Lecciones aprendidas de las auditorías de proyectos FreeBalance
Esta es la parte 2 de 3 posts:
- ¿Por qué son diferentes las implantaciones del SIGF de GRP?
- ¿En qué se diferencia FreeBalance?
- Consejos prácticos para optimizar su proyecto de GRP
FreeBalance lleva a cabo un Sistema de Información de Gestión Financiera (FMIS) interno auditorías de aplicación. Estos se producen en los principales hitos del proyecto. El proceso se ha ido perfeccionando con el tiempo y cuenta con más de 100 indicadores de rendimiento. Algunos de estos indicadores están totalmente bajo el control de los servicios de la empresa, pero la mayoría dependen de los equipos de FreeBalance que trabajan con los equipos de proyectos de la Administración.
Mninguno de los indicadores de resultados de auditoría del proyecto se basa en las capacidades de Planificación de recursos públicos (GRP) diseñado exclusivamente para las administraciones públicas, y las características únicas del FreeBalance Accountability Suite™.
Este proceso de auditoría interna ayuda a FreeBalance a mejorar el éxito de los proyectos y a los gobiernos que carecen de experiencia en la aplicación de GRP.
El pensamiento GRP frente al pensamiento convencional
Muchos de los indicadores de rendimiento de la auditoría de proyectos de GRP son contraintuitivos para quienes están versados en enfoques de gestión de proyectos heredados. Ese es el objetivo de estos indicadores de rendimiento: el reconocimiento de que el pensamiento convencional reduce las tasas de éxito de la aplicación.
Los enfoques convencionales de gestión de proyectos presuponen muy pocas diferencias entre:
- Físicos y virtuales proyectos - el proceso de construcción de estructuras es muy predecible, mientras que el software puede hacerse de muchas maneras
- Conocible y menos conocible Necesidades: algunos proyectos pueden comenzar con una expectativa de comprensión exhaustiva, mientras que los proyectos de SIGF comienzan con lagunas entre los requisitos de la licitación y los requisitos reales.
- Complicado y complejo alcance - algunos proyectos requieren conocimientos técnicos para tener éxito, mientras que los proyectos FMIS son transformacionales y complejos más allá de las características técnicas a cambios significativos, comunicaciones y capacidad
Todo lo que necesita saber para implantar con éxito un SIGF
A continuación se desglosan los factores críticos de éxito que hemos determinado a lo largo de casi cuatro décadas de GRP implementaciones en gobiernos clientes en todo el mundo.
Indicadores de resultados de la iniciación de proyectos
- Entendimiento común del proyecto entre el gobierno y los equipos de ejecución facilita la toma de decisiones, sobre todo cuando los factores de éxito y los resultados del proyecto están bien entendidos y consensuados
- Equipos gubernamentales especializados en proyectos son fundamentales para comunicar requisitos, descubrir procesos informales y prepararse para el cambio.
- Formación sobre productos para equipos de proyectos gubernamentales ayuda a eliminar la personalización innecesaria del código al centrar los proyectos en cómo el software cumple los objetivos y cómo las funciones inesperadas pueden añadir valor
- Métodos ágiles de proyecto como FreeBalance Metodología de aplicación de A-i3+qM permite ajustarse a la realidad de las finanzas públicas, mientras que los procesos rígidos en cascada introducen riesgos, como las diferencias entre los requisitos documentados y las necesidades reales que se ponen de manifiesto durante el proyecto.
Indicadores de rendimiento de la gestión de programas
- Estructuras de gobierno debe incluir al fabricante de software en el comité de dirección y en la oficina de gestión del programa para garantizar su compromiso y, al mismo tiempo, aprovechar las lecciones aprendidas en circunstancias similares
- Liderazgo de proyectos gubernamentales para el éxito debe ser impulsada por profesionales de la Administración, en lugar de consultores externos, y debe incluir a funcionarios ajenos a los organismos centrales para que aporten su visión sobre las prácticas informales
- Hay que gestionar el alcance mediante análisis formales, incluso en procesos ágiles, para centrar los proyectos en las prioridades de las finanzas públicas.
- Decisiones oportunas de los comités de dirección, las oficinas de gestión de programas, los proveedores y los equipos de proyectos gubernamentales para cumplir los plazos y eliminar los retrasos innecesarios (un corolario de esto es proporcionar la información a tiempo en lugar de "en el último minuto" porque lleva tiempo evaluarla y analizarla).
