Más resultados decepcionantes de los servicios compartidos de tecnología gubernamental, esta vez: Canadá. Retrasos en la implantación del correo electrónico en toda la Administración ha proceso de revisión independiente en Servicios compartidos en Canadá. Mientras tanto, la implantación de un sistema de nóminas de un proveedor líder de ERP ha dado lugar a pagar mal a muchos funcionarios. Las decisiones de los funcionarios de conseguir ahorros mediante la estandarización y el uso compartido de la tecnología tienen todo el sentido del mundo. La puesta en práctica de estas ideas tuvo todas las características de una tragedia griega: la estrategia para reducir el riesgo de fracaso dio lugar a tácticas que problemas asegurados.
No es el primer gobierno servicios compartidos fracaso y probablemente no será el último. No me malinterpreten, no estoy en contra de los servicios compartidos, Estoy en contra de los servicios compartidos mal hechos.
Tenemos información sobre servicios compartidos porque así es como se despliegan la mayoría de nuestras implantaciones.. Y estamos muy familiarizados con la situación en Canadá, donde tenemos nuestra sede. Por no hablar de los consejos que dimos en 2011.
Éstos son algunos actualizado "docena de lecciones aprendidas" para los gobernantes:
1. Proveedor de servicios compartidos en lugar de impulsado por la demanda
Los principales defensores de los servicios compartidos en la Administración son los grandes integradores de sistemas y las empresas de software empresarial. Es una señal de alarma. Los grandes proveedores ven en los servicios compartidos una forma de desbancar a los proveedores tradicionales. En otras palabras, las ventajas de consolidar la tecnología y estandarizar el software empresarial suelen beneficiar más a los proveedores que a las administraciones públicas. (Véase el punto 2)
2. Una justificación convincente no constituye un argumento comercial
Es lógico pensar que consolidar la tecnología puede ahorrar dinero. Eso hace que sospechoso caso de negocio. Un caso empresarial real requiere costes realistas de adquisición, conversión, reciclaje y gestión del cambio. No todos los aspectos de la consolidación tecnológica tendrán un resultado financiero positivo. Por ejemplo, la estandarización de software más complejo puede añadir costes significativos a las organizaciones gubernamentales más pequeñas.
3. La arrogancia no es forma de dirigir un proyecto
Parece haber un patrón en los fracasos de los servicios compartidos: cuanto más confían los funcionarios en que evitarán los problemas, más probable es que los generen. Tenemos que aprender de los éxitos y fracasos de todo el mundo. No se trata de si surgirán problemas. Es una certeza. Los gobiernos necesitan un plan de gestión de riesgos que los controle y mitigue.
4. No se puede reducir el riesgo mediante una contratación inteligente
Los gobiernos intentan utilizar disposiciones contractuales para reducir el riesgo de aplicación. Puede haber penalizaciones a los proveedores por retrasos en la entrega. (Ojo, esto no impide que los vendedores utilicen el sistema legal para culpar a los gobiernos de cualquier retraso). En otras palabras, cobrar a los proveedores no elimina el riesgo de fallos informáticos como la incapacidad de pagar adecuadamente a los funcionarios.
5. Del óxido al legado
La necesidad de sustituir equipos antiguos para reducir la deuda técnica es un impulso para los servicios compartidos. Todos reconocemos que el software que funciona con disquetes y ordenadores de 8 bits es arriesgado. Sin embargo, muchos gobiernos pretenden sustituir sistemas muy antiguos por otros muy antiguos, de superlegado a legado. No tiene sentido modernizarse a la tecnología de 1990 - sistemas cliente/servidor envueltos en la web y propietarios. Esto es lo que Grupo Gartner llama a legado. En otras palabras, es cuestión de años que haya que sustituir el software elegido para los servicios compartidos.
