales. Estos servicios tienden a ser unidireccionales por naturaleza y se basan en la estructura de las organizaciones gubernamentales. Los sistemas de administración electrónica dependen de sistemas de back-office GRP eficaces para completar las transacciones.
• Servicios compartidos: Los servicios compartidos son un planteamiento de consolidación. Muchos gobiernos comparten servicios no tecnológicos para aprovechar mejor los recursos. Los servicios compartidos de tecnología son una fase preliminar de la computación en nube, a menudo denominada "nube privada". Los servicios compartidos de tecnología pueden incluir:
  • Consolidación de centros de datos para ahorrar costes informáticos
  • Gestión de la cartera de software para reducir los costes de mantenimiento
  • Consolidación del personal informático para mejorar
• Gestión de archivos: Los gobiernos funcionan con registros. Los documentos públicos y los registros de transacciones, como las facturas, se almacenan, archivan y destruyen mediante sistemas de gestión de registros. Estos sistemas gestionan registros físicos y electrónicos. Al igual que la GRP, la tecnología de gestión de registros es vital para la modernización de la administración digital.

Sistemas de compromiso

• Gobierno inteligente: Las tecnologías de gobierno y ciudad inteligentes aprovechan los datos de transacciones de los GRP, los datos "no estructurados" de gestión de registros, los registros de software, los dispositivos de Internet de las Cosas (IoT) y los flujos de correo electrónico, texto y redes sociales. La promesa de gobierno "inteligente pero los proyectos piloto de gobiernos inteligentes no pueden ampliarse con éxito sin una GRP subyacente efectivo.
• Gobierno Abierto: El gobierno abierto, consistente en la transparencia de los datos abiertos y las tecnologías de participación, representa la siguiente fase de la administración electrónica, que no ha estado a la altura de las promesas. Esto se debe a que la mayoría de las iniciativas se basaron en aprovechar la tecnología para prestar los servicios existentes, imitando esos servicios. En general, se mantuvieron los silos gubernamentales. Los intentos de divulgación tuvieron resultados decepcionantes porque las comunicaciones eran fundamentalmente unidireccionales: de la Administración a los ciudadanos. Esto cambia cuando los datos se hacen abiertos, y cuando el compromiso es bidireccional. Los datos abiertos se basan en sistemas de gestión de registros y GRP administrativos precisos.
• Computación en nube: La computación en nube es un método de despliegue tecnológico. Muchas implantaciones de servicios compartidos gubernamentales, que utilizan algunos facilitadores de la nube como la virtualización, han tenido resultados mixtos. Las tecnologías heredadas, en particular ERP heredado con una importante personalización, complican la implantación de la "nube privada". Estos sistemas no pueden seguir el ritmo de la reforma de la gestión de las finanzas públicas. Muchos gobiernos tienen numerosas instancias de ERP con diferentes conjuntos de código personalizado y ahora necesitan replantearse su tecnología para aprovechar las ventajas de la nube en cuanto a coste, elasticidad y fiabilidad. Este replanteamiento incluye determinar dónde utilizar infraestructuras de "nube pública".
• GRP en colaboración: Los sistemas y subsistemas de GRP se desarrollaron originalmente para mejorar el procesamiento de transacciones. Las tecnologías de colaboración funcionaban por separado, pero existe una necesidad de colaboración en contexto. Los usuarios necesitan acceder a sistemas de conocimiento, a políticas y procedimientos y a sistemas de aprendizaje "justo a tiempo". Los usuarios necesitan interactuar con sus colegas para completar las transacciones. Y el alcance de la colaboración en las transacciones aumenta con los mecanismos de gobierno abierto. Por ejemplo, el flujo de trabajo de una pregunta sobre un proveedor durante un ciclo de contratación electrónica se beneficia de la integración de front-office y back-office.