Indicadores de resultados de la gestión del cambio y la capacidad
- Compromiso de las partes interesadas entre el gobierno (dirigentes, expertos en la materia, usuarios), los donantes y las organizaciones de la sociedad civil reduce la resistencia al cambio al tiempo que permite comprender mejor las necesidades.
- Procesos integrales de cambio en todas las actividades del proyecto, incluido el uso de talleres, entrevistas, gestión ágil, mecanismos de retroalimentación y comunicaciones que demuestren las victorias rápidas y otros logros para generar la aceptación del proyecto
- Localización la localización del idioma, la terminología y la documentación facilita la transición de los usuarios a los nuevos sistemas, incluida la compatibilidad con la variación lingüística única utilizada, los idiomas nacionales únicos, la terminología gubernamental única, con ayuda y documentación que muestren los procesos y pantallas gubernamentales para aprovechar las capacidades existentes
- Tutoría experta por FreeBalance y cualquier proveedor que tenga experiencia en GRP y PFM en contextos similares, aumentada por formación que vaya más allá de los productos y abarque la gestión de las finanzas públicas, la gestión de proyectos, la gestión de cambios y las TIC para crear capacidad.
Lee: Gestión del cambio para la transformación digital de la administración pública
Análisis de necesidades Indicadores de resultados
- Talleres el uso de métodos ágiles involucra a las partes interesadas para mejorar la calidad de los requisitos, mientras que las configuraciones iterativas demuestran el cumplimiento de esas necesidades, eliminando la necesidad de una extensa documentación excepto para la personalización del código
- Eliminar funciones innecesarias a partir de procesos "tal cual" que reflejan deficiencias o restricciones innecesarias en el software anterior, incluida la eliminación de procesos y controles manuales mediante la automatización
- Priorización debe representar algo más que las preocupaciones centrales, porque hay que dar cabida a las necesidades de los ministerios de línea y de las regiones.
- Buenas prácticas Debe utilizarse un enfoque que refleje la capacidad y la historia de las finanzas públicas de los gobiernos, en lugar de tratar de imponer "mejores prácticas" inadecuadas y complejas, como la contabilidad de ejercicio, la presupuestación basada en los resultados o la evaluación del rendimiento, excepto en los gobiernos con capacidad.
Indicadores de resultados del enfoque de gestión de las finanzas públicas
- Contexto gubernamental debe utilizarse para determinar qué funciones tienen un impacto más positivo en las finanzas públicas para su priorización.
- Activación progresiva las fases deben utilizarse para pasar de las buenas prácticas a las mejores con el tiempo, a medida que se va creando capacidad (aprovechando las capacidades de configuración de la GRP)
- Controles de compromiso debe aplicarse porque es lo que diferencia la gestión de las finanzas públicas de la contabilidad del sector privado, y garantiza el gasto legal en apoyo de las leyes presupuestarias (esto puede activarse progresivamente, empezando con controles sencillos a nivel de la orden de compra antes de añadir más controles, y añadiendo controles a nivel de la solicitud de compra)
- Control presupuestario global se considera una buena práctica, mientras que los controles de las partidas se consideran una mala práctica, debido a la necesidad de realizar transferencias presupuestarias que no son importantes para el presupuesto o la ley presupuestaria (las advertencias de las partidas podrían aplicarse en los gobiernos con menor capacidad)
Indicadores de resultados del enfoque TIC
- Prácticas informáticas eficaces son necesarios para gestionar los centros de datos que albergan las aplicaciones de GRP, incluidos los procedimientos definidos de gestión de sistemas que incluyen la supervisión, el mantenimiento y la gestión de parches para garantizar la disponibilidad, el rendimiento y la escalabilidad del sistema.
- Seguridad de la información los procesos son especialmente importantes en los centros de datos gubernamentales, como la separación de funciones, las medidas de seguridad física, los antivirus, los cortafuegos, la detección de intrusos, la formación de usuarios en ciberseguridad y las auditorías para evitar la manipulación o divulgación de información clasificada.
- Buenas prácticas de integración entre los sistemas GRP y otros subsistemas financieros, incluido el uso de servicios web y la gestión del ciclo de vida de las API, mientras que deben evitarse las malas prácticas, como las cargas manuales, las llamadas directas a bases de datos, los procedimientos almacenados y los archivos planos.
- Pruebas separadas ayuda a acelerar las implantaciones, con la aprobación de la configuración mediante demostraciones, informes probados individualmente, integración probada por separado, antes de la prueba completa de aceptación del usuario, que incluye la configuración, los informes personalizados, la integración y cualquier personalización del código del producto
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