6. No se trata de tecnología, sino de gestión del cambio organizativo
Muy pocos usuarios aceptan cambios tecnológicos importantes. Cuanto mayor sea el cambio, mayor será la gestión del cambio y cuanto mayor sea la percepción de pérdida de empleo o de cambio masivo de trabajo. Sin embargo, muchos de los que dirigen las implantaciones gubernamentales parecen asumir que todo el mundo se alineará, porque deben hacerlo.
7. No desaproveche la oportunidad de transformar los servicios compartidos
Muchos ven los servicios compartidos principalmente como una táctica de reducción de costes. El retorno de la inversión puede ser largo en común y relativamente bajo debido a todos los costes iniciales. Sin embargo, el rendimiento de la transformación puede ser significativo (si se tiene en cuenta el punto 9). El rendimiento de los costes de gestión del cambio organizativo puede optimizarse al replantear los procesos gubernamentales.
8. Rendimientos decrecientes de la normalización
La estandarización de procesos, tecnología y software se presenta como una ventaja de los servicios compartidos. Muchos procesos de la Administración pueden estandarizarse. Otros procesos son únicos por ley (véase el punto 9), o requieren añadir una complejidad que no es necesaria. Muchas aplicaciones de software empresarial son mucho más difíciles de utilizar, administrar e integrar que muchas de las que se utilizan actualmente en las administraciones públicas. A menudo resulta más caro administrar un conjunto de programas informáticos de un gran proveedor que varias aplicaciones "de primera categoría".
9. Las mejores prácticas a menudo no son
Otra justificación de los servicios compartidos es la aplicación de las "mejores prácticas" en todos los gobiernos. Estas "buenas prácticas"a menudo no son "lo mejor", sino lo que ofrece la aplicación, y no lo mejor en el contexto gubernamental. A menudo existen diferencias legales y de mandato (véase el punto 10). Por ejemplo, la contabilidad de ejercicio se considera la mejor práctica, pero puede no ser legal o deseable. En otro ejemplo, la mejor práctica para la contratación militar no es la mejor práctica para toda la contratación.
10. Todos somos únicos, algunos más que otros
Cada organización gubernamental es única en algún sentido. Las "líneas de negocio", los presupuestos y el tamaño de la organización difieren significativamente. Muchas unidades organizativas tienen obligaciones legales. Esto dificulta una amplia normalización. Por lo tanto, la creación de servicios compartidos para organizaciones similares tiene sentido: municipios dentro de una provincia, organizaciones de seguridad pública o comisiones independientes. También tiene más sentido normalizar las funciones no esenciales.
11. De los servicios compartidos opcionales a los obligatorios
Muchas administraciones públicas ofrecen servicios compartidos opcionales. El número de organizaciones gubernamentales que optan por adquirir estos servicios es indicativo de la calidad del servicio en caso de que estos servicios se conviertan en obligatorios. En otras palabras, es poco probable que una organización de servicios compartidos que tenga pocos clientes pueda prestar un servicio eficaz a muchos clientes. El resultado podría ser la incapacidad de consolidar la fruta madura de los centros de datos y el correo electrónico.
12. Lo gratis no es gratis
Todos los proveedores de software empresarial ofrecen licencias de software para toda la administración. Éstas pueden configurarse de modo que los usuarios adicionales no incrementen los costes de licencia. Se trata de técnicas utilizadas por los proveedores de software de bases de datos, correo, gestión de documentos, portales y ERP. La idea de que esto es "gratis" es un error conceptual típico. Sustituir un software por el que ya se ha pagado no reduce el coste. Además, la el coste total de formación, consultoría, asistencia y administración de este software "gratuito" puede ser considerable.
13. Lo grande no es mejor
Muchos responsables de la Administración creen que el riesgo es menor cuando se seleccionan grandes proveedores de TI. Es una opinión generalizada que "nadie fue despedido comprando". Se trata de reducir el riesgo de quienes seleccionan la tecnología, no los riesgos que asumen los gobiernos. Los productos de los grandes proveedores tienden a ser muy generalizados y complejos, lo que se traduce en riesgos relativamente altos. índices de fracaso en el gobierno, y en la sector privado.