Sistemas de inteligencia

• Gobierno Aumentado: El uso de tecnologías cognitivas y de aprendizaje automático para acelerar los procesos es la oportunidad "inteligente" emergente en el sector público. Esto incluye el apoyo de chatbots para la interacción ciudadana, interfaces de usuario conversacionales para servicios al ciudadano y automatización de procesos robóticos (RPA) para ayudar a los funcionarios públicos. La administración aumentada automatiza las tareas rutinarias y de poco valor, lo que permite a los funcionarios centrarse en tareas de alto valor para mejorar los servicios al ciudadano. La precisión de los macrodatos de los sistemas de registro es fundamental para habilitar el aprendizaje automático.
• Gobierno de confianza: El resultado de la transparencia, el gobierno abierto, la eficiencia y la mejora de la toma de decisiones es un aumento de la confianza. Los gobiernos que ofrecen una visión de 360 grados demuestran el valor del dinero de los contribuyentes.
• Hiperconvergente: Las organizaciones consiguen economías de escala en TI mediante el despliegue avanzado de software a través de infraestructuras hiperconvergentes. Se trata de la nueva generación de computación en nube que promete una flexibilidad y una gestión sin precedentes, a través de redes definidas por software.
• GRP inteligente: Intelligent GRP proporciona análisis de macrodatos a los responsables de la toma de decisiones. La combinación de información estructurada de GRP de back-office, información no estructurada de gestión de registros y fuentes de datos externas como los precios de las materias primas. Intelligent GRP también aprovecha fuentes de actividad como archivos de registro de software, correos electrónicos, actualizaciones de IoT y fuentes de redes sociales. Los patrones se analizan, se amplían mediante aprendizaje automático y se presentan a los responsables de la toma de decisiones mediante una visualización avanzada.

Sistemas de innovación

• Gobierno ágil: La agilidad en la administración pública se consigue mejorando los procesos y los productos. Los funcionarios aprovechan procesos como Design Thinking, Problem-Driven Iterative Adaptation (PDIA), Lean, Scrum, Kanban y DevOps para mejorar la innovación. Las herramientas informáticas de colaboración, integradas en los sistemas de GRP, permiten a los funcionarios gestionar los procesos de innovación. El seguimiento del rendimiento en los sistemas básicos de GRP es necesario para apoyar la agilidad.
• Gestión de relaciones ampliadaEl "XRM" es un concepto cuya promesa no se ha cumplido. La XRM amplía las funciones administrativas de la GRP a redes de partes interesadas. Los registros, el compromiso y la inteligencia de la Administración se despliegan a partes externas: ciudadanos, empresas, sociedad civil, instituciones académicas, etc. Por ejemplo, las empresas que venden a los gobiernos y pagan impuestos disponen de servicios informáticos integrados. Estos servicios pueden incluir el acceso integrado a:
  • datos estadísticos gubernamentales pertinentes para la toma de decisiones
  • información sobre planificación presupuestaria para ayudar a prever las oportunidades de la Administración
  • software financiero integrado para nóminas, planificación fiscal, gestión de tesorería y presupuestos
  • previsiones de los bancos centrales y mecanismo de cobertura de divisas
• Desarrollo sostenible: La planificación de los resultados de las administraciones públicas se está transformando gracias a la introducción del 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Los ODS ayudan a los gobiernos a centrarse en intervenciones políticas y normativas para un crecimiento equitativo y sostenible desde el punto de vista medioambiental. El reto para los gobiernos es la planificación de programas, la implementación y la planificación de resultados coordinados entre ministerios, departamentos y agencias. Muchos ODS requieren ampliar la coordinación a los gobiernos subnacionales, otros gobiernos nacionales y organizaciones internacionales. Por lo tanto, los sistemas de GRP necesitan estructuras avanzadas de clasificación de programas y resultados. Los datos externos utilizados en el GRP inteligente son necesarios para que los gobiernos ajusten la planificación y ejecución de programas a lo que funciona.
• GRP compuesto: El abandono de los sistemas propietarios monolíticos es una tendencia fundamental en el mercado del software empresarial. La consolidación del mercado ha permitido que unas pocas grandes empresas de software se adueñen del espacio monolítico y heredado. Los sistemas monolíticos propietarios impiden el progreso y los gobiernos cargan con elevados costes operativos. Cualquier "activación progresiva" para aprovechar las tecnologías innovadoras es difícil en sistemas propietarios con una apertura limitada. En el mercado se ha producido un cambio de los sistemas monolíticos a los orientados a servicios. Sin embargo, muchas de las llamadas "arquitecturas orientadas a servicios (SOA)" son en realidad sistemas monolíticos con funciones de integración mejoradas. Las administraciones públicas necesitan sistemas abiertos que se activen progresivamente. Esto se consigue cuando el software empresarial soporta la orientación a servicios a través de componentes. Los componentes abiertos facilitan la integración con funciones de distintos sistemas. Una "GRP compuesta" consta de componentes tecnológicos comerciales listos para usar (COTS) ensamblados, ampliados mediante configuración, integración y personalización por parte del gobierno para una funcionalidad integral. La GRP compuesta favorece la reforma y la agilidad. Esto significa que la funcionalidad básica de la GRP, como los sistemas financieros utilizados como sistemas de registro, debe aprovechar las SOA basadas en componentes.